Тема 7.Організаційна діяльність як загальна функція менеджменту

315

316

Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

4. координувати свою дiяльнiсть iз своїми колегами i дбати про обмiн iнформацiєю;

5. пiдвищувати квалiфiкацiю для того, щоб вiдповiдати вимогам. Для менеджера проблема делегування, безперечно, не в тому, скiльки справ вiн повинен делегувати, щоб розвантажити себе i вивiльнити свiй час, а в тому, скiльки справ вiн може доручити, не пред’являючи до спiвробiтникiв надмiрних вимог. Чим вище мiсце в службовiй iєрархiї займає керiвник, тим бiльше часу вiн повинен

витрачати на керiвну дiяльнiсть i тим менше – на виконавську.

Що ж підлягає делегуванню?

Теоретично можна делегувати своїм працівникам усе, що за- вгодно. Звичайно, якщо керівник делегує всі свої обов’язки, то навіщо платиться йому зарплата? Очевидно, що є завдання, які краще делегувати працівникам, але є обов’язки, які керівники по- винні залишити собі.

Приступаючи до делегування, необхідно починати із завдань, що істотно не впливають на діяльність фірми, якщо вони не будуть виконані в термін або не укладуться в бюджет. Коли працівники будуть мати впевненість і досвід, необхідно делегувати їм завдан- ня більш високого рівня. Необхідно оцінювати рівень кваліфікації працівників і давати завдання, що відповідають або дещо переви- щують цей рівень. Необхідно встановити графік виконання і конт- ролювати результати роботи.

Визначені завдання просто вимагають делегування. Як керів- ник Ви повинні використовувати кожну можливість, яка вимагає, щоб наведені нижче види робіт були делеговані Вашим підлеглим.

Дрібні справи

Для керівника немає більшої небезпеки витрати часу марно, ніж спроба вникнути в усі деталі, наприклад, повторна перевірка документів і креслень, проведення днів у пошуках помилки в про- грамному модулі або особистий контроль табеля робочого часу працівників тощо.

Керівник зобов’язаний організувати роботу всього колективу, яка спрямована до загальної мети, а не тільки виконувати особисті завдання. Залишіть дріб’язок Вашим працівникам. Зосередьте свої зусилля на найважливіших завданнях, що дозволяють найбільш ефективно організовувати працю Ваших працівників.

Збір інформації

Пошук інформації про конкурентів, години, які проведені за переглядом номерів журналу Fortune, або відвідування довідкового відділу місцевої бібліотеки протягом тижня – усе це, зрештою, не можна вважати ефективним використання Вашого часу як керів- ника. Незважаючи на цей факт, більшість керівників потрапляють у цю пастку. Справа не тільки в тому, що читання газет, звітів, книг, журналів і тому подібного непогана розвага, а й у тому, що допомагає відкласти самі важкі завдання управління на потім. Керівнику платять за уміння побачити загальну картину – збір різноманітних вихідних даних і їхнє осмислення. Але керівник може зробити це й більш ефективним способом – нехай хтось інший збере потрібну Вам інформацію, що звільнить Вас і дасть можливість використовувати час для аналізу і розробки рішення проблеми.

Постійні доручення

Найкращий спосіб виконання рутинної роботи – доручити її Вашим працівникам. Багато завдань з’являються у Вашій органі- зації знову і знову, наприклад, підготовка чернетки щотижневого звіту випуску продукції, порівняльний аналіз звіту витрат засобів за два тижні із затвердженим бюджетом, перегляд рахунка на оплату за телефонні розмови за минулий місяць. Час керівника незрівнянно дорожчий, щоб витрачати його на подібні рутинні задачі, що керівник освоїв вже багато років тому.

Якщо у керівника з’явилося подібне постійне доручення, на- самперед слід уважно придивитися до його особливостей. Як час- то воно повторюється? Чи може керівник визначити , скільки часу варто виділити працівнику для його успішного виконання? Що потрібно зробити, щоб навчити працівників виконувати це за- вдання? Відповівши на ці запитання, слід підготувати графік і доручити завдання Вашому працівнику.

Заміщення

Часто буває так, що керівнику необхідно бути одночасно в декількох місцях. Щодня Вашим працівникам надається можливість виступити у ролі керівника. Доповіді, запрошення на конференції, візити клієнтів і наради – це всього лише кілька подібних прикла- дів. Деякі заходи керівнику імовірно варто відвідувати особисто. Однак у багатьох випадках від того, чи відвідає керівник захід особисто, чи пошле кого-небудь замість себе, рівно нічого не змі- ниться.