3.2.1.Общие правила создания таблиц

При работе в Excel следует соблюдать некоторые общие правила создания таблиц. Это поможет избежать ошибок при выполнении некоторых операций над данными, размещенными в этих таблицах, снизить трудоемкость их выполнения. Список основных правил приведен ниже:

• Первое правило: «Один лист – одна таблица». Не следует размещать на одном листе несколько таблиц, которые могут иметь разный формат. В отличие от таблиц Word в электронных таблицах Excel нельзя изменить размеры отдельных ячеек таблицы: весь столбец «заготовки» таблицы, представляющей собой рабочий лист, по всей его высоте будет иметь одну ширину, все ячейки одной строки будут иметь одну высоту. Поэтому при вводе в них данных разных форматов, объединенных в разные таблицы, невозможно будет эти таблицы отформатировать независимо друг от друга, если занимаемые ими строки и столбцы рабочего листа будут пересекаться: изменяя высоту/ширину ячеек в одной таблице, Вы будете менять и другую таблицу, расположенную на этом листе.

• Второе правило: «Ввод данных слева направо и сверху вниз». Для упрощения поиска данных лучше вводить их в первой свободной ячейке строки (если только эти данные не должны быть расположены в ячейке с заданными координатами). Это чаще относится к заголовочной части таблицы, в которой вводятся различные реквизиты. Выровнять данные можно в пределах строки с помощью специальной операции выравнивания значений в ячейках (например, по ширине выделения) через меню Формат.

• Третье правило: «Не включать в таблицы пустые строки и столбцы». Некоторые команды Excel, например, сортировки, отбора и пр. работают не с отдельными ячейками, а с таблицами в целом. Перед вызовом команды данные в таблице должны быть выделены. При работе с большими таблицами, занимающими сотни и даже тысячи строк (например, таблицами, содержащими прайс-листы) выделение является трудоемкой операцией. Excel «умеет» автоматически выделять данные, составляющие таблицу, но критерием для такого выделения являются пустые столбцы и строки, ограничивающие таблицу. Если же пустая строка или столбец встретились в таблице, выделение будет выполнено неправильно и, соответственно, операция над ними тоже будет выполнена неверно. Например, в таблицу включен пустой столбец B (он «скрыт»):

При невнимательном просмотре таблицы его можно пропустить. Выполним сортировку данных в порядке возрастания сумм. Установим для этого курсор на ячейку, содержащую заголовок «Сумма», и щелкнем по кнопке команды сортировки . Обратите внимание на полученный результат (поменялись местами только суммы, фамилии остались в прежних строках):

• Четвертое правило: «Отделять в таблице строки, содержащие результирующие данные, от исходных данных пустыми строками». При нарушении этого правила при выполнении операции над таблицей в целом итоговые данные могут попасть «внутрь» таблицы (при сортировке, отборе). В приведенном выше примере посчитаем общую сумму в строке «Итого:» и снова выполним сортировку по фамилиям, расположив их в алфавитном порядке. Получим:

Соблюдение этих правил упростит выполнение операций над таблицами в целом, упростит поиск данных и избавит от необходимости выделения больших диапазонов данных.