4. Дополнительные функции клиентов электронной почты предназначены для автоматизации основных операций или для повышения удобства работы со службой и включают:

• поддержку учетных записей www. Если почтовый клиент поддерживает работу с учетными записями web-mail, то его можно использовать одновременно и для работы с «обычной» электронной почтой, и для обращения к «почтовым ящикам» служб электронной почты;

• поддержку формата HTML. Если почтовый клиент поддерживает формат HTML, то это дает возможность готовить, отправлять, получать и просматривать сообщения, в которых имеются элементы форматирования, используется шрифтовое и цветовое оформление;

• поддержку адресной книги. Адресная книга — средство управления базой данных, встроенное в почтовую программу, которое позволяет вести учет контактов. Контактами называются записи адресной книги, соответствующие корреспондентам и содержащие данные о людях и их адресах электронной почты. Стандартными функциями работы с адресной книгой являются:

• автоматизированное создание контакта на основании данных, взятых из полей заголовка поступившего сообщения;

• автоматизированное создание шаблона нового сообщения после выбора нужного контакта;

• упорядочение списка контактов (группировка и сортировка);

• функции оповещения. Эти функции реализуются встроенной дополнительной системой, предназначенной для контроля состояния учетных записей на серверах РОРЗ и web-mail. В качестве сигнала оповещения может использоваться звуковой или визуальный сигнал (диалоговое окно). Большинство средств оповещения может сигнализировать о поступлении новой почты запуском заданной программы;

• фильтрацию сообщений. Почтовые клиенты, обладающие средствами фильтрации, позволяют выполняв автоматическое удаление нежелательных сообщений. Фильтрацию используют для борьбы со спамом. Спам— это рассылка незатребованной корреспонденции;

• поддержку «черного» и «белого» списков. Средства фильтрации могут работать с заранее заготовленными списками почтовых адресов. «Черным» называется список адресов электронной почты, сообщения от которых автоматически блокируются и уничтожаются непосредственно на сервере без загрузки на локальный компьютер. «Белый список» используют, чтобы пропускать избранные сообщения в тех случаях, когда почтовый клиент настроен на блокирование всех поступающих сообщений.

Этикет и безопасность электронной почты

1. При рассмотрении этикета электронной почты следует отдельно изучить служебную и личную переписку. Под служебной понимается переписка между организациями и между организациями и частными лицами. Личная переписка — это переписка между частными лицами.

Этикет служебной переписки заключается в следующем:

• при подготовке сообщений обязательно заполнение всех полей заголовка;

• «тело» сообщения должно быть кратким. В нем должно содержаться описание причины обращения и четко выражаться запрос. При отсутствии четкой формулировки запроса ответ не гарантируется;

• просьба или запрос не должны требовать от адресата использования средств связи, отличных от электронной почты;

• срок ответа на сообщение электронной почты — 24 часа. Содержание ответа должно соответствовать содержанию запроса. Если дать ответ за это время не представляется возможным, следует дать ответ с указанием срока принятия решения;

• при неполучении ответа на запрос следует проверить, правильно ли были соблюдены формальные требования (заполнение полей, четкое указание ожидаемой реакции, подпись автора сообщения). В служебной переписке повторные обращения допустимы, но только через определенный интервал времени (одну-две недели). Более частые обращения могут рассматриваться как спам;

• в служебной переписке использование механизма почтовых вложений допустимо для пересылки файлов только по прямой просьбе партнера;

• при получении по электронной почте незатребованного сообщения с вложенным файлом почтовое вложение следует удалять, не открывая и не читая.