Тема 6. Хранение документов

Перечень контрольных вопросов по теме практического занятия:

1)Что такое «дело» в документационном обеспечении управления?

2)Что понимается под формированием и управлением дел бухгалтерии?

3)Что понимается под номенклатурой дел?

4)Каковы сроки хранения документов?

5)Каково расположение документов в делах?

6)Что представляет собой «экспертиза ценности дел (документов)»?

7)Что представляет собой опись дел для сдачи в архив?

Задача 6.1

Передача дел в архив.

Исходные данные:

В ЗАО «Омега» бухгалтерская документация формируется и оформляется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на соответствующий год. Ниже приведена частичная выписка из номенклатуры дел по бухгалтерской документации:

02-01 Учетная политика ЗАО «Омега» на 2012 год;

02-02 Бухгалтерская отчетность за 2012 год;

02-03 Статистическая отчетность за 2012 год;

02-04 Договора с поставщиками за 2012 год;

02-05 Договора с покупателями за 2012 год;

02-06 Кассовые документы за 2012 год по месяцам;

02-07 Банковские документы за 2012 год по месяцам;

02-08 Расчетные ведомости за 2012 год;

02-09 Поступление ТМЦ от поставщиков за 2012 год по месяцам;

02-10 Продажа готовой продукции за 2012 год по месяцам;

И т.д.

Задание:

Необходимо составить опись дел, передаваемых в архив организации с указанием сроков их хранения и прокомментировать порядок ее составления. Форма описи приведена ниже.

ОПИСЬ № _______

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ______________дел с №______ по №_____ в том числе

Литерные номера:___________________________________________________________

Пропущенные номера:________________________________________________________

Наименование должности составителя

Описи подпись Расшифровка подписи

Передал__________________дел и___________регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности сотрудника

Структурного подразделения подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял__________________дел и___________регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

архива подразделения подпись Расшифровка подписи

Дата

Тема 7. Документирование трудовых отношений

Перечень контрольных вопросов по теме практического занятия:

1)Какие виды документов относятся к документации по личному составу?

2)Какие документы предъявляются при оформлении на работу?

3)Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению трудового договора?

4)Чем отличаются приказы (распоряжения) по производственно-финансовой деятельности от приказов (распоряжений) по личному составу?

5)Какие документы должны входить в состав документов личного дела?

6)Каковы общие правила ведения и выдачи трудовых книжек?

Задача 7.1

Документирование трудовых отношений в ЗАО «Омега».

Исходные данные.

Одним из структурных подразделений ЗАО «Омега» является бухгалтерия. В ЗАО «Омега» применяется повременно-премиальная форма оплаты труда. Коллектив бухгалтерии укомплектован работниками полностью с должностными окладами, согласно, штатного расписания организации (форма Т-3). Выписка из штатного расписания представлена ниже. Трудовые взаимоотношения сотрудников организации и ЗАО «Омега» оформлены трудовыми договорами (контрактами). Работникам ЗАО «Омега» предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, в 28 календарных дней. График отпусков на 2013 г. (форма Т-7) сотрудников бухгалтерии представлен ниже. Сотрудники бухгалтерии работают по 5-ти дневной рабочей неделе (40 часов). В соответствии с коллективным трудовым договором премирование сотрудников бухгалтерии осуществляется ежеквартально по результатам деятельности организации на основании приказов руководителя.

Задание:

1.Принято решение об увеличении штатной численности работников бухгалтерской службы на одну единицу – должность - помощник бухгалтера. Необходимо составить (используя решение задачи 3.1) заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, оформить трудовой договор, личную карточку, а также сформировать личное дело. По форме приведенной ниже, оформить трудовую книжку на помощника бухгалтера. Бланки документов представлены в приложении № 2 и № 3.

2.Используя информацию, содержащуюся в графике отпусков, составить заявление о предоставлении очередного отпуска от имени одного из работников бухгалтерской службы, а также оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Бланки документов представлены в приложении № 2.

3.Кассир ЗАО «Омега» Синицына Татьяна Михайловна увольняется по собственному желанию с 01.09.2013 г. Ею не использовано 2 дня отпуска за период работы с 29 июля по 31 августа. Составить заявление на увольнение, а также оформить приказ о прекращении действия трудового договора.

4.Макарова Ирина Ивановна направляется в командировку в Москву для прохождения повышения квалификации по программе «Современные тенденции развития бухгалтерского учета» с 10 по 15 сентября 2013 года. Необходимо составить служебное задание для направления работника в командировку, оформить приказ о направлении в командировку, выписать командировочное удостоверение. Бланки документов представлены в приложении №2.

	Форма по ОКУД		0301017
ЗАО «Омега»		по ОКПО

Номер документа

Дата составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

1

29.12.2012

УТВЕРЖДЕНО

на период

год

с «

01

»

Января 2013

г.

Приказом организации

от «

330

»

12

20

12

г. №

Штат в количестве

5

единиц.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Количество штатных единиц

Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.

Надбавки, руб.

Всего в месяц, руб. ((гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр. 8) х гр.4)

Примечание

наименование

код

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

бухгалтерия

Зам.гл.бухгалтера

1

40000

40000

бухгалтерия

бухгалтер

3

30000

90000

бухгалтерия

кассир

1

25000

25000

Итого

5

155000

Руководитель кадровой службы

Иванова Н.Н.

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Главный бухгалтер

Марков И.И.

личная подпись

расшифровка подписи

Код

Форма по ОКУД

0301020

ЗАО «Омега»

по ОКПО

наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа

УТВЕРЖДАЮ

от «

»

20

г. №

учтено

Руководитель

Номер документа

Дата составления

На год

должность

Смирнов И.И.

ГРАФИК ОТПУСКОВ

1

25.12.2012

2013

личная подпись

расшифровка подписи

«

30

»

12

2012

г.

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табель-ный номер	ОТПУСК						Примечание
				Количество календарных дней	дата			перенесение отпуска
					запланиро-ванная	фактичес-кая		основание (документ)	дата предпо-лагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7		8	9	10
бухгалтерия	Гл.бухгалтер	Марков Иван Иванович	120	28	01.–0 8.08
бухгалтерия	Зам.гл.бухгалтера	Макарова Ирина Ивановна	126	28	01-28.06
бухгалтерия	бухгалтер	Пирогова Наталья Ивановна	122	28	01-28.09
бухгалтерия	бухгалтер	Егорова Надежда Петровна	127	28	01-31.05
бухгалтерия	бухгалтер	Ясенева Ольга Петровна	121	28	01-28.11
бухгалтерия	кассир	Синицына Татьяна Михайловна	125	28	01-28.07

Руководитель кадровой службы					Иванова Н.Н.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Утверждена

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003 г. N 225

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

(Обложка)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Титульный лист)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия _________________________________________________________

Имя ______________________________________________________________

Отчество _________________________________________________________

Дата рождения ____________________________________________________

(число, месяц, год)

Образование ______________________________________________________

__________________________________________________________________

Профессия, специальность _________________________________________

Дата заполнения __________________________________________________

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _________________________________________

М.П. Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек

_______________________________________

(разборчиво)

Сведения о работе

Серия и номер <*> (10 разворотов)

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

--------------------------------

<*> Серия и номер указываются на одной из четырех страниц

каждого развернутого листа трудовой книжки.

Сведения о награждении

Серия и номер (10 разворотов)

N записи	Дата			Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4