§3. Особливості організації архівної справи

Організація архівної справи в країнах Заходу має спільні риси і водночас притаманну кожній країні специфіку, зумовлену історичним розвитком, адміністративно-територіальним поділом, особливостями державного управління.

“Класичною країною архівів” є Франція. Вона має централізовану архівну систему, що склалася наприкінці XIX ст. На усталену структуру архівів не справили значного впливу і закони про децентралізацію 1982 – 1983 рр. На Генеральну дирекцію архівів покладено керівництво Національним архівом, регіональними та департаментськими архівами, їй надано контролюючі функції щодо комунальних, госпітальних, поточних архівів установ, проміжних і автономних сховищ. Генеральна дирекція здійснює контроль за збереженістю поточних архівів на місцях їх зберігання, організує зберігання і контроль за збереженістю проміжних архівів, забезпечення збереженості, розбирання, класифікацію, описування та користування документами, призначеними для постійного зберігання в Національному та департаментських архівах та ін. Очолює Генеральну дирекцію архівів генеральний директор, призначений Радою міністрів. Консультаційним органом при Генеральній дирекції архівів є Вища архівна рада, яка щорічно збирається для розгляду практичних питань роботи Національного архіву, департаментських, комунальних і госпітальних архівів та обговорення звіту генерального директора.

Одне із найбагатших сховищ Західної Європи – Національний архів Франції – територіально розташований у Парижі. В його 400 приміщеннях зберігається понад 800000 од. зб. Структуру Національного архіву складають “наукові та культурні служби”: стара секція для зберігання документів до кінця Французької революції кінця XVIII ст.; нова секція, що зберігає фонди періоду революції і наступних режимів до Другої світової війни; сучасна секція, де акумулюються матеріали періоду окупації та звільнення Франції від нацистської окупації, за посередництвом “архівних місій” приймаються документи міністерств; секція архівних місій, яка займається питаннями комплектування. При старій секції функціонує сигілографічна служба зі спеціальним ательє для реставрації та виготовлення муляжів. У Національному архіві функціонують інші служби: читальний зал і довідкова служба історичних досліджень, служба фотографії, мікрофільмів та аудіо архівів, нотаріальний архів, служба родинних і персональних архівів, міжнародний стаж, служба публікації і служба економічних архівів. В архіві існує створений А. Шамсоном у повоєнні роки “зал описів”, де зібрані всі колекції описів та путівників. Від початку 1970-х років із створення Р. Гурмелоном баз даних про описи нотаріальних протоколів для архіву розпочалася “доба комп’ютеризації”.

Регіональні архіви створені у Франції згідно з законом 1983 р. про децентралізацію як тимчасові сховища. Вони зберігають документи урядових установ регіонального рівня й підпорядковані директорам архівних служб регіону. Департаментських архівів налічується 99 для території колишньої метрополії і два для заморських земель (Нова Каледонія і французька Полінезія). Тут зберігають папери установ, ліквідованих 1790 р., і фонди Департаментської адміністрації наступних режимів. Загальна довжина усіх департаментських архівів перевищує 1000 км. Майже половина з них має путівники. Комунальні (муніципальні) належать до найстарших архівних установ. Вони виникли в XII ст., а до кінця XX ст. їх було сформовано в кожній комуні – 36000 архівосховищ. Відповідальність за роботу комунальних архівів цілком покладається на мера, а нагляд за ними здійснює секретар мера, як правило, з педагогічною освітою. Водночас комунальні архіви перебувають під постійним контролем директора служб архівів департаменту. В їх фондах зберігаються регистри з записами актів громадянського стану, кадастри (описи земельних володінь), рішення муніципальної ради тощо. Поліпшенню роботи комунальних архівів сприяло створення в 1970-х роках спеціальних архівних служб. Найактивніше розвиваються архівні служби в районах Парижу, Ельзасу, Жиронди та ін. Госпітальні архіви близькі за своїм юридичним статусом до комунальних. Вони незалежні від Національного архіву, департаментських і комунальних архівів. У невеликих центрах відповідальним за збереження документації призначається лікар. Документи, створені понад 100 років тому, як правило, передаються з госпітальних до департаментських архівів. У країні функціонує п’ять спеціальних архівних служб госпітальних центрів.

