6. Адресование документа

6.1 Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или её структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Пример: Минсельхозпрод России

Департамент ветеринарии

6.2 Документ не должен содержать более четырёх адресов: каждый экземпляр такого документа дол­жен быть подписан. При направлении документа бо­лее чем в четыре адреса составляется список на рас­сылку и на каждом документе проставляется только один адрес.

6.3 Приказ - распорядительный документ управ­ления. Проекты приказов разрабатываются отделами управления по поручению начальника или по собственной инициативе. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной час­тей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, да­та, номер, заголовок, и передаётся содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации. Распорядительная часть начинается словом ''ПРИКАЗЫВАЮ''.

6.4 Инструкция - документ, в котором излагают­ся правила регулирующие специальные стороны дея­тельности управления. В заготовке к тексту инструк­ции обозначается объект или круг вопросов, на кото­рые распространяются её требования. Текст инст­рукции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.

6.5 Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на за­седаниях коллегиальных органов совещаний.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводной части заполняются следующие реквизи­ты: председатель, секретарь, присутствовали, пове­стка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографическое исполнение.

Основная часть протоколов состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каж­дого раздела строиться по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Ос­новное содержание докладов и выступлений поме­щается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Протоколы нумеруются по­рядковыми номерами в пределах календарного года.

7. Регистрация документов

7.1 Регистрация документов - фиксация соз­дания или поступления в управление документа путём проставления на нём регистрационного ин­декса с последующей записью необходимых све­дений о документе в регистрационном журнале.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учётные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.).

7.2 Документы целесообразно регистрировать в управлении один раз: поступающие - в день по­чтения, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяются регистрационные журналы.

8. Контроль исполнения

8.1 Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль осуществляется руководителями и ответственными исполнителями.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

8.3 На документе и в регистрационных журналах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.