Довідковий апарат до документів національного архівного фонду

Щорічно на державне зберігання надходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до величезного масиву цих документів Національного архівного фонду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосередньо пов’язане з останніми здобутками української історичної науки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням світового досвіду.

§1. Поняття про довідковий апарат архівів

Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та “Про інформацію”. Зокрема, Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов’язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таєммниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що перебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів – особою або архівними підрозділами об’єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня – довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов’язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ у цілому;

• державного архіву;

• архівного фонду;

• одиниці зберігання.

Термін “довідковий апарат до документів НАФ України” введено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно застосовувалися терміни “науково-довідковий апарат” та “система науково-довідкового апарату”.

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність по відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації. Довідковому апарату притаманна іерархічність, пов’язана з взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, та динамічність – здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов’язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній “функціональній площині”. Усвідомлення зв’язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечують багатоаспектний інформаційний пошук. Його створення та функціонування прямо залежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників.