7. Формирование отчетов
а) Сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
Сформировать отчет «Карточка счета» для счета 60.
Сформировать регламентированный отчет «Бухгалтерский баланс» из группы «Бухгалтерская отчетность» за период с января по август 2008 года.
Установить единицы измерения — в рублях.
Щелкнуть по кнопке «Заполнить», а затем по кнопке «Печать» «Показать бланк» (в нижней части окна).
Задание 1
а) В справочнике «Номенклатура» создать элемент в группе «Материалы»:
—орехи, ед. измерения — кг, ставка НДС — 18%.
b) В справочнике «Номенклатуры» создать элемент в группе «Продукция»:
—торт Ореховый, ед. измерения — шт, ставка НДС — 18%.
c) Произвести установку цен номенклатуры:
—от: 01.02.2008; тип цен: основная цена продажи; продукция: торт Ореховый; цена: 260 руб.
d) В справочнике «Контрагенты» создать два элемента:
в группе «Покупатели» — ООО «Лакомка»; вид договор с покупателем; тип цен — договорная (остальную информацию об организации придумать самостоятельно);
в группе «Поставщики» — ЗАО «Садовод»; вид договора с поставщиком (остальную информацию об организации придумать самостоятельно).
e) Оформить документом «Поступление товаров и услуг» поступление материалов от ЗАО «Садовод»:
—орехи — 20 кг по 86 руб.
f) Оформить документ «Счет-фактура полученный» на основании документа «Поступление товаров и услуг» (входящий номер — 115, текущая дата).
d) Оформить документ «Платежное поручение исходящее» основании документа «Поступление товаров и услуг». Учесть фактическое перечисление денежных средств.
h) Оформить документом «Требование-накладная» перемещение материалов в производство:
—орехи — 10 кг.
i) Оформить документом «Отчет производства за смену» передачу готовой продукции на склад:
—торт Ореховый — 5 шт по плановой цене 160 руб.
j) Оформить документом «Реализация товаров и услуг» отгрузку продукции «ООО Лакомка»:
—торт Ореховый — 3 шт.
k) Оформить документ «Счет-фактура выданный» на основании документа «Реализация товаров и услуг».
l) Оформить документ «Платежное поручение входящее» на основании документа «Реализация товаров и услуг». Учесть фактическое перечисление денежных средств.
Задание 2
a) В справочник номенклатуры в группу «Товары» добавить элемент:
—коктейль, ед. измерения — шт, ставка НДС — 18%.
b) Установить цены номенклатуры:
—от: 01.02.2008; тип цен: основная цена продажи; номенклатура: коктейль; цена: 25 руб.
c) Оформить поступление товаров от Молкомбината:
—коктейль — 10 шт. по 19 руб.
Оформить документ «Счет-фактура полученный» на основании документа «Поступление товаров и услуг» (входящий номер — 125, текущая дата).
Оформить расходный кассовый ордер на основании документа «Поступление товаров и услуг» (основание – приобретение материалов).
Оформить реализацию товаров покупателю «Кафе»:
—коктейль — 5 шт.
g) Оформить документ «Счет-фактура выданный» на основании документа «Реализация товаров и услуг».
h) Оформить документ «Платежное поручение входящее» на основании документа «Реализация товаров и услуг». Учесть фактическое перечисление денежных средств.
i) Оформить реализацию товаров «Физ. лицу»:
—коктейль — 5 шт.
j) Оформить документ «Счет-фактура выданный» на основании документа «Реализация товаров и услуг».
k) Оформить приходный кассовый ордер на основании документа «Реализация товаров и услуг» (основание - реализация товаров).
