4.4 Анализ элементов системы управления

Деятельность организаций нередко требует анализа конкретных элементов системы, в частности тогда, когда с последовательным возрастанием числа уровней и узкоспециализированных подразделений наступает момент усложнения процесса управления, приводящий к снижению его эффективности.

В таком случае нужно найти разумный ответ на вопрос, у какой структуры управления больше преимуществ — у плоской, когда минимальное количество управленческих уровней позволяет руководителям высшего уровня обращаться к подчиненным напрямую, или у вертикальной. В плоской структуре руководитель в курсе всех текущих дел. Однако чем крупнее организация, тем больше информации надо держать в голове. Вертикальная структура устраняет этот недостаток благодаря тому, что в ней ответственность и контроль распределяются по многочисленным «этажам». Но такое управление ведет к тому, что в организации не успевают быстро и адекватно реагировать на изменения ситуации.

Число звеньев в пирамиде управления во многом зависит от нормы управляемости. Поэтому желательно при необходимости определить, каким числом подчиненных может управлять руководитель (руководители) в анализируемой организации (подразделении). Чтобы сохранить контроль над подчиненными, важно установить их рациональное количество именно в подразделении анализируемой системы управления.

В серьезном анализе нуждается, как правило, принятая в организации технология принятия решений. Довольно часто руководители игнорируют рекомендуемую технологию, не понимая и не осознавая ее значения; должным образом не продумываются способы информационного обеспечения решений. Процедуры их обоснования должны опираться на непрерывно аккумулируемую информацию.

Аналитики должны знать, что в работе над каждым решением на отдельных этапах могут использоваться различные методы, в большей или меньшей мере удовлетворяющие задаче повышения его эффективности. На практике нередко преувеличивают значение того или иного метода, в частности математического, совершенно неосновательно подменяя им все многообразие методов, которые объективно могут применяться в данном конкретном случае.

В процессе анализа нельзя обойти вниманием вопросы привлечения сотрудников к участию в управлении и не в последнюю очередь — к принятию ответственных решений. Важно выяснить, не подменяется ли серьезная по своей сути деятельность формальными акциями администрации. Практика показывает, что на большинстве предприятий невостребованный потенциал персонала управления весьма велик.

При анализе нужно учитывать исключительное влияние личности руководителя на формирование корпоративной культуры, причем желательно выяснить, насколько его способности благоприятствуют тому, чтобы эта культура стала адаптивной.

4.5 Анализ процесса управления

Отдельный ракурс анализа — это исследование самого процесса управления, в ходе которого осуществляется планирование, выполняются функции и действия, необходимые для решения задач, стоящих перед системой управления.

Анализ процесса управления представляет собой метод всестороннего его исследования в тесной взаимосвязи с внутренней и внешней средой его функционирования. Данный метод позволяет сопоставить теоретические, нормативные требования к процессу управления с фактическими характеристиками их выполнения. Анализ дает возможность выявить расхождения между ними и используется в целях обнаружения резервов улучшения процесса управления.

С помощью анализа вскрываются те причины, которые помогают или, наоборот, мешают управлению, эффективному функционированию системы. Используя данные, полученные в результате анализа, можно своевременно принять или скорректировать решения и, выполняя их, повысить эффективность всего процесса управления.

Следует проанализировать, как выполняются принципы, функции и методы управления, от которых в существенной мере зависит успешная деятельность организации. Наряду с общими функциями не должны остаться без внимания и специальные функции, вытекающие из особенностей деятельности анализируемой системы.

Важно понять, насколько каналы связи обеспечивают беспрепятственную циркуляцию информации от субъекта к объекту и обратно. Особый интерес для анализа представляют социальные отношения между индивидами и социальными группами, формальные и неформальные отношения, способствующие повышению эффективности деятельности организации.

С учетом всех обстоятельств наиболее приемлемым для анализа представляется системный подход, согласно которому организация системы управления должна исследоваться как сложное целое, состоящее из относительно независимых, но взаимосвязанных частей, изменение любой из которых влияет на состояние и местоположение не только других частей, но и целого.