3.4.1. Понятие о знаках

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость — один из основных его признаков.

Документ — это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т. п. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

Изучением знаков занимается семиотика. Семиотика (от греч. semeion — знак, признак) — наука, изучающая общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе.

Семиотика изучается на трех различных уровнях: 1) синтактика, 2) семантика, 3) прагматика. Синтактика рассматривает способы сочетания знаков, ведущих в конечном результате к формированию текстов. Семантика анализирует понятия значения и смысла. Знак не только обозначает какой-либо предмет или явление, но имеет и свое смысловое (содержательное), и экспрессивное (выразительное) значение. Прагматика занимается отношением «человек — знак».

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

Семиотика тесно связана с лингвистикой. Лингвистика — наука о языке, которая позволяет ответить на вопросы — что есть слово, что есть предложение. Она изучает язык как систему взаимосвязанных знаков.

Классиками семиотической науки являются американский ученый Чарльз Сандерс Пирс (1839—1914) и швейцарский лингвист Ф. де Соссюр (1857—1913). В нашей стране внимание к семиотике возникло в 60—70-е годы (Ю.М. Лотман, А.М. Кондратов). Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков, предложенная А.В. Соколовым и С.Г. Кулешовым.

В широком смысле знак — это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

В документоведении знак — материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным «атомом» социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

Знак обладает следующими основными свойствами:

1) имеет материальное выражение; 2) обладает значением; 3) информирует о чем-то отличном от него; 4) используется для передачи информации; 5) функционирует в определенной знаковой ситуации.

Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона — это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака — это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию — быть источником информации и средством коммуникации.

Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.