1.9. Стандартные отчеты
Кардинальное отличие в ведении бухгалтерского учета на компьютере от ведения его вручную — в автоматизации построения отчетов. Бухгалтер освобожден от рутинных арифметических расчетов, разноски проводок по ведомостям и журналам. Оборотно-сальдовая ведомость всегда доступна по одному нажатию кнопки и всегда отражает самые последние изменения. Главная книга теряет свою контролирующую функцию и превращается просто в отчет привычной для бухгалтера структуры. Компьютер не делает арифметических ошибок, дебет всегда равен кредиту.
Отчеты в «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» делятся на стандартные, специальные и регламентированные. Стандартные отчеты — основной инструмент бухгалтера. С помощью стандартных отчетов бухгалтер извлекает из ИБ сведения о текущем финансово-хозяйственном состоянии предприятия, ищет ошибки, готовит отчетность для подачи в различные органы. В практической работе вы будете пользоваться стандартными отчетами сотню раз на день.
К специальным отчетам мы отнесли Кассовую книгу, Реестр налоговых накладных, Книгу учета доходов и расходов малого предприятия на едином налоге. Как и стандартные отчеты, эти книги автоматически формируются по занесенной в ИБ информации,
Регламентированные отчеты — это отчеты и декларации для подачи в различные контролирующие органы. Например, декларация по НДС, декларация о прибыли предприятия, Баланс, Отчет о финансовых результатах. Их формы и порядок составления утверждены нормативными документами, поэтому такие отчеты и называют регламентированными. Формы и алгоритмы заполнения этих отчетов очень часто меняются, поэтому они вынесены во внешние, подключаемые файлы.
Эта глава посвящена стандартным отчетам в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины». Мы рассмотрим стандартные отчеты, предназначенные для получения данных по остаткам и оборотам счетов, субконто и проводкам в различных разрезах для бухгалтерского и налогового учета.
Специальные отчеты будут рассмотрены в третьем разделе книги, в подразделах, посвященных кассовым операциям и налоговому учету по НДС. О регламентированных отчетах будет рассказано в последнем разделе книги. •
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЧЕТАХ *
Стандартные отчеты можно разделить на сводные и детальные. При построении сводных отчетов используются бухгалтерские итоги. Даже если диапазон вывода итогов не кратен месяцу, использование итоговых данных значительно ускоряет работу программы
Детальные отчеты строятся по зарегистрированным в ИБ проводкам. Это, например, карточка счета или карточка субконто. При выводе детальной информации из бухгалтерских итогов можно извлечь только начальное сальдо, остальную информации придется извлекать, «перелопачивая» множество проводок.
Работая с программой, помните золотое правило: двигаться от общего к частному Например, сначала построить анализ счета, а потом уже строить карточку по оборота счета. Ведь интересующих вас оборотов по этому счету может и не быть. §
Выработать такую привычку очень помогает механизм детализации (расшифровки) построенного отчета. Стандартные отчеты в «1С: Бухгалтерия 8 для Украины» представляют собой целостную систему, которая позволяет формировать одни отчего на основании других. На самом нижнем уровне детализации осуществляется переход к конкретной проводке операции, сформировавшей отчетную сумму, и в документ сформировавший эту операцию.
Если при перемещении по ячейкам отчета курсор мыши приобретает характер ный вид «плюса с лупой», значит, данную цифру или строку можно «развернуть» На рис. 1.9.1 курсор с лупой показан в увеличенном виде.
Детализация отчета вызывается двойным щелчком мыши на ячейке, на которой курсор принимает форму «плюса с лупой», или нажатием клавиши «Enter». Если возможно несколько вариантов детализации, они будут перечислены в выпадающем меню (рис. 1.9.2).
Варианты детализации, а значит, и состав пунктов выпадающего меню в каждом конкретном случае могут быть разными.
ПАРАМЕТРЫ ОТЧЕТОВ
При вызове отчета на экран выводятся пустая форма отчета и панель настроек. Чтобы сформировать отчет, нужно задать для него определенные параметры, такие как дата, за которую формируется отчет, организация и пр. Одноименный параметр имеет одинаковый смысл для любого отчета. Поэтому мы опишем большинство из них ниже, а параметры, специфические для конкретного отчета, рассмотрим при его изучении.
Для построения любого отчета нужно указать период его формирования — начальную и конечную даты (рис. 1.9.1).
Для выбора даты удобно пользоваться календарем. Кнопка [Г| позволяет выбрать «стандартный» бухгалтерский период — месяц, квартал и т. д.
Счет, по которому нужно построить отчет, можно ввести с клавиатуры или выбрать из окна выбора Плана счетов (рис. 1.9.3), если вы не помните его номер. Кнопка «Заголовок» позволяет получить более компактный вид отчета, скрывая его заголовок.
В панели настроек можно задать дополнительные условия отбора для формирования отчета. В настройках можно задавать степень детализации информации, а также изменять условия отбора.
Панель настроек на рис. 1.9.4 состоит из разделов «Показатели», «Группировка», «Дополнительные данные», «Развернутое сальдо» и «Отбор».
В разделе «Показатели» поставленный флажок напротив перечисленных значений выводит эти значения в отчете. Так в отчете могут быть одновременно отражены данные бухгалтерского и налогового учета, для этого нужно поставить флажок напротив значений «БУ (данные бухгалтерского учета)» и «НУ (данные налогового учета)».
Для валютных счетов предусмотрена возможность выводить информацию в отчете
в иностранной валюте, для этого напротив параметра «Валютная сумма» установит флажок. А для счетов, на которых, кроме суммового, ведется и еще и количествен-
ный учет, становится доступен способ вывода данных не только в суммовом, но и в количественном выражении (флажок напротив параметра «Количество»).
В разделе «Группировка» задают параметры, по которым следует формировать данные в отчете. Группировка возможна по субсчетам (флажок напротив параметра «По субсчетам») и по аналитическим объектам (субконто).
Если нужно сформировать отчет с детализацией по субконто, в колонке «Поле» указывают вид субконто. Детализация возможна не только по виду субконто, но и по его реквизитам. К примеру, в колонке «Поле» можно задать детализацию субконто «Банковские счета» по виду счета (рис. 1.9.5). !
Кроме того, в этом разделе можно указать периодичность вывода данных (графа «Обороты:») по дням, по неделям, месяцам и т. д.
Раздел «Дополнительные данные» предоставляет возможность добавить в отчет дополнительны данные, например по реквизиту номенклатуры: ставка НДС, код номенклатуры и пр.
Под развернутым сальдо понимают сальдо, составленное из двух компонентов: дебетового сальдо и кредитового сальдо. Причем дебетовое сальдо определяется как сумма дебетовых сальдо всех нижестоящих субсчетов. Кредитовое сальдо определяется как сумма кредитовых сальдо всех нижестоящих субсчетов. Для того чтобы указать, по каким счетам нужно формировать развернутое сальдо, и предназначен раздел «Развернутое сальдо».
В разделе «Отбор» задают критерии, согласно которым будут фильтроваться данные при составлении отчета. При этом настройка отбора возможна не только по субконто, но и по реквизитам субконто (рис. 1.9.6). Чтобы включить один из элементов отбора, достаточно просто поставить флажок напротив него и указать условие отбора (равно, в списке и пр.) в поле «Вид сравнения».
Пройдемся по типам сравнения:
«Равно» — параметр должен быть равен значению;
«Не равно» — параметр не должен быть равен значению;
«В списке» — параметр должен быть равен одному из значений, указанных в списке значений (графа «Значение»);
«В группе из списка» в графе значение указываются группы и параметр, который должен входить в одну из указанных групп.