4. Сводные таблицы. Категорийные данные
Цель: освоить приемы создания и использования сводных таблиц для обработки данных.
Сводная таблица – это интерактивный перекрестный отчет Excel, содержащий итоги и позволяющий производить анализ записей исходной базы данных. С её помощью можно быстро объединять и сравнивать большие объёмы данных, простым перетаскиванием мышью менять местами строки и столбцы для получения нужного вида итогов, показывать подробные данные по отдельным областям таблицы.
Ряды строк с данными и метками в Excel называются списками или базой данных; строки называются записями, а столбцы – полями. В статистическом анализе столбцы называются случайными величинами, а строки – случаями или наблюдениями. В ячейке содержится значение случайной величины для выпавшего элементарного события. В приведенном наборе данных отсутствующие значения помечены звездочками.
Задание 1. Подсчет в случае одной переменной
Сформируйте сводную таблицу по оценке ресторанного бизнеса. Оценки бизнеса находятся в диапазоне: от 1 для Очень неблагоприятного и до 6 для Очень благоприятного.
Таблица 4.1
Данные обзора ресторанов
ID |
Оценка |
Владелец |
1 |
2 |
3 |
262 |
6 |
3 |
263 |
4 |
1 |
264 |
4 |
1 |
265 |
2 |
* |
266 |
1 |
3 |
267 |
3 |
1 |
268 |
3 |
3 |
269 |
4 |
2 |
270 |
5 |
3 |
271 |
4 |
2 |
272 |
3 |
1 |
273 |
1 |
1 |
274 |
1 |
* |
275 |
5 |
3 |
276 |
1 |
1 |
277 |
2 |
1 |
278 |
3 |
3 |
279 |
4 |
3 |
Примечание: Если владелец = 1, то частная собственность; 2 – товарищество; 3 – корпоративная собственность.
Методические указания по выполнению задания 1:
1. Поместите на Лист книги метки и данные, показанные на табл. 4.1.
2. Выделите любую ячейку в базе данных (так что Excel сможет автоматически определить промежуток данных). В меню Данные выберите команду Сводная таблица.
3. На шаге 1 из 3 Мастера сводных таблиц и диаграмм выберите пункты «в списке или базе данных Microsoft Excel» и «Сводная таблица», как показано на рис. 4.1, и нажмите Далее.
Рис. 4.1. Шаг 1 Мастера сводных таблиц и диаграмм.
4. На шаге 2 Мастера убедитесь в том, что Excel правильно определил промежуток данных и нажмите Далее.
Рис. 4.2. Шаг 2 Мастера сводных таблиц и диаграмм.
5. На шаге 3 Мастера щелкните по пункту Существующий лист и введите Е1 или укажите ячейку, которая будет обозначать левый верхний угол сводной таблицы (в этом случае Excel напишет имя листа и абсолютную ссылку на ячейку, как показано на рис. 4.3.) В примере используются значения Excel, устанавливаемые по умолчанию при создании Сводной таблицы. Для изменения установок щелкните по кнопке Параметры. Например, если работаете с большой базой данных, в окне Параметры (не показанном здесь), возможно, понадобится отключить Сохранение данных вместе с таблицей (так что Excel не будет дублировать базу данных и, таким образом, уменьшит размер вашего файла). Щелкните по кнопке Макет.
Рис. 4.3. Шаг 3 Мастера сводных таблиц и диаграмм.
6. В окне Макет щелкните по кнопке Оценка справа и перетащите её в область слева под названием Строка, как показано на рис. 4.4. Щелкните по полю ID справа и перетащите его в область Данные в центре. Когда вы отпустите кнопку мыши, кнопка ID может измениться на «Сумма по полю ID». Если название кнопки в области Данные отлично от «Количество по полю ID», то щелкните дважды по нему и в списке Операция окна Вычисление поля сводной таблицы выберите Количество и нажмите ОК. Результат показан на рис. 4.4. Нажмите ОК, чтобы вернуться на третий шаг Мастера, и щелкните Готово.
Рис. 4.4. Макет.
Таблица, созданная Мастером сводных таблиц и диаграмм, показана на рис. 4.5. Результаты будут более наглядными, если вместо количества отображать проценты.
Рис. 4.5. Таблица подсчета.
7. Для замены абсолютных чисел на проценты выделите ячейку с количеством (в столбце E). Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Параметры поля. Щелкните по кнопке Дополнительно, чтобы отображались дополнительные опции в окне Вычисление поля сводной таблицы. В выпадающем списке Дополнительные вычисления выберите Доля от общей суммы, как показано на рис. 4.6. Нажмите ОК.
Рис. 4.6. Окно Вычисление поля сводной таблицы.
8. Для изменения отображаемой точности процентов выделите F3:F9 и щелкните по кнопке Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность. Результаты представлены на рис. 4.7. (Для того чтобы стереть сводную таблицу, выделите её и нажмите клавишу Delete.)
Рис. 4.7. Окончательная таблица подсчета.