Організація роботи централізованої бухгалтерії, бухгалтерії установи

Головний бухгалтер встановлює службові обов'язки для працівників бухгалтерії так, щоб кожний знав їх і ніс відповідальність за їх виконання.

Службові обов'язки в бухгалтерії розподіляються за функціональними ознаками, тобто за кожною групою або окремим працівником, залежно від обсягу робіт, закріплюється конкретна ділянка роботи. В бухгалтерії, зокрема, можуть створюватися такі групи: фінансова, матеріальна, розрахунків з робітниками і службовцями, рахунків з батьками за утримання дітей у дитячих закладах, обліку матеріальних цінностей тощо. В установах, що обслуговуються централізованими бухгалтеріями, в необхідних випадках створюються обліково-контрольні групи з працівників цих бухгалтерій. Ці групи забезпечують оформлення всієї первинної документації по бухгалтерському обліку операцій даної установи, здійснюють контроль за збереженням цінностей, що знаходяться у матеріально відповідальних осіб та виконують інші роботи, передбачені розподілом обов'язків. Всі облікові підрозділи, а також установи, що обслуговуються централізованими бухгалтеріями, повинні своєчасно передавати в бухгалтерію необхідні для обліку і контролю документи, кошториси видатків, витяги з наказів і розпоряджень, а також договори, нормативи та ін.

Вимоги головного бухгалтера щодо порядку оформлення і подання в бухгалтерію необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх працівників підрозділів і служб установ, а при централізації обліку – для всіх обслуговуваних установ.

Складений головним бухгалтером графік документообороту, затверджений керівником установи, при якій створена централізована бухгалтерія, регламентує порядок подання первинних документів у бухгалтерію. Установи і матеріально відповідальні особи повинні подавати в бухгалтерію документи в строки, встановлені графіком.

Матеріально-відповідальні особи складають у двох екземплярах реєстр здачі документів і разом з ним подають у бухгалтерію первинні документи про надходження і витрати товарно-матеріальних цінностей.

Працівник бухгалтерії в присутності матеріально відповідальної особи перевіряє правильність оформлення первинних документів і перший екземпляр реєстру за своїм підписом повертає матеріально відповідальній особі. Другий екземпляр залишається у справах бухгалтерії.

З матеріально відповідальними особами укладається договір про їх повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Вимоги до складання та оформлення первинних бухгалтерських документів

Бухгалтерські документи про виконання кошторисів видатків установ по бюджету і позабюджетних коштах підписуються керівником установи або його заступником та головним бухгалтером.

Банківські документи (чеки і платіжні доручення), видаткові касові ордери та платіжні (розрахунково-платіжні) відомості на заробітну плату за строками і сумами виплат із каси (розпорядчі надписи) в централізованих бухгалтеріях підписуються керівником установи, при якій створена бухгалтерія, або іншою уповноваженою на це особою і головним бухгалтером централізованої бухгалтерії чи його заступником. Інші документи, що є підставою для видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, а також документи, що заміняють кредитні та розрахункові зобов'язання установ, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями, підписуються відповідними керівниками установ і головними бухгалтерами централізованої бухгалтерії або їх заступниками.

Документи без підпису головного бухгалтера або його заступника вважаються недійсними і не приймаються до виконання. Прибуткові касові ордери дійсні при наявності підпису головного бухгалтера або його заступника і касира.

Підставою для відображення запису в облікових регістрах є належно оформлені первинні документи, які повинні складатися своєчасно, як правило, в момент здійснення фінансової операції, та мати такі реквізити: найменування документа; дату складання; зміст господарської операції; виміри в кількісному і вартісному вираженнях; найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особисті підписи та їх розшифрування. В документі можуть бути наведені додаткові реквізити: номер документа, найменування, адреса підприємства, організації, установи, підстава для здійснення господарської операції, зафіксованої документом, та інші додаткові реквізити, визначені характером господарських операцій.

У документах на придбання матеріальних цінностей повинна бути розписка матеріально відповідальної особи про одержання матеріальних цінностей, а в документах за виконані роботи – підтвердження прийняття робіт відповідними особами.

Записи в первинних документах робляться чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин і засобів механізації. В документах вільні рядки прокреслюються. В текстовій частині та цифрових даних первинних документів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в документах виправляються шляхом закреслення неправильного тексту або суми і напису зверху закресленого правильного тексту або суми. Закреслення проводяться тонкою рискою так, щоб можна було прочитати раніше написане. Виправлення помилки в документах повинно бути здійснено шляхом напису "Виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали документ, із вказівкою дати виправлення. В касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, перевіряються з точки зору їх повноти та правильності оформлення, заповнення реквізитів у них, а також змісту і законності здійснення фінансових операцій.

Особи, що склали і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність їх даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів.

Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також ті, що є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов’язковому погашенню штампом, або на них слід написати "Одержано" чи "Оплачено" з зазначенням дати (числа, місяця, року).

Перевірені та прийняті для обліку документи систематизуються за датами здійснення операцій (у хронологічному порядку) і оформляються меморіальними ордерами – накопичувальними відомостями, яким присвоюються постійні номери.

У бухгалтерських книгах до початку записів нумеруються всі сторінки (аркуші). На останній сторінці аркуша за підписом головного бухгалтера здійснюється напис: “У даній книзі всього пронумеровано __ сторінок (аркушів).

На кожній книзі пишеться найменування установи, централізованої бухгалтерії та рік, на який книга відкрита. В книзі записується зміст відкритих у ній субрахунків. У випадках перенесення записів на другу сторінку книги в змісті по даному субрахунку робиться відмітка про це з зазначенням номерів нових сторінок.

При наявності в книгах бухгалтерського обліку після закінчення року вільних аркушів вони можуть бути використані для записів операцій наступного року. В таких випадках книги здаються до архіву один раз на два роки.

Всі меморіальні ордери, меморіальні ордери-накопичувальні відомості разом з документами, що відносяться до них, за кожний місяць повинні бути підібрані в хронологічному порядку і зброшуровані. При незначній кількості документів брошуровку можна проводити за три місяці в одну папку. На обкладинці справи записуються: найменування установи або централізованої бухгалтерії; найменування і порядковий номер папки, справи; звітний період – рік і місяць; початковий і останній номери меморіальних ордерів; кількість аркушів у справі.

Головний бухгалтер забезпечує збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх у архів повинні зберігатися у бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах. За них відповідають особи, уповноважені головним бухгалтером. У бухгалтерському архіві справи зберігаються протягом установлених строків. Після закінчення строків зберігання справи в установленому порядку здаються у відповідний державний архів. Документи, що посвідчують здачу справ у архів, зберігаються постійно в бухгалтерії.