12.3. Дакумент. Групы афіцыйна-справавой дакументацыі

Асноўным відам тэкстаў, у якіх рэалізуецца афіцыйна-справавое маўленне, з’яўляецца дакумент. Дакумент (ад лац. documentum — сведчанне, доказ) — дзелавая папера, якая юрыдычна пацвярджае які-небудзь факт (напрыклад, нараджэнне, шлюб) ці права на што-небудзь (дыплом, завяшчанне).

Па сваім функцыянальным прызначэнні ўсе афіцыйна-справавыя дакументы падзяляюцца на наступныя групы:

1) распарадчыя (пастанова, загад, распараджэнне і інш.);

2) адміністрацыйна-арганізацыйныя (план, справаздача, кантракт, дамова і інш.);

3) інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная і службовая запіскі, акты, лісты, тэлеграмы, факсы і інш.);

4) асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даверанасць, распіска і інш.);

5) справавыя лісты.

12.4. Справавыя лісты, іх групы і моўныя асаблівасці

Справавыя лісты — гэта лісты, накіраваныя адной арганізацыяй (асобай) у другую, з мэтай высветліць пэўнае пытанне.

Тыпы справавых лістоў па функцыянальным прызначэнні:

1) лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-запытанне, ліст-просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова і інш.);

2) лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне, суправаджальны ліст і інш.).

Тэкст справавых лістоў павінен быць дакладным, ясным і лаканічным. Так, напрыклад, для справавых лістоў з’яўляецца тыповым наступны пачатак сказаў: У сувязі з…; Згодна з вашай просьбай… Справавыя лісты рэкамендуецца складаць толькі па адным пытанні. Найбольш рацыянальнай выглядае структура тэксту, якая складаецца з дзвюх частак: у перашай выкладаюцца матывы, якія сталі прычынай для складання ліста; у другой — просьбы, рашэнні, распараджэнні. Выклад кожнага новага аспекту зместу неабходна пачынаць з новага абзаца, каб паляпшаць яго ўспрыманне адрасатам.

Моўныя канструкцыі, якія могуць ужывацца ў справавых лістах:

1) ветлівыя звароты (Паважаны дырэктар! Шаноўны спадар Іван Антонавіч! і інш.);

2) выказванне падзякі (Дзякуем Вам за..; Мы Вам вельмі ўдзячны за…; Загадзя ўдзячны Вам за… і інш.);

3) выразы, якія тлумачаць матывы (У сувязі з цяжкім становішчам…; У адпаведнасці з пратаколам… і інш.);

4) выказванне гарантыі (Аплату гарантуем…; Тэрміны выканання гарантуем... і інш.);

5) прапановы, запрашэнні, заключныя словы (Пераканаўча просім Вас не затрымліваць адказ; Спадзяёмся, што наша просьба будзе задаволена; Запрашаем прыняць удзел у…; Мы можам рэкамендаваць Вам… і інш).