Задание 3
а) Заполнить справочники:
—в справочнике «Номенклатура» в группе «Материалы» создать группу «Стройматериалы», а в ней — элемент «Доски дубовые» (ед. измерения — кубический метр добавить с помощью кнопки «Подбор из ОКЕИ»);
—в справочнике «Номенклатуры» в группе «Продукция» создать группу «Столярная продукция», а в ней — элемент «Двери деревянные» (ед. измерения - штуки);
—установить цены номенклатуры:
период: 01.03.2008; тип цен: основная цена продажи; номенклатура: двери деревянные; цена: 700 руб.;
—в справочнике «Контрагенты» создать элементы: в группе поставщики — «Лесопильный завод», в группе покупатели «Ростстрой» (настроить договора);
—в справочнике «Подразделения организации» добавить элемент «Столярный цех».
b) Ввести остатки на конец предыдущего квартала по счетам (не забыть про налоговый учет):
—счет 10.01 — доски дубовые — 20 кубометров — 2000 руб.
—счет 43 — двери деревянные — 10 штук — 5000 руб.
—счет 60.01 — лесопильный завод — основной договор 7000 руб.
Проверить правильность ввода остатков.
Полностью оформить следующие хозяйственные операции за текущий квартал с помощью документов:
поступление материалов: доски дубовые — 10 кубометров по 100 руб. — лесопильный завод (не забыть про счет-фактуру платежное поручение);
перемещение материалов в производство: доски дубовые — 10 кубометров (не забыть про закладку «Счета учета затрат»);
передача готовой продукции из столярного цеха на склад: двери деревянные — 5 штук по 500 руб.;
отгрузка продукции: двери деревянные — 4 штуки — Ростстрою (не забыть про счет-фактуру и приходный кассовый ордер).
e) Сформировать оборотно-сальдовую ведомость за текущий квартал.
УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Для учета наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 50 «Касса». Обратимся к рабочему плану счетов программы (меню «Предприятие» → «Планы счетов» → «План счетов бухгалтерского учета»), чтобы удостовериться, насколько его настройка отвечает требованиям ведения кассовых операций.
Для быстрого перехода к интересующему счету достаточно набрать на клавиатуре искомый номер. В результате, программа автоматически переместит курсор на ту строку Плана счетов бухгалтерского учета, в которой содержится счет с заданным номером. Ниже (рис. 166) приводится фрагмент Плана счетов с настройкой счета 50.
Рис.
166
В Плане счетов бухгалтерского учета интересующий нас счет объявлен активным, что соответствует его экономическому содержанию. На счете выделено несколько субсчетов: 50.01 — для учета наличия денежных средств в кассе организации, 50.02 — в операционной кассе. Субсчет 50.03 — для учета денежных документов, 50.21 — для учета наличия валютных средств в кассе организации и т.п.
В связи с этим на субсчете 50.21 установлен признак ведения валютного учета (в графе «Вал» установлен признак «галочка»). Если не производить перенастройку существующего рабочего плана счетов, то данную особенно следует принимать во внимание при отражении кассовых операций в компьютерной бухгалтерии. Во всех операциях, затрагивающих счет 50, обязательно нужно указывать номер субсчета.
Для автоматизации ввода кассовых операций в типов конфигурации программы «1С:Бухгалтерия предприятия» предусмотрены документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».
Документы могут использоваться:
для ввода информации из реального первичного документа и сохранения в компьютерной базе данных;
для формирования бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в базе учетных данных;
для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или выдан на печать.
Не исключается использование документа для одной или двух из названных целей. Например, документ может быть предназначен для ввода информации и формирования проводок, но не распечатываться или, наоборот, документ можно распечатать, но не проводить, т.е. не формировать проводки.
Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитор документа.
Для кассовых документов предусмотрен еще журнал с наименованием «Журнал кассовых документов», который используется для регистрации документов двух типов — приходных и расходных кассовых ордеров.
Заметим, что один и тот же документ может быть зарегистрирован не в одном, а одновременно в нескольких журналах. Однако в отличие от ручного учета ввод документа осуществляется однократно, а компьютер самостоятельно производит «разноску» записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами конфигурирования системы.
ФОРМИРОВАНИЕ ПРИХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
Документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.
