- •Допущено Міністерством освіти
- •А. К. Шурубура, м. Г. Щербак
- •Архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна
- •§1. Предмет, об'єкт і методи архівознавства
- •§2. Зв'язок архівознавства з іншими науками та навчальними дисциплінами
- •§3. Джерельна база та історіографія архівознавства
- •Історія архівної справи в україні
- •§1. Початок архівів в Україні.
- •§2. Архіви литовсько-польської доби (XV ст. - перша половина XVII ст.)
- •§3. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України (середина XVII – XVIII ст.)
- •§4. Архіви та архівна справа в Україні кінця XVIII – XIX ст.
- •§5. Архіви України в контексті проектів архівних реформ у Росії XIX – початку XX ст.
- •§6. Архіви та архівна справа доби Української революції (1917 – 1920 рр.)
- •§7. Архівна справа в Західній Україні, на Буковині та Закарпатті у 1920 – 1930-х рр.
- •§8. Архівне будівництво в Україні за часів радянської влади (1920 – 1980 рр.). Централізація управління архівною справою
- •§9. Розвиток архівної справи в незалежній Україні
- •Архівна система та система архівних установ
- •§1. Поняття “архівна система”, її основні види
- •§2. Система архівних установ України
- •Національний архівний фонд україни: склад, структура, правові засади
- •§1. З історії формування поняття про сукупний архівний фонд держави
- •§2. Склад і структура Національного архівного фонду
- •§3. Право власності на документи Національного архівного фонду
- •Архівна україніка
- •§1. Український комплекс
- •§2. Зарубіжний комплекс
- •§3. Проблеми опрацювання і передачі в Україну архівної україніки
- •Організація роботи державних архівів
- •§1. Статус та структура архівів
- •§2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології
- •§3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів
- •Організація архівних документів
- •§1. Організація документів на рівні системи архівних установ
- •§2. Організація документів на рівні архіву
- •§3. Організація документів на рівні архівного фонду
- •§4. Організація документів на рівні справи
- •Розділ 8 формування національного архівного фонду
- •§1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії
- •§2. Діяльність експертних комісій
- •§3. Переліки документів
- •§4. Комплектування державного архіву
- •§5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду
- •§6. Робота державного архіву з джерелами комплектування
- •Архівне описування
- •§1. Архівне описування: поняття, види
- •§2. Принципи і методи архівного описування
- •Облік документів національного архівного фонду
- •§1. Поняття про облік архівних документів
- •§2. Облікові документи архіву
- •Довідковий апарат до документів національного архівного фонду
- •§1. Поняття про довідковий апарат архівів
- •§2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів
- •Забезпечення збереженості архівних документів
- •§1. Поняття про матеріальну основу архівних документів
- •§2. Технології зберігання архівних документів
- •§3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
- •Інформатизація архівної справи
- •§1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання
- •§2. Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід
- •§3. Інформатизація архівної справи в Україні
- •Науково-дослідна та методична робота архівних установ
- •§1. Основні напрями та форми науково-дослідної роботи архівних установ
- •§2. Система архівної науково-технічної інформації
- •§3. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах
- •Використання архівної інформації. Архівна евристика. Архівний маркетинг
- •§1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів
- •§2. Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •§3. Архівна евристика
- •§4. Архівний маркетинг
- •Зарубіжні архіви
- •§1. Структура архівів та архівні системи зарубіжних країн
- •§2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації
- •§3. Особливості організації архівної справи
- •§4. Приватні архіви
- •Висновки
- •Основні поняття та терміни
- •Рекомендовані джерела та література
- •Закони України
- •Серійні архівознавчі та археографічні видання
- •Архівні служби та архіви країн світу у мережі інтернет
- •Архівознавство
§4. Організація документів на рівні справи
Організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.
Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.
Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:
хронологічною – за датами документів;
предметною (тематичною) – за змістом документів;
номінальною – за видами документів;
кореспондентською – назвами адресатів або адресантів;
географічною – за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;
авторською – за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб – авторів документів.
Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.
Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.
Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов’язані між собою і доповнюють один одного. Обов’язковою вимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за науково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.
ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:
Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних документів.
Що таке фондування і яке його призначення?
Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?
Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?
У чому полягає організація архівних документів на рінні системи архівних установ?
Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?
Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?
За якими ознаками здійснюється систематизація документів на рівні справи?
Розділ 8 формування національного архівного фонду
Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об’єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.
Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік (див. розділ 10) і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.