2.3. Перетворення інформації

З метою дослідження характеру впливу індивідуальних характеристик на фільтрування управлінської інформації розглянемо схему механізму перетворення інформації в процесі підготовки, розроблення, прийняття управлінських рішень та процесу передачі цих прийнятих рішень для їх реалізації.

Позначення інформаційних фільтрів зображено на рис.2

2.Очікування результату виконання рішення

1.Знання та досвід

3.Сценарій групової поведінки

Інформаційні фільтри

6.Особисті

цілі

4.Формальні обмеження

5.Цілі організації

Рис.2 Позначення фільтрів інформації

Таким чином, можна зробити висновок, що управлінська інформація, яка надходить до рядового співробітника підрозділу, проходить через «активний фільтр». А саме:

1. Знання і досвід працівника: тут інформація обмежується, частина не сприймається зовсім, інша інтерпретується для засвоєння.

2. Цілі організації: інформація співвідноситься з уявленням працівника про цілі організації, пропускається відповідна.

3. Сценарій групової поведінки: якщо в колективі не прийнято «висуватися» з ініціативою, тоді блокується інформація, що прямо не стосується колективу.

4. Формальні обмеження – це повноваження співробітника, процедурних можливостей передачі інформації за призначенням.

5. Очікування результату рішень означає, що працівник підрозділу формує прогноз можливого рішення керівництва; інформація не фільтрується, якщо прогноз сприятливий.

6. Особисті цілі: відсіваються суперечності особистим цілям дані (наприклад, про успішні технології конкурентів, що включають підвищене навантаження аналогічних співробітників).

Крім фільтрації, даний процес включає також перекручування інформації:

• «автоматичне» перекручування інформації залежно від досвіду, якості комунікації;

• свідоме перекручування інформації залежно від цілей, сценарію, очікувань.

Відфільтрований потік інформації надходить на вхід наступної ланки – керівника підрозділу, де з інформацією відбуваються подібні трансформації з такими відмінностями

• знання і досвід служать ще й для оцінки вірогідності вторинної інформації;

• сценарій групової поведінки задається традиціями складу менеджерів організації.

Інформація, яка фільтрується керівником вищої ланки, проходить більш короткий ланцюг фільтрів, у якому майже відсутні формальні обмеження, оскільки на цьому рівні повноваження максимальні, і прогнозується не рішення, а результат його виконання. Оскільки цей фактор є досить вагомим, багато із теоретично вигідних проектів бракуються через відсутність реальних можливостей втілити їх у життя. Керівник вищої ланки виробляє власне рішення, яке спускається в середню ланку без змін: вхідний фільтр уже зробив необхідну корекцію.

На вході середньої ланки знову ініціюється процедура фільтрації. Рішення тестується на збіг з цілями підприємства та особистих цілями, проходить (або не проходить) крізь формальні обстеження, співвідноситься з еталоном поводження групи, інтерпретується відповідно до знань та досвіду. Тут же прогнозується результат його реалізації. Підсумком даного процесу є приватне тактичне рішення про виконання комплексу дій і – корекція інформації, призначеної керівникові підприємства. Ця корекція служить цілям зміни рішень, спущених зверху, у бік цілковитої відповідності обмеженням (фільтрам) середньої ланки.

На рівні співробітників підрозділів виконується аналогічна процедура, що супроводжується власним коригувальним впливом. Тут коригувальний вплив сильніший, оскільки може бути розкритий зовсім новий шар інформації, що раніше не пройшла фільтр (через «очевидну» її надмірність або несуттєвість). Якщо очікуваний результат виконання значно розходиться з початковим прогнозом рішення, реалізація цього управлінського рішення, що є підсумком усього процесу інформаційного обігу, може не відбуватися взагалі.

Поширеними перешкодами на шляхах обміну інформацією в організаціях служать фільтрація поганих новин підлеглими, перевантаження інформаційної мережі і незадовільна структура організації.

Значне підвищення ефективності механізму прийняття і реалізації рішень може відбутися завдяки впровадженню інформаційних систем менеджменту з використанням сучасної комп’ютерної техніки, оскільки стандарти введення фактичної інформації та автоматизація процесу передачі інформації з одного рівня управління на інший зменшить можливості фільтрування інформації з боку працівників організації.

Насичений інформаційний обмін, який здатна забезпечити інформаційна система управління в організації, сприятиме вірній орієнтації працівників організації на досягнення поставлених цілей, підвищить якість неформального спілкування працівників і наблизить сприйняття іміджу керівника організації до реальності.