Для ввода нового документа можно воспользоваться пунктом «Приходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроется окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить» и выбрать вид операции документа: оплата от покупателя, прием розничной выручки, возврат денежных средств подотчетным лицом, возврат денежных средств поставщиком, получение наличных денежных средств в банке, расчеты по кредитам и займам с контрагентами, прочий приход денежных средств.
Замечание.
Обратиться к форме диалога для ввода документа можно и другими способами:
•открыть журнал операций (меню «Операции» → «Журнал операций») и из него обратиться к режиму ввода нового документа с помощью пиктограммы «Добавить». На экране появится большой список, содержащий все виды документов. Из него нужно выбрать интересующий документ «Приходный кассовый ордер», вид операции и далее ввести информацию путем заполнения предложенной экранной формы документу;
•открыть специализированный журнал, предназначенный для регистрации кассовых документов (в нашем случае «Журнал регистрации кассовых документов», находящийся в меню «Касса»), Далее с помощью пиктограммы нажатием на клавишу Insert, или через меню «Действия - Добавить» обратимся к режиму ввода нового документа. Теперь будет предложен ограниченный список, состоящий только из двух документов, которые регистрируются a текущем журнале:
Приходный кассовый ордер;
Расходный кассовый ордер.
Выберем первый из перечисленных типов документов и операции. В результате раскроется диалоговая форма ввода соответствующего документа.
Пример обращения к форме документа и последующего ее заполнения показан на рис. 167.
Рис. 167
Поясним порядок заполнения формы.
Первое поле «Номер» предназначено для ввода номера документа. Автоматически документу присваивается номер по порядку. Это поле может быть откорректировано, однако обычно в этом нет необходимости. Во втором поле «от:» проставляется дата документа, которая должна соответствовать дате поступления денежных средств в кассу. Также автоматически заполняется поле «Организация:», В поле «Сумма:» указывается сумма, вносимая в кассу.
В зависимости от установленного вида операции (кнопка «Операция» в верхней части окна) с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым one рациям:
Оплата от покупателя;
Прием розничной выручки;
Возврат денежных средств подотчетником;
Возврат денежных средств поставщиком;
Получение наличных денежных средств в банке;
Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;
Прочий приход денежных средств.
В зависимости от выбранного вида операции форма ввода изменяется (изменяются состав и назначение полей в нижней части окна).
В случае оформления поступления денежных средств от покупателя или комиссионера документ «ПКО» может быть выписан на основании документа «Реализация товаров и услуг» или «Отчет комиссионера». Операция «Оплата от покупателя» установлена по умолчанию.
Если необходимо оформить операцию получения денег oт поставщика за возвращенные ему ранее позиции номенклатуры, то в приходном кассовом ордере устанавливается вид оплаты «Возврат денежных средств поставщиком».
В случае оформления операции по возврату недорасходе ванных денежных средств подотчетником устанавливается вид операции «Возврат денежных средств подотчет пиком». При оформлении данной операции необходимо выбрать подотчетное лицо, которое возвращает денежные средства и тот документ («Расходный кассовый ордер»), по которому производится возврат денежных средств.
С помощью документа «Приходный кассовый ордер» можно оформить операцию получения денежных средств с банковского счета в кассу организации. При этом в документе устанавливается вид операции «Получение наличных денежных средств в банке» и указываются расчетный счет, с которого будут сняты денежные средства, и касса, в которую они поступили в качестве наличных денежных средств.
В документе «Приходный кассовый ордер» предусмотрена возможность фиксации так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Это может быть, например, получение кредита в банке, поступление денег в качестве процентов по акциям и т.д. В этом случае устанавливается вид оплаты «Прочий приход денежных средств», а в документе заполняется соответствующая статья движения денежных средств.
Если необходимо принять розничную выручку с торговой точки, то устанавливается вид оплаты «Прием розничной выручки». Если торговая точка автоматизирована, то проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не документом «Приходный кассовый ордер». В случае неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флаг в форме документа. В этом случае проводки по бухгалтерскому учету формируются самим документом.
