Тема 4. График документооборота

Перечень контрольных вопросов по теме практического занятия:

1. Что такое документооборот организации?

2. Что представляют собой потоки входящей, исходящей и внутренней документации?

3. Каковы этапы движения входящей документации?

4. В чем состоит первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация входящей документации?

5. В чем заключается рассмотрение руководством входящей документации, передача ее на исполнение, и ее исполнение?

6. В чем состоит контроль за исполнением документов, а также списание исполненного документа в дело?

7. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?

8. Что собой представляет состав бухгалтерской документации предприятия?

9. Что такое бухгалтерский документооборот?

10. Что такое график документооборота и каковы его реквизиты?

11. Каков порядок разработки графика документооборота организации?

12. Каков порядок исполнения графика документооборота?

Задача 4.1

Разработка и составление графика документооборота для ЗАО «Омега»

Исходные данные.

ЗАО «Омега» - предприятие перерабатывающей промышленности. Основной вид деятельности связан с производством крупяных каш быстрого приготовления.

Производство каш размещено в трех цехах, принадлежащих ЗАО «Омега» на правах собственности. Цеха компании оснащены современным оборудованием. В цехах размещены 9 линий по переработке круп и их упаковке.

Ассортимент производимой продукции ЗАО «Лучик» достаточно широк. Основным сырьем для производства каш являются крупы, а также сухофрукты. Сырье, необходимое для производства каш ЗАО «Омега» закупает у поставщиков на основе заключенных договоров. Сырье на склад организации доставляют либо поставщики, либо привлекаются сторонние организации (в зависимости от условий поставки по договору).

Производственный процесс организован в три смены. Каждую производственную линию обслуживает технолог и трое рабочих.

Организационная структура управления предприятием представлена в таблице № 2.

Таблица № 2

Организационная структура ЗАО «Омега»

Вариант 1	Вариант 2
Генеральный директор	Генеральный директор
Отдел экономический	Отдел экономический
Производственный отдел	Производственный отдел
Отдел кадров	Отдел кадров
Отдел материально-технического снабжения	Отдел материально-технического снабжения
Отдел продаж
Инженерный отдел
Бухгалтерская служба	Бухгалтерская служба
Отдел делопроизводства

Для ведения бухгалтерского учета используется бухгалтерская программа.

Задание.

Используя исходные данные и два варианта организационной структуры для ЗАО «Омега»:

а)разработать график документооборота по следующим документам:

приходный ордер (форма М 4);

лимитно-заборная карта (форма М 8);

табель учета рабочего времени (форма Т – 12);

наряд на сдельную работу;

товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

(форма графика документооборота вертикальной и горизонтальной формы приведена в таблицах № 3 и № 4).

б)проанализировать полученные результаты и сделать вывод.

Таблица №3 График документооборота ЗАО «Омега»

Наименование документа
Создание документа	Количество экземпляров
	Ответственный за выписку
	Ответственный за оформление
	Ответственный за исполнение
	Срок исполнения
Проверка документа	Ответственный за проверку
	Кто представляет
	Порядок представления
	Срок представления
Обработка документа	Кто исполняет
	Срок исполнения
Передача в архив	Кто исполняет
	Срок исполнения

Таблица 4. График документооборота ЗАО «Омега»

Наименование доку-мента	Создание документа					Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Кто представляет	Порядок представления	Срок представления	Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок передачи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14