3.6 Функция контроля

 

Почти все действия руководителей обращены в будущее. Руководитель намечает д о достижения цели в точно зафиксировано время. За этот период в организации и в внешней среде может произойти много непредвиденных изменений, в том числе и неблагоприятных для организации (изменение налоговой политики, появление сильного конкурента, ослабление мотивации членов организации и многое другое).Такие непредвиденные изменения могут привести к отклонению организации от основного курса. И, если организация не сумеет найти и исправить эти отклонения, организация может прекратить свое существование. Функция контроля - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если достигнутые результаты не совпадают с установленными стандартами.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль имеет важное значение для успеха организации. Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль - это критически важная и сложная функция. Контроль этаж и жен быть всеобъемлющим. По времени осуществления различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Он проводится до и во время определения целей и задач деятельности, планирование операций по решению задач. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - относительно человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль не проводится буквально с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемой цели. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, в организации необходимо обратную связь. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество неопределенных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от эффективного движения к поставленной цели.

Конкретные способы и формы текущего контроля разнообразны. Они зависят от факторов объективного и субъективного характера. К первым относятся правила и процедуры контроля. Вторая группа факторов определяется личностными качествами руководителя. В зависимости от выбранного стиля управления, менеджеры осуществляют контроль или ненавязчиво, не вызывая у людей страха за ошибки в работе, или соблюдают жесткого контролю, намеренно делая процесс контроля видимым. Поэтому у многих людей слово "контроль" вызывает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для большинства людей контроль означает ограничение.

Однако современный менеджмент, признавая главной ценностью человеческие ресурсы организации, отходит от жесткой формы контроля и объединяет его с другими менее стрессовыми формами.

Третий вид контроля - заключительный, т.е. контроль результатов решения задачи. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, однако он имеет две важные функции. Одна из них заключается в том, что заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования видов деятельности, подобные или отличаются от сделанной работы. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Положительной строной этого вида контроля является поощрение морального и материального плана для достижения определенного уровня результативности.

В процедуре контроля можно выделить три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

Первый этап процедуры контроля подчеркивает, насколько близки функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, они должны быть выбрани из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, использованы как стандарты для контроля, имеют два важных характеры с политики. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап процесса контроля состоит в сравнении реально достичь результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом определяется допустимость выявленных отклонений от стандартов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Здесь возникает задача выбора единицы измерения и соответственно эффективной системы измерения. Важным моментом второго этапа контроля является передача, распространение и оценка информации о полученных результатах, поскольку она необходима для принятия правильного решения.

После оценки результатов процесс контроля переходит на третий этап. На этом этапе менеджер должен выбрать три типа действий: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Контроль часто оказывает на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут привести также к выдачи неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать задавая приемлемые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов.

Для того, чтобы контроль был эффективным, он должен иметь стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.