Раздел 6 организация в системе управления

Иногда замечательные организации имеют гениаль-ных руководителей и плохую структуру, но я не встречал замечательной организации с отличной структурой и плохим руководителем.

Дж. Барна

... Все построено крайне рационально, все функции определены инструкциями, любая вза-емодия целесообразна и подчинена общим целям ... Организация сходна хорошей машине, а люди в ней - колесики и передаткови меха-низмы.

Макс Вебер (1864-1920),

немецкий соціолог

6.1 Понятие делегирования, ответственности и полномочий

Организация как функция менеджмента - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общей цели. Итак, предварительным условием для созда-ния структуры предприятия является формирование стратегии, а основная цель организационной функции в менеджменте - обеспечить переход от стратегии до структуры.

Есть несколько аспектов организационной функции:

1) взаимоотношения полномочий, которые объединяют высшее руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач;

2) создание системы управления, т.е. создание объектов управления (управляемых систем), субъектов управления (управляющих систем) и установление связей между ними;

3) совершенствование системы управления.

Организационный процесс невозможно понять без предварительного рассмотрения делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование - это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование является средством, с помощью которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны выполняться для достижения целей организации. Если задача не делегируется другим работникам, руководитель вынужден выполнять его сам. Поэтому делегирование - это акт, который превращает человека в руководителя.

Ответственность - это обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за их позитивное решение. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение определенных задач в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может разграничивать ответственность, передавая ее подчиненным. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение определенной задачи, не должна выполнять его лично, оно остается ответственным за качественное завершение работы.

Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Различают два типа полномочий: линейные и аппаратные (штабные).

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно-средне от руководителя подчиненному и далее другим подчиненным.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управ-ления. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Однако во многих ситуациях линейные полномочия не могут обеспечить потребностей организации. Это объясняется количеством и разнообразием функций, которые выполняет административный аппарат в современных организациях. Учитывая особенности этих функций, выделяют три типа штабного аппарата:

- Консультативный аппарат (специалисты, привлеченные на постоянной или временной основе для консультирования линейного руководства);

- Обслуживающий аппарат (например, отдел кадров, материально-техническое снабжение, маркетинговые исследования, планирование и т.д.);

- Личный аппарат (разновидность обслуживающего аппарата, формирующегося принятием на работу секретаря или помощника).

Основные виды штабных полномочий:

1) рекомендательные полномочия (аппаратные полномочия сводятся к рекомендательным, т.е. предполагается, что линейное руководство будет обращаться за консультациями при возникновении потребностей в знаниях консультативного аппарата, однако линейные руководители не обязаны так поступать, они могут решить проблему по своему усмотрению, даже не информируя аппарат ;

2) обязательные согласования (поскольку аппарат может испытывать трудности в общении с линейным руководством, фирма время расширяет полномочия аппарата до обязательных согласований с ним определенных решений, в этом случае линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем действовать или подавать предложения высшему руководству. Однако линейные руководители не обязаны следовать рекомендациям аппарата)

3) параллельные полномочия (высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, предоставляя ему право отклонять решения линейного руководства; целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок);

4) функциональные полномочия (аппарат, имеющий функциональные полномочия, может предложить или запретить определенные действия в пределах своей компетенции; по сути, линейные полномочия президента организации реализуются через аппарат, давая ему право действовать в определенных вопросах, и, таким образом, функциональные полномочия устраняют разницу между линейными и штабными обязанностями для всех практических целей);

5) линейные полномочия внутри аппарата (в крупных организациях административный аппарат может состоять из значительного количества людей и быть подразделением с более чем одним уровнем управления, следовательно, сам штабной аппарат имеет линейную организацию и обычную цепь команд, и менеджеры в этой иерархии наделены линейными полномочиями по отношению своих подчиненных).