В закладку «Печать» вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, от кого поступили денежные средства (поле «Принято от» в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.
В бухгалтерском учете отражаются все указанные операции. В налоговом учете отражаются суммовые разницы как внереализационные доходы или расходы, если они возникают по факту расчетов с контрагентами. Для операции «Оплата от покупателя» возможно автоматически разбить суммы платежа на оплату и аванс, для этого необходимо указать счет учета аванса.
ПОСТУПЛЕНИЕ ДЕНЕГ В КАССУ
Допустим, деньги в кассу поступают от подотчетного лица (сдается наличными остаток подотчетных сумм), тогда выбираем операцию «Возврат денежных средств подотчетником». Автоматически заполняются Поля: номер, дата (поле «от:») и организация. В поле «Сумма» введем сумму, полученную от подотчетного лица (например 1500 руб.).
На счете 71.01 аналитический учет ведется в разрезе сотрудников, поэтому программа автоматически включает и документ поле для ввода реквизита «Подотчетник». Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, который открывается после щелчка по кнопке … (выбор). Заполняем также поле «Статья ДДС» (движение денежных средств) путем выбора из справочника (если нужного элемента нет, то его следует добавить), как показано на рис. 168.
Рис. 168
В закладке «Печать» в графе «Принято от» автоматически будет указано наименование выбранного сотрудника в таком виде, как оно было введено в справочник. Целесообразно вручную исправить окончание наименования (например, ФИО сотрудника), чтобы оно было в родительном падеже для правильной печати документа.
В поле «Основание» указывается основание поступления денег в кассу: «Возврат остатка подотчетных сумм« (рис. 169).
В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру, если они имеются.
Рис. 169
ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА
После заполнения всех полей документа нажатием экранных кнопок «Записать» и «Печать» (в нижней части формы ввода) на экран выводятся окна, содержащие печатную форму документа «Приходный кассовый ордер» и квитанции к нему (рис. 170).
Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если он сформирован правильно, все поля заполнены правильно, то можно распечатать данный документ на принтере, выбрав в меню «Файл» пункт «Печать». Экземпляр приходного кассового ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, остается в архиве бухгалтерии, а квитанция выдается на руки лицу, внесшей наличные в кассу.
Рис. 170
ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЦЕССА ВВОДА ДОКУМЕНТА
После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа, нажав кнопку «ОК» в диалоговой форме ввода документа.
Это приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о его наличии. Кроме того, будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получает статус «Проведенный».
После завершения операции ввода нового документа в окне соответствующего журнала (например «Приходные кассовые ордера») появляется запись о введенном документе.
Данный документ является проведенным, о чем свидетельствует пометка (галочка), размещенная слева от записи. Следовательно, этому документу соответствует операция, содержащая проводки.
ПРОСМОТР ПРОВОДОК, СФОРМИРОВАННЫХ ПО ДОКУМЕНТУ АВТОМАТИЧЕСКИ
Находясь в журнале операций (меню «Проводки» → «Журнал операции»), можно выделить нужный документ (щелкнуть по нему один раз) и в нижней части журнала просмотреть проводки того документа, который выделен в верхней части журнала (рис. 171).
Рис. 171
ПРОСМОТР И РЕДАКТИРОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО ДОКУМЕНТА
В компьютере сохранены формы ввода первичных документов. Они доступны для просмотра и корректировки. Их вызов может быть осуществлен из журналов операции проводок и соответствующих документов двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка «Печать» в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное число копий любого документа.
ФОРМИРОВАНИЕ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) (меню «Касса» или «Банк и касса») предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям:
оплата поставщику;
возврат денежных средств покупателю;
выдача денежных средств подотчетнику;
прочий расход денежных средств;
выплата заработной платы по ведомостям;
выплата заработной платы работнику;
расчеты по кредитам и займам с контрагентами;
взнос наличными в банк;
инкассация денежных средств;
выплата депонированной заработной платы.
