4.3 Анализ организационной структуры управления

Анализу должна подвергаться и организационная структура управления. Необходимо убедиться в том, что она отличается согласованностью и внутренней упорядоченностью и что деятельность работающих в ней людей координируется общими интересами, стремлением к достижению как личных, так и общеорганизационных целей. Важно также оценить, насколько тщательно продумана структура организации.

Приоритетное значение имеет анализ организационных структур управления — как функционирующих, так и проектируемых. При этом сущность и пути развития организационных структур управления необходимо исследовать через анализ структуры и организационных отношений, которые служат индикатором эффективности связи между элементами системы. Организационные отношения обусловливают совершенствование структур и организационных форм управления.

Анализ собственно организационных структур управления включает в себя прежде всего определение или уточнение целей и задач функционирования системы, детальное обследование существующей структуры, выявление характера и объема функций, которые она должна выполнять, а также определение методов и средств их осуществления. Это помогает установить состав структурных подразделений, их иерархию и взаимосвязи в процессе управления.

В связи с этим необходимо проанализировать иерархию структур, соотносительность и динамичность отдельных элементов, обоснованность принимаемых решений и результативность их выполнения. При этом должны учитываться не только количественные характеристики, но и качественное разнообразие существующих между элементами оргструктуры связей, механизм их возникновения и развития.

В результате анализа выявляются основные характеристики системы управления.

Системный анализ как действующих, так и проектируемых оргструктур управления должен проводиться с участием социологов, кибернетиков, психологов, юристов и других специалистов.

Результаты анализа оформляются в форме задания на проектирование оргструктуры управления. В задании намечаются направления ее развития, определяется взаимоувязанный комплекс организационных, экономических, социальных, социально-психологических, технических и иных мероприятий по совершенствованию существующих организационных структур управления. При этом выбор того или иного рода мероприятий должен быть тщательно обоснован. Вместе с тем в задании определяются условия, необходимые для проведения намеченных мероприятий, а также указываются возможные их последствия.

При анализе действующей организационной структуры управления могут применяться количественные оценки. В частности, имеются рекомендации по определению степени централизации, интеграции и организованности управления. Измерение производится с помощью коэффициентов, предельные значения которых равны единице, правда, на практике достичь ее или невозможно, или нецелесообразно. Например, коэффициент централизации не должен достигать своей максимальной величины, но быть близок к единице.

Концептуальная модель обрисовывает контуры проектируемой оргструктуры управления, поскольку содержит общую схему, а также возможные пути достижения поставленных перед системой целей.

Второй этап анализа и проектирования оргструктур управления сводится к работам по их укрупненному проектированию: уточняются цели (если в этом есть необходимость); создается аппарат управления для новых подразделений и вносятся коррективы в структуру действующих подразделений; предусматриваются меры по усилению технической вооруженности управленческого труда. В связи с этим проводится предварительный расчет параметров подразделений проектируемого аппарата управления, в том числе возможного числа подразделений, численности работников, степени загрузки руководителя и др.

На третьем этапе осуществляется детальное изучение укрупненных решений, принятых на предыдущем этапе. Анализируются как статика, так и процесс управления, слабые участки в деятельности элементов системы, причины их образования, мера соответствия положений и должностных инструкций подлежащим решению задачам, достоверность предварительного расчета структуры подразделений аппарата управления, необходимость и возможность перераспределения работ и др. В задачу проектирования системы входит также обоснованный выбор технических средств и организационных форм их использования, разработка технологических процессов эксплуатации технических средств, расчет численности обслуживающего персонала и площадей. Полученные материалы используются для разработки развернутого рабочего проекта развития оргструктуры управления.

В процессе анализа полезно установить, нет ли на предприятии тенденции воспроизводить (по причине слабого знакомства с проблемами оргструктур), копировать оргструктуру управления более высокого уровня. Чтобы избежать подобных искажений, следует исходить из предпосылки уникальности каждой структуры и создавать ее в соответствии с рассмотренными выше принципами управления.