2.2. Определение основных предметных понятий, связанных с деятельностью организации
Формирование и уяснение содержания основных понятий, используемых в организации, помогают понять процессы и взаимосвязи, существующие в организации. Например, для организации ОАО «Гарант» в число понятий связанных с ее деятельностью, должны войти такие понятия как "аппарат", "неисправность", "радиомеханик", "приемщик", "заказчик", "схема", "инструкция", "виды ремонтных работ", "комплектующие", "сопутствующие товары". Эти понятия необходимо содержательно раскрыть. Например:
"Приемщик" – квалифицированный работник, который принимает аппарат у заказчика, определяет неисправность и направляет аппарат соответствующему радиомеханику.
"Радиомеханик" – рабочий, устраняющий неисправность аппарата.
"Аппарат" – телевизоры, плейеры, аудио-видеомагнитофоны, автомагнитолы, телефоны, кухонные комбайны.
Выходы также должны быть отнесены к понятиям и классифицированы на: материальный, энергетический или информационный
2.3. Выявление основных частей и их функций
На этой стадии выявляется, из каких крупных частей состоит система и какую роль каждая часть играет в ней. Это позволяет получить первичное представление о структуре и характере основных связей в системе.
Такие сведения удобно представлять и изучать при помощи структурной схемы системы. В процессе ее построения выясняется наличие последовательного или параллельного характера соединения частей, взаимная или преимущественно односторонняя направленность воздействий между частями и т.д.
На этой стадии следует также обратить внимание на так называемые системообразующие факторы, т.е. на те связи, взаимообусловленности, которые и делают систему системой, т.е. придают ей целостность.
Например, основные части отдела сбыта и связи между ними могут быть представлены структурной схемой, которая показана на рисунке 3.
покупатели договора
поставка отгрузка
Рисунок 3 - Структурная схема
2.4. Описание основных процессов в системе, их роли и условия осуществления
Процесс упрощенно можно определить как поток работы, переходящий m одного состояния в другое, от одного человека (участка или отдела) к другому. Процессы можно представить на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное количество промежуточных шагов и четко очерченный конец. Не существует стандартного перечня процессов.
В каждой организации существуют свои процессы, выявление которых, а также условий их существования способствует глубокому пониманию ситуации в организации. В любой организации существуют как основные, так и вспомогательные процессы.
Основные процессы - это процессы текущей деятельности, результатом которых являются производство выходов, требуемых внешним клиентам. Вспомогательные процессы обеспечивают существование основных процессов. Необходимо рассмотреть только основные процессы.
На макроуровне типичные процессы включают в себя производство, материально-техническое снабжение, сбыт. Например, процесс сбыта может начинаться с заполнения формы заказа (договора) сотрудником отдела сбыта, продолжаться планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет. Завершиться он может передачей информации в бухгалтерию.
Процесс материально-технического снабжения обычно включает поиск поставщиков, заключение договора, погрузка, транспортировка, разгрузка, складирование и хранение, подача потребителю.
Процесс производства, например, глушителей мотоциклов в цехе, включает: получение заготовок, крупную и мелкую штамповку, механическую обработку, отрезку труб, сварку и механическую обработку, отправку в цех сборки мотоциклов.
В условиях осуществления необходимо отразить главные факторы, неопределенности и случайности в ситуациях их определяющего влияния на систему.
Например, в организации, удовлетворяющей спрос населения в сладкой вате во время проведения культурно-массовых мероприятии, производство возможно только в домах и дворцах культуры, парках, стадионах, площадях при относительной влажности воздуха 80% и температуре от +120 до +250С.