2.Створення шаблонів документів

Word дає змогу створювати документи двома способами: або з допомогою шаблону Обычный (Normal.dot), або з допомогою шаблону, який укаже користувач. На початковій стадії оволодіння технологією роботи з Word користувач, звичайно, створює документи, які задовольняє шаблон Обычный (Normal.dot). Але якщо користувач не бажає створювати документ з допомогою шаблону Обычный (Normal.dot), він може скористатися іншими шаблонами Word, які, можливо, більше відповідають його вимогам.

Коли користувач вперше відкриває Word, на екрані з`являється документ із встановленими за замовчуванням параметрами. Це і є шаблон Обычный, що зберігається у файлі Normal.dot папки Шаблоны. Він визначає стандартні параметри полів і не використовує форматування. Пам`ятайте, що, клацнувши мишкою на кнопці Создать стандартної панелі інструментів, користувач створює новий документ з допомогою шаблону Обычный.

Щоб створити документ з допомогою іншого шаблону, необхідно виконати команду Файл та її опцію Создать (File . New). На екрані з`явиться діалогове вікно Создание документа, в якому можна вибрати необхідний шаблон.

  У цьому діалоговому вікні є вкладення, які вміщують шаблони, призначені для створення документів визначеного виду. Наприклад, якщо користувач в основному працює з таким документом, як листи, то необхідно клацнути мишкою на вкладенні Письма. У вікні з`являться шаблони для створення листів. Якщо документ створений з допомогою шаблону, то останній відповідає за зовнішній вигляд документа.

Більшість документів складається зі стандартних елементів. Наприклад, у службовій записці часто присутні назва організації і заголовки типу "Куди", "Звідки", "Дата", "Тема" тощо. Крім того, в цьому документі може вміщуватися стандартний текст, який звичайно використовується в подібних записках. В шаблоні можна передбачити введення інформації в режимі діалогу (тобто програма буде запитувати необхідну специфічну інформацію) і шаблон автоматично розташує її в потрібному місці документа.

3.Створення та редагування таблиць

Для впорядкування і наочного подання в документах даних різних типів використовуються таблиці. Дані, подані в таблиці, виглядають компактно і зручно для сприймання.

Таблиці складаються з рядків і стовпчиків (колонок), на перетині яких утворюється клітинка. Таблиця у Word може містити до 63 стовпців і довільну кількість рядків. У клітинках таблиці можуть розміщуватися текст, числа, рисунки, формули і навіть інші таблиці.

Таблиця як об’єкт текстового документа має такі властивості:

• розмір таблиці – задається шириною таблиці в сантиметрах або у відсотках від ширини сторінки;

• кількість стовпців і рядків у таблиці;

• вирівнювання таблиці на сторінці – може набувати таких значень: за лівим краєм, за правим краєм, по центру;

• обтікання таблиці текстом – може набувати таких значень: без обтікання, з обтіканням навколо таблиці;

• межі таблиці – задаються кольором, типом і шириною меж всієї таблиці або окремих її об’єктів;

• заливка об’єктів таблиці – задається кольором і візерунком.

У Word існує кілька способів створення таблиці в текстовому документів:

1. вставити таблицю простої структури;

2. накреслити таблицю довільної структури;

3. вставити таблицю з колекції шаблонів;

4. перетворити фрагмент тексту в таблицю.

І спосіб. Для створення таблиці простої структури необхідно:

1. Встановити курсор в позицію, де повинна розташуватись таблиця.

2. Виконати Вставлення – Таблиці – Таблиця

3. Виділити на схемі таблиці необхідну кількість рядків і стовпці та клацнути ліву кнопку миші.

У цей спосіб можна створити таблицю, у якій не більше 10 стовпців і 8 рядків. Якщо ж потрібно створити більшу таблицю, то її можна вставити в текстовий документ, виконавши Вставлення – Таблиці – Таблиця – Вставити таблицю. Потім у відповідних полях діалогового вікна Вставлення таблиці потрібно вказати кількість стовпців і рядків, спосіб визначення ширини стовпців нової таблиці та вибрати кнопку ОК. Для ширини стовпців можна встановити такі значення:

• постійна – ширина всіх стовпців таблиці однакова і вказується користувачем у полі з лічильником;

• за вмістом – попередньо ширина стовпців автоматично встановлюється мінімальною, а під час уведення даних у клітинки ширина стовпця автоматично збільшується;

• за шириною вікна – ширина стовпців визначається автоматично діленням ширини робочої області документа на кількість стовпців таблиці.

Вставлення таблиці

ІІ спосіб. Таблицю будь-якої структури можна накреслити . Особливо це доцільно, коли таблиця має складну структуру. Для цього потрібно:

1. Виконати Вставлення – Таблиці – Таблиця – Накреслити таблицю.

2. Вказівником, який матиме вигляд олівця, намалювати контур усієї таблиці.

3. Намалювати лінії, що розділяють рядки та стовпці.

ІІІ спосіб дає змогу вставити в документ шаблон таблиці з колекції відформатованих і заповнених зразками даних Експрес-таблиць. Для застосування зазначеного способу слід виконати такий алгоритм:

1. Вибрати в документів місце, де потрібно вставити таблицю.

2. Виконати Вставлення – Таблиці – Таблиця - Експрес таблиці.

3. Вибрати в списку Вбудовані потрібний шаблон.

ІV спосіб. Виділений фрагмент тексту можна перетворити в таблицю, використавши послідовність дій Вставлення – Таблиці – Таблиця – Перетворити на таблицю. У діалоговому вікні треба вказати потрібну кількість стовпців і символів, які є роздільниками клітинок (пропуски, табуляції, розриви абзаців, крапки з комою тощо).

Редагування тексту в таблиці здійснюється звичайним для Word способами. Для швидкого очищення вмісту всієї таблиці або окремих її об’єктів достатньо їх виділити і натиснути клавішу Delete: дані будуть видалені, а сама таблиця залишиться.

Редагування структури таблиці передбачає додавання або видалення окремих її об’єктів, об’єднання або розділення клітинок таблиці та ін. Усі елементи керування, які використовуються для виконання цих операцій, містяться на вкладці Макет. Більшість з відповідних команд розміщено в контекстному меню об’єктів таблиці.

У групі Рядки та стовпці розміщені кнопки для вставлення та видалення відповідних об’єктів таблиці. Усі ці операції застосовуються до виділених або поточних об’єктів таблиці. Наприклад, для вставлення додаткового рядка потрібно виділити рядок, біля якого вставлятиметься новий, та вибрати одну з команд Вставити зверху чи Вставити знизу залежно від бажаного результату. Додатковий рядок у кінці таблиці можна також вставити, натиснувши клавішу Tab в останній клітинці таблиці.

Аналогічно в таблицю можна вставити стовпці, використавши команди Вставити зліва чи Вставити справа.

Якщо таблиця велика і розміщується більше ніж на одній сторінці текстового документа, то заголовки стовпців на інших сторінках можна вставити автоматично. Для цього слід виділити рядок заголовків на початку таблиці та виконати Макет – Дані – Повторити рядки заголовків.