3. Документы управления

3.1 Деятельность ветучреждений обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих доку­ментов, составляющих их документационную базу.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией, органы управления издают сле­дующие документы: устав, положения, инструкции, распоряжения, приказы, протоколы.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава форм докумен­та, а также процессов работы с документами.

4. Правила подготовки и оформления

ДОКУМЕНТОВ

4.1 Документ должен иметь следующие обяза­тельные реквизиты: наименование управления автора документа, название, виды документа или унифи­цированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об ис­полнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки и оформления состава реквизи­тов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

4.2 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязатель­ных реквизитов и стабильный порядок их располо­жения. Бланки документов изготовляются на бумаге форматов А (297x420), А (210x297), А (148x210). Бланки документов должны иметь поля, мм: левое - 20, верхнее - 20, правое и нижнее - 10. Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

4.3 Наименование министерства и ведомства помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ) в письме.

Наименование управления указывается в точном соответствии с положением о нём. Сокращённое наименование применяется только в том случае, если это официально зафиксировано в положении об управлении. Сокращённое наименование помещает­ся на бланке вслед за полным.

4.4 Заголовок к тексту документа - краткое изло­жение содержания документа. Он должен быть мак­симально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласоваться с на­званием документа. Например, приказ (о чём) о вы­пуске.

4.5 Датой документа является дата его подписа­ния; для документа, применяемого коллегиальным органом, дата его принятия; для утверждаемого до­кумента - дата утверждения. Дата документа про­ставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документ вступает в силу с момента их подписа­ния (или утверждения), если в тексте не предусмот­рена другая дата.

Дата подписания, утверждения, согласования до­кумента, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элемен­ты даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. На­пример: 18.03.98. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется сло­весно - цифровой способ оформления дат: 18 марта 1998 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим обра­зом: письмо от 03.03.98.

5. Индекс документа

5.1 Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых номеров необходи­мых условных обозначений при регистрации, указы­вающих место их исполнения и хранения.

Индекс входящего, исходящего внутреннего до­кумента, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера докумен­та.

Согласование может проводиться как внутри управления, так и вне его. Внутренние согласования оформляется путём визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, её расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, её расшифровку и дату визирования, при необходимости ука­зывается должность визирующего.

5.2 Подпись документа

Документы, направляемые управлением в выше­стоящие органы, подписываются начальником или в его отсутствие заместителями. Документы, направ­ляемые сторонним организациям от имени управле­ния, подписываются начальником или его заместите­лями. В состав подписи входят: наименование долж­ностного лица, подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка.

Пример:

Начальник

подпись С.М. Пау

При подписании документа несколькими долж­ностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

5.3 Отметка о выполнении документа и направ­лении его в дело включает: краткие сведения об ис­полнении, если отсутствует документ, свидетельст­вующий об исполнении, или при наличии такого до­кумента, ссылку на его дату и номер, отметку „В де­ло", номер дела, в котором будет храниться доку­мент, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.4 Внешнее согласование документа оформляет­ся соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне до­кумента и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласо­вывается документ (включая наименование органи­зации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Начальник областного

Управления ветеринарии

СМ. Пау

" " 1998 г.

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

19.03.98 г.№02-16/1247-т

Гифы согласования могут располагаться на отдельном "Лист согласования ", если содержание доку­мента затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".