2. Види контролю

Попереднiй контроль. Деякi найважливiшi види контролю органiзацiї можуть бути замаскованi серед iнших функцiй управ- лiння. Наприклад, планування i створення органiзацiйних струк- тур рiдко вiдносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здiйснювати попереднiй контроль за дiяльнiстю органiзацiї. Цей вид контролю називається попереднiм тому, що здiйснюється до фактичного початку робiт.

Тема 9.Контроль як загальна функція менеджменту

411

412

Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Основними засобами здiйснення попереднього контролю є реалiзацiя певних правил, процедур i лiнiй поведiнки. Якщо писати чiткi посадовi iнструкцiї, пояснювати мету пiдлеглим, то це збiльшить вiрогiднiсть того, що органiзацiйна структура буде працювати так, як задумано. В органiзацiях попереднiй контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матерiальних i фiнансових ресурсiв.

Людськi ресурси. Попереднiй контроль у галузi людських ресурсiв досягається в органiзацiях за рахунок аналiзу дiлових i професiйних знань та навичок, якi необхiднi для виконання тих чи iнших посадових обов’язкiв i вiдбору найбiльш пiдготовлених та квалiфiкованих людей.

Матерiальнi ресурси. Промисловi фiрми встановлюють обов’яз- ковий попереднiй контроль за використанням матерiальних ресурсів. Контроль здiйснюється шляхом розробки стандартiв мiнiмально допустимих рiвнiв якостi i проведення фiзичних перевiрок вiдповiдностi матерiалiв, що надходять, цим вимогам.

Фiнансовi ресурси. Найважливiшим засобом попереднього контролю фiнансових ресурсiв є бюджет (рiчний фiнансовий план), який дозволяє також здiйснювати функцiю планування. Бюджет є механiзмом попереднього контролю в тому значеннi, що вiн дає впевненiсть: коли органiзацiї будуть потрiбнi готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничнi значення затрат i не дозволяють тим самим будь-якому вiддiлу або органiзацiї в цiлому вичерпувати свої готівкові засоби до кiнця.

Поточний контроль. Поточний контроль здiйснюється безпосередньо під час виконання робiт. Частiше всього його об’єктом є пiдлеглi спiвробiтники, а сам вiн традицiйно є пре- рогативою їхнього безпосереднього керiвника. Регулярна пере- вiрка роботи пiдлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицiй щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти вiдхиленням вiд намiчених планiв та iнструкцiй. Якщо ж дозво- лити цим вiдхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйознi труднощi для всiєї органiзацiї.

Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Швидше вiн базується на вимiрюваннi фактичних результатiв, одержаних пiсля проведення роботи.

Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв’язок використовується пiсля того, як робота виконана.

Хоча кінцевий контроль здiйснюється надто пiзно, щоб вiдреагу- вати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки вiн має двi важливi функцiї:

1. Кінцевий контроль дає керiвництву органiзацiї iнформацiю, необхiдну для планування у випадку, якщо аналогiчнi роботи мають здійснюватися в майбутньому.

2. Сприяє мотивацiї. Якщо керiвництво органiзацiї пов’язує мотивацiйнi винагороди з досягненням певного рiвня результатив- ностi, то, очевидно, фактично досягнуту результативнiсть потрiбно вимiрювати точно i об’єктивно.