В случае оформления выплаты денежных средств поставщику или комитенту РКО может быть выписан на основании документа «Заказ поставщику», «Поступление товаров и услуг» или «Отчет комитенту». При оформлении таких операций следует установить вид операции «Оплата поставщику». Изменения во взаиморасчетах с контрагентами происходят при акцепте документа.
Если необходимо оформить операцию выдачи денежных средств покупателю за возвращенные им товары, то необходимо установить вид операции «Возврат денежных средств покупателю». В этом случае РКО может быть выписан на основании документа «Возврат от покупателя» или «Заказ покупателя».
В случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции
«Выдача денежных средств подотчетнику». При оформлении данной операции из справочника «Физические лица» необходимо выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства.
Валюта, зафиксированная в РКО, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу, определяется как валюта подотчетного лица. Именно в этой валюте подотчетное лицо должно отчитываться и оформлять авансовый отчет.
При оформлении операции «Взнос наличными в банк» в документе указывается та касса компании, из которой расходуются наличные денежные средства, и тот расчетный счет организации, на который они поступают.
На основании расходного кассового ордера с установленным видом операции «Инкассация денежных средств» можно ввести документ «Платежный ордер: поступление денежных средств», отражающий операцию по зачислению инкассированных денежных средств на расчетный счет организации.
В документе предусмотрена возможность фиксирования выплаты так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Это может быть, например, оплата аренды помещений, выдача денежных средств на представительские расходы и т д. В этом случае устанавливается вид операции «Прочий расход денежных средств» и вводится дополнительная информация о статье движения денежных средств.
В документ также вводится необходимая информация для правильного формирования его печатной формы, а именно: о том, кому выданы наличные денежные средства (поле «Выдать» в закладке «Печать»), а также основание и приложение по документу. При проведении документа по бухгалтерскому учету в группе полей «Получатель» указывается дополнительная информация о виде и типе расчетов и о счете расчета, на который необходимо отнести данный платеж.
ВЫПЛАТА ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ
Допустим, деньги из кассы выплачиваются поставщику тогда выбираем операцию «Оплата поставщику».
Автоматически заполняются поля: номер, дата (поле «от:» и организация. В поле «Сумма» введем сумму, выплаченную поставщику (например 10 000 руб.).
На счете 60.01 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита «Контрагент», поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, который открывается после щелчка по кнопке … (выбор) (рис.172).
В закладке «Печать» в графе «Принято от» автоматически появляется наименование выбранного контрагента.
В поле «Основание» указывается основание поступления денег в кассу: «Оплата поставщику за материалы».
В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, если они имеются.
Рис. 172
ВВОД НОВОГО ДОКУМЕНТА ПУТЕМ КОПИРОВАНИЯ СУЩЕСТВУЮЩЕГО
Ввод нового документа может быть осуществлен путем копирования существующего документа, что позволит сократить объем вводимой информации. Для этого необходимо обратиться к журналу документов и выполнить следующие действия:
найти строку с документом, подлежащим копированию и поместить на нее курсор;
нажать клавишу F9 или выбрать пункт меню «Действия — Скопировать»;
отредактировать реквизиты документа;
напечатать документ нажатием экранной кнопки «Печать»;
сохранить документ и проводки, нажав на экране кнопку «ОК».
ФОРМИРОВАНИЕ ЕЖЕДНЕВНОГО ОТЧЕТА КАССИРА
Кроме рассмотренной выше регистрации кассовых документов в журнале кассовых документов в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия предприятия» предусмотрен режим печати ежедневного отчета кассира, представляющего собой один лист кассовой книги.
Допускается использовать распечатанные на компьютере листы для последующего формирования кассовой книги.
Данный отчет составляется программой на основании проводок по счету 50 «Касса».
Рассмотрим порядок формирования ежедневного отчета кассира на следующем примере.
На конец рабочего дня необходимо сформировать два экземпляра листа кассовой книги (отчета кассира), отражающего кассовые операции за день. Первый экземпляр предназначен для передачи главному бухгалтеру, второй экземпляр, подписанный главным бухгалтером, остается у кассира.
