Филиал НОУ ВПО

«Московский институт предпринимательства и права»

в г. Оренбурге

Факультет «Экономика и управление»

Кафедра социально-экономических дисциплин

Спецкурс: «Деловое общение на английском языке – корреспонденция»

Методические указания

по выполнению и защите контрольных работ

для студентов второго года обучения

по специальности

080109 «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

080507 «Менеджмент организации»

Форма обучения: заочная

Оренбург 2010

Печатается по решению учебно - методического совета НОУ ВПО Московского Института предпринимательства и права в г. Оренбурге, протокол № 1 от 30.08.2007 г.

Составитель: ст. преподаватель Сафонова О.Н.

Рецензент: к.п.н., доцент ГОУ ВПО ОГПУ Кулаева С.М.

Документирование управленческой деятельности Методические указания по выполнению и защите контрольных работ по предмету «Документирование управленческой деятельности» для студентов всех форм обучения по специальности 080109 «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит», 080507 «Менеджмент организации». - Оренбург: филиал МИПП, 2007. 27 С.

Предназначены для студентов всех форм обучения специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Менеджмент организации» выполняющих контрольную работу по предмету «Документирование управленческой деятельности» на кафедре «Социально-экономических дисциплин».

Рекомендовано кафедрой

«Социально-экономических дисциплин»

Протокол № 1

«3» сентября 2007 г.

	 Сафонова О.Н. 2010
	 филиал НОУ ВПО МИПП г. Оренбург, 2010 г.

Структура делового письма

Деловые письма пишутся по установленной форме не отпечатанных типографским способом бланках.

1. Заголовок. Заголовок чаще всего печатается на бланках типографским способом и содержит название организации или фирмы, от которой исходит письмо, её адрес, номера телефонов, название кодов и другие данные. Названия всесоюзных внешнеторговых организаций пишутся латинским шрифтом, например: Sojuzexport.

2. Дата. Наиболее распространенные способы написания дат следующие:

20^th May, 19… the twentieth of May, 19…

Читается

May 20, 19… May the twentieth, 19…

3. Адрес. Адрес получателя пишут на левой стороне письма в следующем порядке:

   1. наименование организации (или фамилия должностного лица);

   2. номер дома, название улицы;

   3. название города (с указанием почтового района или штата);

   4. название страны.

В заголовках и дате писем точка не ставится.

4. Вступительное обращение. Наиболее распространенными формами вступительного обращения являются:

Dear Sirs, Уважаемые господа!

Gentlemen: Господа! (форма, чаще употребляемая в США)

После вступительного обращения в Великобритании ставится запятая, в США — двоеточие.

5. Текст письма. Перед основным текстом часто дается поясне­ние относительно его содержания, например:

   1. Re: (читается: regarding) Order No. ... for Working Drawings

   2. About: Contract No. 2535/45

Re – сокращение латинского выражения in re – «по делу». Оно означает «касательно» или «относительно».

3. Subject: Order for Pumps

В деловом письме не допускаются произвольные сокращения или изменения наименований советских и иностранных организа­ций, объединений или фирм. Например, нельзя Посольство Араб­ской Республики Египет именовать Египетским посольством. В тексте делового письма недопустимы также сокращенные грам­матические формы. Например, нельзя писать we shan't, we don't, it can't, it won't, we'll, etc., а следует писать: we shall not, we do not, it cannot, it will not, we shall (will), etc.

С прописной буквы пишутся:

1. все слова в заголовках (кроме артиклей, предлогов и сою­зов), включая сокращения;

2. слова, обозначающие государственную и национальную принадлежность (Soviet, English, French, etc.);

3. названия организаций, фирм, отделов, контор и т.д.;

4. географические названия;

5. названия месяцев и дней недели;

6. слова во вступительных обращениях;

7. первое слово в заключительной формуле вежливости;

8. названия документов и объектов.

6. Заключительная формула вежливости. В качестве заклю­чительной формулы вежливости обычно используются:

Yours faithfully

С уважением

Respectfully yours

Формулы Yours truly и Yours sincerely в деловой переписке, как правило, употребляются в США.

7. Подпись. После заключительной формулы (иногда) ставится запятая и затем подпись.

8. Приложение. Если в одном конверте с деловым письмом адресату посланы какие-либо материалы, например, спецификации, каталоги и т. п., на письме делается пометка Encl., сокраще­ние, принятое для слова Enclosure «приложение», которое ставится в нижнем левом углу письма, после подписи.

Study section

Let's read this business letter and see its main parts.

NOTES:

Complimentary Close

When the subjects covered by a letter have been dealt with it should be ended quite simply with the words "Yours faithfully" or “Yours sincerely".

If the letter begins with "Dear Sir", "Dear Sirs" or "Dear Madam” or "Gentlemen" it will close with "Yours faithfully”.

If it begins with "Dear Mr. Brown" or –“Dear Mrs. (Ms) Brown" it will close with "Yours sincerely".

Reference

At the beginning or sometimes at the end of the fetter, it is customary to place a reference to enable the earlier correspon­dence on the same subject to be traced easily. Sometimes these references are a set of figures, more usually they are the initials of the person dictating the letter. "SFS/IF"— is how they might appear.

Signature

The name of the signatory of the letter and his function should be yped underneath the signature (see the specimen letter).

Thinking over the message of the business letter remember that it should produce a favourable impression on your correspon­dent. It must be friendly, courteous, concise and clear.

The list of helpful phrases that follows will help you meet the requirements.