Розділ 5. Складання професійних документів

Тема 5.1. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

План

1. Документ - основний вид офіційно-ділового стилю.

2. Критерії класифікації документів.

3. Реквізити документів та їх оформлення.

4. Текст як реквізт документа.

5. Вимоги до мови ділових паперів.

Основні знання, які студент повинен набути при вивченні теми:

• призначення, класифікацію документів, вимоги до складання й оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення.

Основні вміння, які студент повинен здобути при вивченні теми:

• складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.

Завдання для самостійної роботи студентів:

• опрацювати теоретичний матеріал, дати відповіді на питання, виконати завдання для самоперевірки.

Документ - основний вид офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль обслуговує сферу ділових стосунків і спілкування на офіційному рівні. Він акумулює у собі ознаки книжної функціонально-стильової сфери більшою мірою, ніж інші стилі, бо тут на чільне місце виходить прагнення до точності, унормованості, стандартизації.

З-поміж загальних вимог до текстів офіційно-ділового стилю насамперед слід виділити: точність, конкретність і лаконічність викладу інформації, документованість (доказовість) тверджень, дотримання формальних вимог оформлення документів (стандартів).

З мовного погляду, стилістичні ознаки офіційно-ділового стилю полягають у:

• наявності нейтральної лексики;

• використанні спеціальної термінології;

• застосуванні в основному простих речень, ускладнених однорідними членами. Функціонують також складносурядні та складнопідрядні речення, здебільшого неускладненого типу;

• збереженні прямого порядку слів у реченні;

• використанні синтаксичного паралелізму – побудови речень за однаковою структурною схемою з метою полегшення сприймання однорідної інформації.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ.

З латинської dokumentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові документ – це:

1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

3) письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе;

4) фарматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або вручну.

Документ – це джерело інформації, об’єкт дослідження (для вчених,наприклад), засіб фіксації, передачі інформації та керування суспільством у цілому, колективом чи окремою особою, засіб доказу (для првника) тощо.

Отже, документ – це матеріальний об’єкт, що містить закріплену певним способом на спеціальному матеріалі інформацію для її фіксації та передавання у часі і просторі.

У людському суспільстві документи виконують ряд функцій, серед них:

• інформаційна

• доказова

• облікова

• управлінська

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення якихось фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів,які використовуються у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

Оскільки велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя суспільства пов’язана з роботою над документами (написання, опрацювання, виконання), тому майбутні фахівці повинні мати знання з основ справо ведення, вміти працювати з документами різних типів.