6.3. Метод формуляров

Сократить общий объем работ, связанных с самооценкой, можно посредством использования типовых формуляров. Например, если для каждой из составляющих частей критерия отвести отдельную страницу-формуляр, то всего получится 32 формуляра. В верхней части формуляра приводится описание составляющей критерия, немного ниже — области деятельности, к которым обращен данный критерий. Остальная часть страницы разбивается на разделы, в которых указываются сильные стороны, области деятельности, требующие совершенствования, и факты, на основании которых были сделаны выводы.

Как выглядит заполненный формуляр?

Данный формуляр приводится исключительно в качестве примера и содержит вымышленные данные. Аналогичный формуляр необходимо заполнить для каждой составляющей каждого из критериев (1а, 1б, 1в и т.д.).

Критерий 1. Руководство Каким образом общее поведение и отдельные действия администрации и других руководителей вдохновляют, поддерживают и пропагандируют культуру Всеобщего Качественного Управления на всех уровнях компании.
Составляющая часть критерия 1а Как руководство компании внешне демонстрирует свою приверженность культуре TQM.
Области деятельности Как руководители: На собственном примере демонстрируют правильность избранных принципов. Доступны, внимательны и ответственны перед сотрудниками Персонально заинтересованы в процветании компании и активно содействуют этому Анализируют эффективность своего руководства и стремятся ее повысить		Сильные стороны Роль лидера принадлежит президенту Управляющие первыми осваивают TQM и разъясняют другим сотрудником. Эффективность работы сотрудника определяется посредством всесторонней оценки его деятельности. Области деятельности, требующие совершенствования: Отсутствует единый механизм управления компанией Действия руководства не являются предметом для регулярного исследования
Факты Отношение Президента к TQM Посещение Президентом подразделений компании, встречи с клиентами и поставщиками Общее количество управляющих, изучающих методы TQM Оценка сотрудниками действий руководства на основании предыдущих отчетов
Подход 40%	Реализация подхода 60%		Общая оценка 50%

(Перечисленные области деятельности выбраны как наиболее соответствующие виду деятельности компании.)

Кто должен заниматься подготовкой формуляра?

Документ подготавливается отдельными сотрудниками компании или группами сотрудников, после чего опытные эксперты производят подсчет баллов. Зачастую для проверки результатов самооценки привлекается группа экспертов из других организаций.

В каких случаях использование данного метода наиболее эффективно?

Детально проработанный пакет формуляров особенно удобен для анализа критериев из группы «Предпринимаемые Усилия». Если компания достаточно большая и состоит из нескольких подразделений, то можно сопоставить формуляры, полученные из различных подразделений, и определить сильные стороны и области, требующие совершенствования, для компании в целом.

Как могут быть использованы результаты самооценки?

На основании полученных результатов текущая стратегия компании может быть пересмотрена и разработан широкомасштабный план мероприятий по совершенствованию деятельности.

Описанный метод необходимо применять систематически, добиваясь непрерывного совершенствования деятельности компании.