1.4Документообіг і документаційне забезпечення інформаційної системи управління сільськогосподарським підприємством.

Документообіг - це регламентована схема руху документів по пунктах обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операцій з документами.

Вимоги до документообігу:

1. Прямо точність руху (або зверху вниз - спадний, або знизу вгору - висхідний, без створення петель).

2. Вибірковість у розподілі документів відповідно до функціональних обов'язків.

3. Необхідність і достатність маршруту.

4. Однаковість маршруту.

Основними нормативними документами в організації, які регламентують документообіг, є інструкція з діловодства та номенклатура справ.

Документообіг - одна з функцій організації.

Документообіг складається з наступних документопотоків:

1. Вхідного, що складається з документів вищестоящих організацій, органів влади та управління, підвідомчих організацій, які не підпорядковуються організацій (організацій, що існують у зовнішньому середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.

2. Вихідного, що складається з інформації, що направляється з організації в зовнішнє середовище.

3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами та окремими виконавцями всередині організації. [5]

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функцією організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.

1.2 Організація документообігу

Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.

На підприємстві існує наступна організаційно-розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:

- Організаційні документи;

- Розпорядчі документи;

- Інформаційно-довідкові документи.

На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).

Всі документи, що надходять на підприємство, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення приймає до обробки тільки правильно оформлені документи. В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення.

Конверти від документів, що надходять залишають у тому випадку, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату одержання документів. Чи не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій. [8]

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли:

- Направляються на розгляд керівнику підприємства;

- Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служба ДОП зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для обробки заходів щодо вдосконалення роботи з документами. [3]

1.3 Реєстрація документів

Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлена ​​на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно. [2]

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

- Порядковий номер у межах масиву документів;

- Індекс по номенклатурі справ.

1.4 Контроль виконання документів

Функція контролю виконання покладається на відповідального за діловодство, а також на лінійних керівників, які несуть відповідальність за своєчасне виконання рішень, що відносяться до сфери їх компетенції.

Формальний контроль поділяється на:

1. Попередній, який має активне управлінський вплив на хід виконання документів та регулює процес підготовки та прийняття рішення. Попередній контроль відстежує ті процедури, які передують прийняттю рішення.

2. Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично та забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства.

Контролю виконання підлягають усі зареєстровані документи, які мають вирішуватися, складання відповідей, внесення змін до нормативних та інструктивні документи.

Предметом контролю в розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а які у них завдання і терміни.

Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із зазначенням типових строків їх виконання вказується в інструкції з діловодства і містить найбільш важливі з точки зору цілей організації види документів.

У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:

1. Постановка на контроль.

2. Ведення контролю.

3. Зняття з контролю.

4. Аналіз виконавської дисципліни.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після реального і остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що містяться в документі і резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленим установою або наявністю документального підтвердження виконання документа.

При організації діловодства в системі управління слід виходити з того, що документообіг - одна з найважливіших обслуговуючих функцій, яка повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділеними працівниками. Функцією такий служить документаційне забезпечення діяльності установи, куди входять прийом, облік, розподіл, друк і розмноження, а також відправка документів, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовка справ до здачі в архів.

Наступна функція - це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділи, технічне і програмне забезпечення системи діловодства і навчання та підготовка співробітників з ведення документів.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади та управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.

Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, мотивованої наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідної записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника та переноситься з резолюції в контрольну картку.

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів.

Службою контролю здійснюються наступні операції:

- Формування картотеки контрольованих документів;

- Напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ виконавець;

- З'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону виконавця;

- Нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання;

- Отримання інформації про хід та результати виконання;

- Запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа;

- Регулярне інформування керівників про стан і результати виконання;

- Повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- Зняття документів з контролю за вказівкою керівників;

- Формування картотеки виконаних документів.

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах закінчення терміну в наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ять днів до закінчення терміну.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.

2.Удосконалення інформаційної системи управління господарством на прикладі бухгалтерської(планово-еономічної)служби.

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Інформаційна система містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника. айбільш розповсюджені в Україні інформаційні системи автоматизації бухобліку.

.1C бухгалтерія

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях.

Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

1. план рахунків;

2. список видів об'єктів аналітичного обліку;

3. списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);

4. констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

1. зведені проводки;

2. оборотно-сальдову відомість;

3. оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;

4. картка рахунка;

5. картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку;

6. аналіз рахунка (аналог головної книги);

7. аналіз рахунка по датах;

8. аналіз рахунка по об'єктах аналітичного обліку;

9. аналіз об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

10. картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

11. журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

САБО від "1С" реалізовані для різних програмних і апаратних платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (з початку 1996 р.), Power Macintosh (з літа 1996 р.). Існує кілька модифікацій системи: базова, професійна (для рішення більш складних бухгалтерських задач, що включають елементи аналізу господарської діяльності підприємств), мережна (з весни 1996 р. реалізована технологія клієнт/сервер). Найбільш розповсюджена сучасна версія "1С:Бухгалтерія Проф. 7.5" під Windows є, кращою з представлених на українському ринку. У базовий комплект постачання входять одна чи дві дискети, посібник користувача і реєстраційна анкета. Для установки й експлуатації програми досить мати 3 - 5 Мбайт вільного місця на диску. “АУБИ” - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Обліку' малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу “АУБИ” побудована з ряду букв, що входять у приведену вище фразу, укладену в апострофи. У такий спосіб зроблена спроба відбити щире призначення програми.

“АУБИ” може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс становить однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє набудовувати “АУБИ” на нестатки конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їхні банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д. У залежності від специфіки діяльності підприємства “АУБИ” дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:

1. облік матеріалів (склад);

2. облік малоцінних і швидкоізнашуємих матеріалів (МБП) на складі й в експлуатації;

3. основні засоби;

4. облік касових операцій - формування прибуткових і видаткових касових ордерів, ведення касової книги;

5. облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;

6. облік рахунків;

7. ведення журналу господарських операцій;

8. ведення головної бухгалтерської книги;

9. формування шахової й оборотної відомостей;

10. формування різних відомостей аналітичного обліку

11. . і т.д.