Методические указания по выполнению задания:

Закрепление областей

Иногда бывает необходимо зафиксировать определенную часть таблицы (например, заголовок), чтобы она не уходила с экрана при прокрутке листа. Для этого нужно выделить строку, столбец или ячейку и выполнить команду Окно / Закрепить области. Если была выделена строка, будут закреплены все строки выше неё, если столбец – все столбцы слева от него. При выделении ячейки будет зафиксирована прямоугольная область из ячеек, находящихся выше и левее выделенной. Для отмены фиксации нужно дать команду Окно / Снять закрепление областей.

Группировка элементов таблицы

Excel позволяет группировать элементы в сводной таблице для того, чтобы создать из них один элемент. Например, данные по месяцам года можно сгруппировать по кварталам для построения диаграммы или для вывода на печать. Для группировки элементов таблицы необходимо:

• выделить строки или столбцы, подлежащие группировке (которые будут подчинены итоговой строке или столбцу);

• в меню Данные выбрать команду Группа и структура;

• дать команду Группировать.

Указанным способом можно создать все необходимые уровни структуры. Например, таблица, приведенная на рис. 1.1, содержит три уровня детализации. Третий уровень скрывает строки 2 - 4 и 6 - 8, второй – строки 2 - 9, так что на первом уровне остаются только строки 1 и 10. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группировку, следует выделить соответствующие элементы, выбрать пункт Группа и структура в меню Данные, а затем дать команду Разгруппировать.

Рис. 1.1. Группировка данных.

2. Создание автоматизированной системы расчетов

Цель: получить навыки создания автоматизированных систем в Excel на примере системы по начислению заработной платы.

Задание: Составьте ведомость выдачи заработной платы, исходя из учетных сведений о сотрудниках отдела, количестве отработанных ими дней, тарифных разрядов и коэффициентов, процентных ставок.

Все таблицы должны быть расположены на отдельных листах, наглядно оформлены (обрамление, заливка цветом, размер шрифта). Все денежные значения должны быть отображены с двумя знаками после запятой, стаж – с одним знаком. Все листы должны иметь краткое название, отражающее содержание таблиц (например, ТС, Норм, Работа и т.д.).

На всех листах необходимо зафиксировать области: всю таблицу или шапку таблицы и подлежащее (Окно / Закрепить области; фиксируется область левее и выше текущего положения курсорной рамки).

Методические указания по выполнению задания:

1. В таблицах 2.1, 2.2, 2.3 представлены справочные данные, необходимые для начисления заработной платы.

Таблица 2.1

Тарифный справочник

Тарифный разряд	Тарифный коэффициент
1	1
2	1,3
3	1,69
4	1,91
5	2,16
6	2,44
7	2,76
8	3,12
9	3,63
10	3,99
11	4,51
12	5,1
13	5,76
14	6,51
15	7,36
16	8,17
17	9,07
18	10,07

Таблица 2.2

Нормативы

Наименование	Значение
Размер заработной платы, руб.	100
Размер вычета на 1 работника, руб.	400
Размер вычета на 1 иждивенца, руб.	300
Процент налога на доходы физических лиц (НДФЛ)	13%
Процент профсоюзного сбора	1%
Процент оплаты больничных листов (в зависимости от продолжительности страхового стажа) - страховой стаж 8 лет и более - страховой стаж от 5 до 8 лет - страховой стаж от полугода до 5 лет - страховой стаж менее полугода – пособие, выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.	100% 80 % 60 %

Таблица 2.3

Сведения о работниках

ФИО	Дата начала трудовой деятельности	Тарифный разряд	Членство в профсоюзе	Совместитель	Количество иждивенцев	% удержания по исполнительным листам
Аверин В. П.	10.01.90	11	Да	Да	1
Березин Ф. Ф.	01.06.85	15	Да	Нет	2	25%
Сысоев Н. К.	14.09.98	11	Нет	Да
Петров С. М.	15.12.05	16	Да	Да	2
Кучина И. А.	01.09.08	13	Да	Нет	2
Енина Е. А.	20.03.99	12	Нет	Да	1
Федосов И. М.	1.02.95	13	Да	Да	1	25%
Якушкин И. Т.	05.08.92	14	Да	Нет	2	33%

2. В таблице 2.3 столбцы «Тарифный разряд», «Членство в профсоюзе» и «Совместитель» заполнять, используя выбор значения из списка. Для всех ячеек (по столбцам) следует установить проверку типа данных и диапазона значений (Данные / Проверка):

ФИО – текст, min = 5, max = 20;

дата начала трудовой деятельности – дата, min = 01.01.1940, max = 01.01.2010;

тарифный разряд – целое число, min = 1, max = 18;

членство в профсоюзе – список (да; нет);

совместитель – список (да; нет);

количество иждивенцев – список (0; 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10);

процент удержания по исполнительным листам – действительное число, min = 0, max = 0,5.

В последнем столбце числа должны быть представлены в процентном формате.

Фамилии, имена, отчества работников вводятся только в таблицу 2.3; в следующих таблицах в столбце ФИО даются ссылки на неё.

Таблица 2.4

Табель учета рабочего времени

Дата расчёта	01.06.2009	Количество рабочих дней в месяце	21
ФИО	Количество отработанных дней	Количество дней по больничным листам	% выданного аванса
Аверин В. П.	15	5
Березин Ф. Ф.	20		40%
Сысоев Н. К.	20		20%
Петров С. М.	18
Кучина И. А.	17	3
Енина Е. А.	10	10
Федосов И. М.	20
Якушкин И. Т.	20		30%

3. В таблице 2.4 следует установить проверку типа данных и диапазона значений в следующих столбцах:

количество отработанных дней – целое число, min = 0, max = 26;

количество дней по больничным листам – целое число, min = 0, max = 26;

процент выданного аванса – действительное число, min = 0 (аванс не выдан), max = 1 (аванс выдан, представлен в долях единицы).

4. В таблице 2.5 тарифный коэффициент выбирается из таблицы 2.1 согласно тарифному разряду работника; для этого нужно использовать функцию ПРОСМОТР. В поле искомое значение этой функции следует ввести диапазон ячеек тарифного разряда текущего работника; диапазон просмотра – все ячейки таблицы 2.1, содержащие тарифные разряды, с использованием абсолютного адреса; диапазон результата - все ячейки таблицы 2.1, содержащие тарифные коэффициенты).

При работе функции ПРОСМОТР, возможно будет провести настройку: Сервис / Зависимости формул / Режим проверки формул.

Таблица 2.5

Тарифный коэффициент и процент оплаты больничных листов

ФИО	Тарифный разряд	Тарифный коэффициент	Стаж, лет	Процент оплаты больничных листов
…	…	…	…	…

Стаж определяется на дату расчета исходя из даты начала трудовой деятельности с помощью функции ДНЕЙ360. В поле Начальная дата этой функции следует ввести адрес ячейки, содержащей дату начала трудовой деятельности текущего работника (из таблицы 2.3); в поле Конечная дата – дату расчета из таблицы 2.4;в поле Метод – не вводить ничего. Полученное выражение следует разделить на 360 (число дней в году); при необходимости формат ячеек, содержащих дату, нужно перевести в числовой.

Процент оплаты больничных листов определяют исходя из стажа работника по следующей формуле:

ЕСЛИ стаж текущего работника < 5; истина: ссылка на ячейку таблицы 2.2, содержащую процент оплаты больничных листов при стаже до 5 лет; ложь: ЕСЛИ стаж текущего работника >= 8; истина: ссылка на аналогичный процент при стаже свыше 8 лет; ложь: ссылка на процент при стаже от 5 до 8 лет)). Эта формула содержит вложенную функцию ЕСЛИ.