Специфічні особливості має архівна система і система архівних установ ФРН. Вона відбиває своєрідність історичного розвитку її адміністративно-територіальних одиниць і є типовим зразком децентралізованої архівної системи. У ФРН діє розгалужена система архівів, побудована з урахуванням історичних традицій та федеративного устрою і досягла високого рівня раціонального використання ретроспективної документної інформації. Німецька демократична республіка (НДР) свідомо зруйнувала традиції і німецькі федералістські принципи. Замість старих 5 земель було створено 14 нових округів, їх матеріали були розосереджені по 9 державних архівах та їх філіях. Усі вони підпорядковувалися Державному архівному управлінню МВС у Потсдамі. Після возз’єднання Німеччини між архівістами західних і східних земель спонтанно, без участі будь-яких центральних установ, склалися стосунки взаємодопомоги і рівноправного співробітництва, активно відбувався процес обміну спеціалістами, надання нових технологій, що сприяло успішній інтеграції та подоланню розбіжностей в архівних системах. На відміну від колишньої НДР, архівна справа у ФРН не була централізована, тут не існувало центрального архівного управління. Колишній Райхсархів відповідав за документи імперського уряду, його міністерств та відомств. Він не мав права давати вказівки архівним структурам у німецьких державах і землях. Те саме стосується створеного 1952 р. Федерального архіву в Кобленці, на який покладено зберігання документів конституційних органів, центральних урядових установ, збройних сил, федеральних корпорацій, інших інституцій федерального уряду, німецьких центральних установ, що діяли в зонах окупації, Німецького рейху (1871 – 1945), Німецького Союзу (1815 – 1866). У кожній землі діє свій федеральний архівний закон, хоча основні положення федерального і земельних архівних законів збігаються. Як правило, державні архіви земель мають давню історію і зберігають компактні комплекси документів, починаючи від часів середньовіччя, ядро яких становлять урядові матеріали колишніх незалежних земель, федеральний і земельні архіви тісно співпрацюють у рамках постійної Конференції архівних референтів (керівників архівних установ Федерації та земель), що збирається двічі на рік і обговорює проблеми координації у різних галузях архівної справи. Поза державною архівною системою існують спеціальні архіви різних напівавтономних установ і організацій – парламентські і університетські архіви, архіви преси, архіви радіо-, кіно- і телекорпорацій. До місцевих архівних установ належать численні муніципальні та комунальні архіви (найстарші й найбільші міські архіви є у великих середньовічних містах – Кельні, Франкфурті, Мюнхені, Аусбурзі), а в окремих регіонах - районні архіви (комплектуються документами органів районного управління). Окрему категорію, також неоднорідну за адміністративним статусом, підпорядкуванням і складом документів, становлять церковні архіви: парафій, деканатів, єпископств, монастирів, орденів тощо. Маючи статус приватних установ, єпископські архіви, так само, як і дворянські й особові архіви, протягом останнього століття активно передають на депозитне зберігання або продають свої матеріали державним архівам. При політичних фондах, пов’язаних із провідними партіями, існують архіви політичних партій і спілок. До бізнесових архівів належать великі регіональні архівні центри (Кельн, Штутгарт, Дортмунд), архіви окремих, галузей промисловості (Архів гірничої промисловості в Бахумі) та численні архіви окремих промислових підприємств, фірм і корпорацій. Архіви літератури і мистецтв функціонують як окремі спеціалізовані установи, або структурні підрозділи центральних, земельних, регіональних і муніципальних бібліотек та музеїв.

Показовою з погляду інформаційного суспільства є організація багатьох напрямів діяльності Національного архіву Канади. В другій половині 1990-х років тут започатковано цілеспрямовану програму комплектування архіву документами державних установ (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, документами громадських та комерційних організацій.

Оскільки державні установи не зобов’язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування такими документами здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єдиних і обов’язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформації, включно з електронними (магнітні, лазерні й оптичні диски).

Загальна схема документообігу і відомчого зберігання документів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, у цілому виглядає так: експедиція – бюро (тобто відділ контролю за діловодством) – виконавець – бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп’ютера. Справи формуються за темами. Згідно із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) надається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: активний (два роки в структурному підрозділі), “сплячий” – 8 років у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відомчому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до Національного архіву, решту знищують.

Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки Національний архів не має права втручатися в діловодство, облік і організацію зберігання документів приватних фірм і банківських структур. Водночас комерційні фірми зобов’язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійснюють спеціальні органи державного управління – податкова інспекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в передаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спеціальні експертні комісії здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2 до 500 тис. доларів, пересічна ціна – 20 – 50 тис. доларів).

Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх прем’єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність.