Лекция 14 «Аудит цикла приобретения»

1. Счета, относящиеся к циклу приобретения

2. Цели и процедуры контроля цикла приобретения

3. Цели аудита

4. Оценка эффективности контроля цикла приобретения

5. Процедуры проверки на существенность

1. Счета, относящиеся к циклу приобретения

Цикл приобретения включает хозяйственные операции по приобретению долгосрочных активов (за исключением долгосрочных финансовых вложений) и заготовлению товарно-материальных ценностей в обмен на обязательство перед поставщиками по уплате денежных средств или уплату денежных средств.

Обычно операции цикла приобретения классифицируются по следующим основным направлениям:

• Составление требований на товары, услуги или другие виды активов;

• Утверждение приобретений и фирм-поставщиков;

• Покупка- размещение заказов;

• Получение, проверка и приемка активов;

• Ведение аналитических счетов ТМЗ и основных средств;

• Учет кредиторской задолженности;

• Учет денежных средств.

Важно не только выделить счета, относящиеся к циклу приобретения, но и определить исходные точки аудита для применения направленного тестирования, т. е. какие счета будут подвергнуты проверке, а какие –подтверждены.

В качестве исходной точки аудита цикла приобретения целесообразен кредит счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, а подтверждаются счета долгосрочных активов и ТМЗ. При организации проверки следует иметь в виду, что получаемые от поставщиков счета и счета-фактуры – смешанные источники аудиторских доказательств. Объем кредиторской задолженности может быть в свою очередь подтвержден аудиторскими доказательствами, полученными из внешних источников. Внешние же доказательства подтверждающие дебетовые обороты по счетам учета долгосрочных активов и ТМЗ получить весьма проблематично.

Если сопоставить циклический и пообъектный подходы к сегментированию аудита, то можно сказать, что аудит цикла приобретения частично включает в себя операции по осуществлению капитальных вложений, аудит операций с основными средствами, нематериальными активами, ТМЗ, НДС по приобретенным ценностям, аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками.

При аудите цикла приобретения аудитор может использовать следующие источники информации:

• Договоры, которыми оформлены хозяйственные операции по приобретению долгосрочных активов и заготовлению ТМЗ ( в частности договоры купли-продажи, поставки, подряда на капитальное строительство, мены, лизинга, специальные договоры, оформляющие поступление объектов нематериальных активов);

• Акты приемки-сдачи выполненных работ;

• Расчетные документы, в частности счета-фактуры, полученные от поставщиков;

• Регистры бухгалтерского учета (в зависимости от принятой формы его ведения) по счетам подразделов 67 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 68 «Прочая кредиторская задолженность и начисления», 12 «Основные средства», 20 «Материалы», 633 «Налог на добавленную стоимость» и др.;

• Первичные учетные документы.

14.2. Цели и процедуры контроля цикла приобретения

Для любой системы финансово-хозяйственной деятельности организации характерны следующие цели контроля:

• Только санкционированные операции сразу же регистрируются в правильной сумме на соответствующем счете и в соответствующий отчетный период;

• Доступ к активам возможен только на основании соответствующего разрешения;

• Отраженные активы соответствуют фактическому наличию активов.

Достижение вышеуказанных целей возможно при выполнении определенных контрольных процедур, таких как:

• Последовательная нумерация документов с последующей проверкой на предмет полноты;

• Сбор информации по группам счетов и других итоговых показателей на стадии ввода с последующей проверкой на предмет полноты и точности выходных данных;

• Ведение контрольных счетов, чтобы убедиться в полноте и точности записей в бухгалтерских регистрах учета.

Для достижения целей контроля цикла приобретения необходимо убедиться, что:

1. Заказы на приобретаемые товары (услуги) были сделаны в соответствии с утвержденной производственной программой;

2. Заказы на приобретаемые товары (услуги) производятся только по мере необходимости для ритмичной деятельности компании и передаются соответствующим поставщикам;

3. Качество, количество и условия приобретения полученных товаров (услуг) систематически проверяются;

4. Счета–фактуры и сопроводительная к ним документация тщательно проверяются и утверждаются как действительные;

5. Все действительные операции, относящиеся к торговой кредиторской задолженности своевременно и точно находят отражение в бухгалтерском учете.

Для достижения выше поставленных целей контроля оправдано выполнение соответствующих процедур контроля в процессе выполнения определенных операций цикла приобретения:

1.Заказы

1. Заявки на покупку должны быть завизированы уполномоченным на то лицом;

2. На все заказы должно быть получено разрешение ответственного должностного лица, рамки полномочия которого должны быть определены предварительно;

3. Все заказы должны оформляться на официальных документах с указанием реквизитов поставщика, количество и цены товара;

4. Копии заказов должны сохраняться для осуществления контроля за сроками поставки товара;

5. Крупные сделки (капитальные вложения) должны быть санкционированы решением Совета.

2. Прием товара

1. Прием товаров должен осуществлять специальный торговый отдел (отдел снабжения);

2. Количество и качество всех товаров должно в обязательном порядке проверяться. Все полученные товары должны оформляться соответствующим документом (приемным актом), заверенным ответственным должностным лицом.

3. Приемные акты должны сверяться с заказами на покупку. Любые несоответствия (качество, количество, цена) должны найти отражение в документах с обязательным уведомлением поставщика. Должна прослеживаться последовательность нумерации в приемных актах, периодически проверяться полнота записей в них.

3. Выписка счетов-фактур и возврат товаров

1. Счета-фактуры на приобретенные товары должны быть завизированы несколькими уполномоченными на то лицами с последовательным присвоением серийных номеров во избежание утери;

2. Счета-фактуры на приобретенные товары должны сверяться с приемными актами, после чего только могут быть подвергнуты дальнейшей обработке;

3. Итоговые суммы счетов-фактур следует сверять с заказами;

4. Разрешение на оплату счета-фактуры должно заверяться ответственным лицом, не имеющим прямого отношения к функциям заказа и получением товара;

5. Последовательность нумерации счетов-фактур должна проверяться. Счета-фактуры должны быть занесены в регистрационные книги.

6. Должен осуществляться контроль за итоговыми суммами при внесении счетов-фактур в регистрационные книги с книгами ежедневного учета покупок или журналами закупок;

7. Должен вестись учет возврата товара и проверяться кредитовые авизо, полученные от поставщика.

4. Журнал закупок и поставщики

1. Следует вести контрольный учет в журнале закупок и регулярно сверять его с данными на счетах-фактурах. Сверка должна выполняться независимыми должностными лицами;

2. Учет в журнале закупок должен вестись лицом, не связанным с получением товара, заверением счетов-фактур и текущей оплатой;

3. Отчеты поставщиков должны сверяться с данными журнала закупок.