§1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів

У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією виділяють три етапи. Суть першого – організації користування документами – полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами – їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап – власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися в її джерелах.

Джерела ретроспективної інформації поділяються на чотири групи:

• документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;

• нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;

• історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та “круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані. Очевидні потреби – це чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні відбувається під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів архівних установ, документальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за предметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групування потреб за додатковими ознаками:

• хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформації певного історичного періоду, яка міститься у документах відповідної історичної епохи;

• географічною, що відбиває потребу в інформації щодо певного регіону та за документами конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

• ієрархічною, пов’язаною з потребою в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

• галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

• адресною, що визначає потребу в інформації, що характеризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об’єднаний або родинно-фамільний фонд;

• матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування документами НАФ, вдосконалювати довідковий апарат до них.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб’єктивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.

Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися дише через її споживачів, доцільно виділити категорії споживачів інформації. Загальноприйнятої схеми класифікації споживачів не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку класифікації. Під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він може представляти. Більшість архівознавців схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняти за класифікаційну ознаку сферу діяльності користувача: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін. Слід враховувати і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їх кваліфікація, наявність друкованих праць.