2. Процес делегування повноважень і відповідальності

Ефективність керівництва визначається не лише особистими зусиллями керівника, але й зусиллями всіх членів робочої групи. Якщо керівник відповідає лише за невелику кількість працівників, то за допомогою неймовірних зусиль, можливо, йому вдасться виконати роботу всієї групи, якщо він того хоче. Однак, коли керівник відповідає за досить велику організацію, то він не може ефективно керувати, намагаючись виконати всю роботу колективу.

Сьогоднi керiвник не в змозі сам вирiшувати всi управлiнськi проблеми, навiть тi, якi безпосередньо входять у коло його служ- бових обов’язкiв, оскільки їх занадто багато, вони рiзнобiчнi й специфiчнi, а його знання, досвiд і запас часу – обмеженi.

Тому, зберiгаючи за собою розробку стратегiї, контроль i зага- льне управлiння, вiн передає вирiшення менш значних проблем, права i вiдповiдальнiсть пiдлеглим, якi мають необхiднi знання, досвiд та зацiкавленiсть брати участь в управлiннi. Внаслiдок цьо- го в рамках управлiнської структури проходить перерозподiл прав, обов’язкiв i вiдповiдальностi мiж її суб’єктами.

Делегування повноважень є найкращим засобом збагачення праці. Менеджери вищих рівнів передають підлеглим свої знання і завдання щодо розробки управлінських рішень. Це дозволяє їм звертатися до нових проблем, які не можна передоручити, знахо- дити більш важливі та складні ділянки застосування своїх сил.

Тема 7.Організаційна діяльність як загальна функція менеджменту

305

306

Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Якщо відсутнє делегування повноважень, це значить, що не- має розвитку організації. На кожному рівні управління щорічно повторюються ті самі операції, зберігається та ж продуктивність праці в управлінні. Управління не поширює свій вплив на нові галузі в керованих процесах.

Під делегуванням розуміють процес, за якого працівники, що мають визначені правила, передають частину цих прав і доруча- ють виконання тих або інших видів робіт іншим співробітникам даної організації.

Питання делегування повноважень стосується найменш роз- роблених галузей науки управління. У цілому ряді вітчизняних і закордонних підручників з управління делегування повноважень керівниками взагалі не згадується або розглядається тільки з погляду деякого розвантаження керівників.

Але ж делегування є процесом, за допомогою якого здійсню- ється поділ праці між людьми. Тому він обов’язковий для будь- якого підприємства, фірми, компанії. Менеджмент, як такий, не- можливий без делегування повноважень.

Якщо делегування немає, менеджер змушений виконувати всі без винятку трудові процеси сам, щоб досягти цілей, що стоять перед організацією. Але це неможливо за великого обсягу виробниц- тва та продажів. Тому необхідно передавати частину своїх прав і обов’язків підлеглим. З цього погляду навіть розподіл виробничих завдань робітникам повинен розглядатися як передача їм повно- важень з виконання визначених технологічних операцій.

Передача повноважень можлива за наявності взаємної довіри між менеджером і підлеглим. Це можливо тільки тоді, коли мене- джер сам формує свою команду. Отже, ефективне управління, засно- ване на делегуванні повноважень, невіддільне від підбору та роз- становки кадрів, постійної роботи з людьми. Тому важливі здібності менеджера знайти працівника, якому можуть бути делеговані пов- новаження, уміння формулювати кінцеву мету і проміжні завдан- ня, встановлювати критерії, оцінки і методи контролю діяльності ви- конавця, форми мотивації.

У процесі делегування необхідно враховувати психологію ви- конавців. Успіх делегування істотно зростає, якщо менеджер і співробітник, якому делеговані повноваження, єдині в розумінні цілей і завдань управління організацією і зв’язані взаємною довірою. Якщо виконавець невисокої думки про працьовитість начальника,

то, природно, будь-яке делегування буде сприйняте як ще одна спроба перекласти свої функції на плечі підлеглих. Якщо ж вико- навець переконаний у тому, що делегування йому функцій менедже- ра – визнання компетентності й уміння, то ефект делегування зросте.

Невміння і небажання делегувати повноваження породжують серед значної частини підлеглих безініціативність, утриманство, прагнення максимально обмежити свої функції, бачити в кожному непередбаченому дріб’язку привід для звертання до начальства. Шкідливість такої установки безсумнівна.

Правильне делегування завжди має дві сторони. Перша поля- гає в тому, щоб знати, що і кому слід делегувати. Менеджер, при- ступаючи до розподілу праці на своїй ділянці, повинен заздалегідь чітко визначити обов’язки для кожного виконавця, їхній обсяг і послідовність.

Іншу сторону делегування складає форма або спосіб доручення обов’язків. Важливо, щоб менеджер володів умінням створювати зацікавленість підлеглих, тобто щоб йому було доступне мистецт- во використання влади і мистецтво досягнення гарних результатів за допомогою своїх працівників.

Делегуванню повноважень передує значна пiдготовча робота, яку повинен здiйснювати керiвник. Вона полягає у визначеннi того, для чого, кому, яким чином делегувати повноваження, якi вигоди вiд цього.

Загальний висновок полягає в тому, що делегувати повнова- ження потрiбно завжди максимальнiй кiлькостi спiвробiтникiв, якi знаходяться на найнижчих поверхах управлiнської структури, де на практицi реалiзуються прийнятi рiшення.

З точки зору необхiдностi контролю, проблеми, які делегу- ються, можна подiлити на такі види:

а) проблеми, які вимагають поточного контролю за результа- тами їх вирішення;

б) проблеми, які вимагають звичайного контролю або само- контролю, з перiодичним iнформуванням керiвника;

в) проблеми, які вимагають спецiального контролю щодо окремих моментiв;

г) проблеми, які вимагають повного контролю i не допускають вiдхилень вiд встановлених дiй. У третьому випадку повноваження делегуються вибiрково, а в четвертому – взагалi не делегуються.