Для формирования нужного отчета необходимо обратиться к нему через меню «Касса» (или «Банк и касса») → «Кассовая книга». На экран выдается окно настройки параметров данного отчета (рис. 173).
Рис. 173
В этом окне следует указать нужные данные.
После внесения необходимых параметров для формирования отчета можно нажать кнопку «Сформировать». Сформированный отчет открывается в нижней части этого окна (рис. 174). Затем он может быть выведен на печать.
Сформированный отчет содержит остатки на начало даты по счету 50, все проводки по этому счету за день, а также итоговые обороты и остаток на конец дня.
Рис. 174
При двойном щелчке мышью по строке, содержащей информацию о кассовом ордере, происходит мгновенный переход в форму данного документа. Это удобно использовать для быстрого поиска и корректировки проводок при обнаружении ошибочных данных.
Печать сформированного документа обеспечивается через меню «Файл — Печать».
Перед печатью документа на экран выдается окно настройки параметров печати, где среди прочих параметров можно установить количество экземпляров (число копий) документа.
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА РАБОТНИКОВ
Подотчетными лицами могут являться только сотрудники организации.
Для ведения списка сотрудников организации предусмотрены справочники: «Физические лица», «Подразделения организации» и «Должности».
Для ведения справочника «Физические лица» (рис. 175) выбирается меню «Кадры» (или «Зарплата») → «Физические лица».
Рис. 175
Для ведения справочника «Подразделения организации» выбирается меню «Предприятие» → «Подразделения организаций».
Для ведения справочника «Должности» надо выбрать меню «Кадры» → «Должности» (или «Зарплата» → «Кадровый учет» → «Должности»).
Список работников заполняется с помощью документа «Прием на работу в организацию» (меню «Кадры → «Прием на работу в организацию» или «Зарплата» «Кадровый учет» → «Прием на работу в организацию.
Попасть в список «Сотрудники организации» (или «Работники организации») (рис. 176) можно, выбрав меню «Кадры» → «Сотрудники организации» (или «Зарплата» «Работники»).
Рис. 176
Для изменения информации о сотрудниках, уже внесенных в список работников, рекомендуется использовать документы типовой конфигурации — «Кадровые перемещения организации» и «Увольнения из организации» (меню «Кадры» (или «Зарплата») → «Кадровый учет»).
Справочник «Физические лица» и список сотрудников (работников) используются для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.
В окне элемента справочника «Физические лица» (рис. 177) отражаются основные данные о сотруднике: ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, удостоверение, ИНН сотрудника, страховой № ПФР, контактная информация.
С помощью щелчка по кнопке «НДФЛ» в верхней части экрана (рис. 177) откроем окно для внесения информации о доходах работника для целей обложения налогом на доходы физических лиц.
Рис. 177
На закладке «Вычеты» указываются право работника на стандартные вылеты и их применение в организации (рис. 178).
Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на закладке «Доходы на предыдущих местах работы» (рис. 179) указываются доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно представленной справке по форме № ) НДФЛ.
Рис. 178
Рис. 179
В элементе справочника сотрудников хранятся табельный номер, должность, подразделение (рис. 180).
Рис. 180
В реквизите «Должность» указывается должность, на которую принят работник. Этот реквизит заполняется и том случае, если с работником устанавливаются трудовые отношения. Если же работник был уволен, то поля «Подразделение» и «Должность» становятся пустим» (рис. 181).
В реквизите «Подразделение» указывается, в какое подразделение был произведен прием на работу. Если в организации нет структурных подразделений, то в справочник следует ввести хотя бы одно подразделение, например «Основное».
Рис. 181
РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские расходы, покупку товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
Операции по выдаче денежных средств из кассы и возврату неиспользованных сумм в кассу вводятся с помощью документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».
ВЫДАЧА ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ ИЛИ ВОЗМЕЩЕНИЕ ПЕРЕРАСХОДА
Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода используется документ «Расходный кассовый ордер».
