3.3 Функция организации

 

Функция организации в широком смысле - вид деятельности управленческого персонала, направленный на нормальное функционирование организации.

Чтобы реализовать планы необходимо фактическое выполнение задач, вы вытекает из целей организации. Для этого необходимо эффективное сочетание людей и задач. Организация как процесс представляет собой функцию, которая непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных отношений людей, которые выполняют.

Функция организации - это процесс создания такой структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. Эта структура включает определенное сочетание людских, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для реализации планов. Следовательно, функция организации тесно связана с планированием.

Организационный процесс включает следующие стадии работы:

-         определение целей и задач предприятия;

-         определение видов работ, которые необходимо выполнять для решения поставленных задач;

-         оценку имеющихся человеческих ресурсов;

-         группировка функций (видов работ) и человеческих ресурсов в организационные структуры;

-         выявление и оценку степени ответственности и характера полномочий управленческого персонала разных уровней;

-         выявление специфических видов деятельности на предприятии;

-         составление должностных инструкций, схем, нормативов.

Организационная деятельность предусматривает функциональное разделение труда по вертикали и по горизонтали. С этим связано создание различных служб и отделов в организации, этот процесс называется департаментация. Департаментация - это группировки родственных функций или главных видов работ в отделы (службы).Группировка может быть на основе видов деятельности по: произведут е ной продукцией, потребителем, территориальному признаку. Характеристика и виды структур рассматриваются в отдельном разделе данного пособия.

Необходимо рассмотреть и другой аспект устройства организации - взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с низовыми уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средством, с помощью которого руководство устанавливает связь между управленческими уровнями, делегирование полномочий.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, принимает на себя ответственность за их выполнение. Собственно говоря, делегация представляет собой акт, который превращает человека в руководителя. Если руководитель не сумеет добиться выполнения работ другими, он будет вынужден выполнять ее сам.

Необходимо рассмотреть связанные с делегированием понятие ответственности и организационных полномочий. Ответственность представляет собой обязанности выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительные решения. Фактически работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Но важно понять, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному.

Если предполагается, что кто-то примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи - организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с заданиями.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на ис полнения определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивидуально.

Полномочия и власть часто путают друг с другом. Власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий. Полномочия определяют, что лицо, имеющее какую-то должность, имеет право делать. Власть определяет, что он действительно может делать.

Число работников, подчиняющихся непосредственно руководителю, стекла дает его норму управляемости. Если норма управляемости не будет соответствующим образом ограничена, возникнут путаница и перегрузка руководителя.

Эффективная реализация делегирования затруднена из-за противодействия как руководителей, так и подчиненных. Чтобы делегирование было действуя, необходима соответственность между полномочиями и ответственностью, то есть, руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он принял на себя ответственность. Это известно как принцип соотвественности.