Формирование оглавления документа

Оглавление (содержание) – это отображение структуры документа в виде списка, состоящего из названий глав, разделов, параграфов и других подзаголовков. Оглавление может содержать до девяти уровней элементов, к которым применены соответствующие стили.

Оглавление составляется из заголовков документа, поэтому при создании документа для формирования его структуры и последующего автоматического создания оглавления необходимо абзацы, образующие структуру, т.е. заголовки разного уровня, предварительно отформатировать с применением соответствующих стилей заголовков.

Д ля автоматического создания оглавления необходимо установить курсор в место вставки оглавления и из меню Вставка выбрать команду Ссылка  Оглавление и указатели. В появившемся диалоговом окне выбрыть нужный формат оглавления и ввести необходимые параметры (рис. 5)

Рисунок 5 – Вид диалогового окна Оглавление и указатели

Средства автоматизации, используемые при создании и редактировании документов Microsoft Word

В тестовом процессоре Microsoft Word имеется ряд средств для автоматизации работы с документом, которые позволяют ускорить и облегчить ввод текста в документ, устранить ошибки и повысить качество создаваемых документов. К ним относятся: автоматическая расстановка переносов, проверка правописания, использование словаря синонимов, операции поиска и замены, и такие средства, как автозамена, автотекст, автозавершение и автоформат.

Автоматическая расстановка переносов

В документах с большим количеством однородных абзацев для экономии пространства листа часто включается перенос слов. Этот параметр действует на весь документ, и для его установки выделять текст не надо.

Задать автоматическую расстановку переносов можно из меню Сервис командой Язык  Расстановка переносов. В появившемся диалоговом окне установите галочку в поле Автоматическая расстановка переносов (рис. 6).

Р исунок 6– Вид диалогового окна Расстановка переносов

Проверка правописания

Инструментальные средства автоматической проверки документов, имеющиеся в программе Microsoft Word, позволяет находить и исправлять ошибки и улучшать качество текста.

Д ля установки автоматической проверки правописания непосредственно во время создания и работы над документом необходимо из меню Сервис выбрать команду Параметры и в появившемся диалоговом окне Параметры на вкладке Правописание в опции Орфография установить галочки в полях Автоматически проверять орфографию, Всегда предлагать замену, Пропускать слова из прописных букв, Пропускать слова с цифрами, а в опции Грамматика установить галочки в полях Автоматически проверять грамматику, Также проверять орфографию и Статистика удобочитаемости (рис. 7).

Рисунок 7 – Вид диалогового окна Параметры

При проверке орфографии слова, которые содержат ошибку или не найдены в словаре, подчеркиваются красной волнистой линией. Подчеркнутые слова можно исправить вручную, добавить в словарь, выбрать для исправления одно из действий, предлагаемых в диалоговом окне или пропустить.

Предложения, в которых имеются предполагаемые грамматические ошибки, подчеркиваются зеленой волнистой линией.

Использование словаря синонимов

Словарь синонимов позволяет найти синоним и антоним к заданному слову. Он используется в случаях, когда требуется избежать повторения одного и того же слова в предложении (абзаце). Для его использования следует установить текстовый курсор на слово, для которого требуется найти синоним (антоним) и либо задать из меню Сервис команду Язык  Тезаурус, либо выбрать из контекстного меню команду Синонимы  Тезаурус.