5. В заголовке таблицы 2.6 перед словом «месяц» нужно оставить пустую ячейку. Месяц будет определяться автоматически (через формат ячейки) исходя из даты расчета в таблице 2.4. Все расчеты в этой таблице, кроме суммирования и вычитания, должны проводиться с округлением до двух знаков (до копеек). Поэтому все формулы нужно записывать, начиная с вызова функции ОКРУГЛ; сначала в поле Число разрядов вводится число 2, а затем в поле Число - вложенная формула (которая сама может содержать несколько вложенных функций).

В расчетах используются следующие формулы:

Оклад = Минимальная зарплата (табл. 2.2}* Тарифный коэффициент {табл. 2.5}; Зарплата = Оклад / Количество рабочих дней в месяце {табл. 2.4} * Количество отработанных дней {табл. 2.4};

Начислено по больничному листу = Оклад / Количество рабочих дней в месяце {табл. 2.4} * Количество дней по больничным листам {табл. 2.4} * Процент оплаты больничных листов {табл. 2.5}; Начислено всего = сумме начислений; Аванс = Оклад * Процент выданного аванса {табл. 2.4}.

Таблица 2.6

Расчетно-платежная ведомость за ________ месяц

ФИО	Оклад	Начислено, руб.			Удержано, руб.						К выдаче, руб.
		заработная плата	по больничным листам	всего	аванс	Налог на доходы физических лиц		по исполнительным листам	профсоюзный взнос	всего
						по работникам основного места работы	по совместителям
…	…	…	…	…	..	…	…	…	…	…	…
итого

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) имеет разный алгоритм расчета по совместителям и по занятым на основном месте работы. Если формула расчета написана правильно, сумма НДФЛ по работнику должна отражаться только в одной ячейке (или в колонке по занятым на основном месте работы, или в колонке по совместителям), либо быть равной нулю в обеих ячейках.

По совместителям эта формула выглядит так:

НДФЛ = ЕСЛИ совместительство {табл. 2.3} = «да»; истина: процент подоходного налога {табл.2. 2} * начислено зарплаты; ложь: 0).

По занятым лицам на основном месте работы необходимо принять во внимание налоговые вычеты на работника и на его иждивенцев; они могут превысить сумму начисленного налога с зарплаты и в результате получится отрицательное значение НДФЛ. Чтобы избежать подобной ситуации, следует использовать вложенную функцию ЕСЛИ, заменяющую отрицательные значения нулем.

Получим:

НДФЛ не совместителя = ЕСЛИ совместительство {табл. 2.2} = «да»; истина: 0; ложь: процент подоходного налога {табл. 2.2} * ЕСЛИ начислено зарплаты - вычет на 1 работника {табл. 2.2} - количество иждивенцев {табл. 2.3}* вычет на 1 иждивенца {табл. 2.2} < 0; истина: 0; ложь: начислено зарплаты - вычет на 1 работника {табл. 2.2} - количество иждивенцев {табл. 2.3}* вычет на 1 иждивенца {табл. 2.2})).

Остальные формулы, используемые в таблице 2.6:

Удержано по исполнительным листам = (Начислено всего - Сумма подоходного налога) * Процент удержания по исполнительным листам {табл. 2.3};

Профсоюзный сбор = ЕСЛИ(«членство в профсоюзе» = «да»; истина: начислено всего * процент профсоюзного сбора {табл. 2.2}; ложь: 0);

Удержано всего = сумме удержаний;

К выдаче = начислено всего - удержано всего.

Таблица 2.7

Платежная ведомость за ________ месяц

ФИО	К выдаче	Подпись
…	…	…
Итого к выдаче

6. В заголовке таблицы 2.7 перед словом «месяц» нужно оставить пустую ячейку, как и в таблице 2.6, с такой же ссылкой для автоматического определения месяца расчета. Графа «к выдаче» содержит те же данные, что и аналогичная графа в таблице 2.6.