2.2. Способи налагодження зв’язку в комунікаціях

Існують різні способи налагодження зворотного зв’язку в комунікаціях.

У процесі комунікації необхідно задавати запитання адресату. Контрольні запитання дають змогу з'ясувати, чи прислухається адресат до повідомлення і як він його розуміє. Якщо відправник повідомлення виявить несприйняття інформації адресатом, необхідно повторити передачу, необхідно повторити передачу цієї інформації. Спеціальні запитання встановлюють, чи погоджується адресат з отриманою інформацією, а запитання з метою підтвердження задаються для того, щоб вийти на взаєморозуміння щодо змісту переданої інформації

Є з'ясувати вірність сприйняття повідомлення. Поставлені запитання змушують адресата переказати сприйняту інформацію.

У процесі комунікації необхідно звертати увагу на зворотний зв'язок по невербальних комунікативних каналах: напруженість пози, роздратування на обличчі, інтонація голосу тощо. Також важливо здійснювати контроль за поведінкою адресата повідомлення після сприйняття ним інформації. Таким чином, функція контролю забезпечує ефект зворотного зв’язку в комунікаційних процесах.

Слід зазначити, що в процесі зворотного зв’язку включаються індивідуальні інформаційні фільтри відправника початкового повідомлення і сприйняття ним повідомлення-відповіді.

Вміння слухати зміст інформації значно впливає на комунікаційний процес. Уміння слухати означає означає сприймати повідомлення в цілому, з фактами та почуттями, які в ньому містяться, та правильно інтерпретувати їхнє значення. Уміння слухати вимагає від людини уваги, енергії та досвіду. Така важлива проблема, як створення ефективних комунікаційних процесів, залежить насамперед від уміння слухати і сприймати почуте.

Таким чином, наявність індивідуальних інформаційних фільтрів учасників комунікаційного процесу вказує на необхідність розвитку комунікаційних здібностей керівника з метою здійснення ефективних інформаційних взаємодій. Ціль кожної управлінської комунікації полягає в тому, щоб керівник як можна ефективніше провів кожну розмову, кожну зустріч з підлеглим.

Обмін інформацією в організації можна поліпшити, створивши системи зворотного зв’язку, регулюючи інформаційні потоки, виконуючи управлінські дії, які сприяють формуванню висхідних і бічних гілок інформаційного обміну, розгортаючи системи збору пропозицій, друкуючи матеріали інформативного характеру для використання всередині організації і застосовуючи досягнення сучасних інформаційних технологій.

Керівникам необхідно удосконалювати свою поведінку в комунікаційних процесах і уміння аналізувати інформацію, використовувати найприйнятніші методи спілкування. Зняти всі сильні і слабкі сторони кожного прийому, який використовується в комунікаційних процесах.

Слід зазначити, що розглянуті вище індивідуальні інформаційні фільтри учасників комунікаційного процесу не є відмінними характеристиками саме організаційних комунікацій, але оскільки люди становлять основу будь-якої організації, ці чинники необхідно враховувати в управлінському комунікативному процесі.