Для ввода нового документа можно воспользоваться документом «Расходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроется окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить».
В случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику» (рис. 182 или рис.183).
Рис. 182
Рис. 183
При оформлении данной операции в поле «Подотчетник» из справочника «Физические лица» необходимо выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства. Кроме того, проверяется дата документа и вводится сумма документа (рис. 184).
Перейдем к закладке «Печать». В ней поле «Выдать» заполняется автоматически (рис. 185).
В текстовом поле «Основание» следует указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы. Если имеются дополнительные документы, то заполняется реквизит «Приложение». Указывается реквизит «По», если он не заполнился автоматически. Если были заполнены данные сотрудника организации, то в этом поле автоматически выводятся паспортные данные сотрудника из справочника «Физические лица».
Рис. 184
Рис. 185
Затем документ надо записать и распечатать. Закрыть печатную форму.
Как правило, при проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки, щелкнув по кнопке «ОК». Сформированные проводки можно просмотреть в окне «Расходные кассовые ордера», щелкнув по кнопке (Дт Кт) (рис. 186).
Рис. 186
ВОЗВРАТ НЕИСПОЛЬЗОВАННЫХ ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ
Для отражения в учете операций по возврату неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы, предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Порядок его заполнения аналогичен порядку заполнения расходного кассового ордера.
ФОРМИРОВАНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет».
Авансовые отчеты формируются, хранятся и редактируются в журнале (списке) «Авансовые отчеты» (меню «Касса» или «Банк и касса»). Откроется окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить».
Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках.
Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отражается на закладке «Авансы».
Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на:
Закупку товаров (закладки «Товары»);
Оплату поставщикам (закладка «Оплата»);
Прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее»).
Данные о расходе денежных средств заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части.
Закупка товаров
Информация о закупленных подотчетным лицом товарах фиксируется на закладке «Товары», о закупке возвратной тары — на закладке «Тара».
Данные об израсходованных подотчетным лицом суммах вносятся в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов. При внесении данных о товарах, приобретенных подотчетным лицом, сумма, которую оно истратило, отражается в двух валютах: в валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого вносится запись о закупке то варов, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.
Если закупленный подотчетным лицом товар сразу поступает на склад, то в документе указывается склад, на который поступил товар.
Оплата поставщику
Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке «Оплата». Сумма отражается в двух валютах: в валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком, и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.
При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком,
Дополнительные расходы
К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, бензин и т.д. Эти данные вносятся в закладку «Прочее». В качестве дополнительной информации может быть указана статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетного лица.
В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.
Бухгалтерский учет
Для корректного отражения операций в бухгалтерской учете в табличной части документа необходимо указать счет и аналитику бухгалтерского учета приобретаемых объектов (или счет учета расчетов с поставщиками, которым произведена оплата). Первоначально счета бухгалтерского учета могут быть установлены автоматически (исходя из имеющихся в регистрах данных), если табличная часть уже заполнена.
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» соответствующих субсчетов (если отчет в рублях, то субсчет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте, то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»).
Налоговый учет
При установленном флаге «Отразить в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль.
Для корректного отражения операций в налоговом учете в табличной части документа необходимо указать счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов.
При проведении документа в налоговом учете сформируются записи:
в части приобретения товаров (работ, услуг) — по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета НПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав»;
в части оплаты поставщикам — не отражается.
Одновременно с проводками по бухгалтерскому учету НДС производятся записи в регистре накопления «НДС покупки» на суммы налога, указанные в авансовом отчете. При этом здесь же вводятся сведения о счетах-фактурах поставщиков, которые затем регистрируются в том же регистре.
При ведении сложного учета «входного» НДС (в регистре сведений «Учетная политика (налоговый учет)» установлен флаг «Наличие операций без НДС или с НДС 0%»), предусмотренного учетной политикой для целей налогообложения:
если принимаемые к учету приобретенные ценности отражаются на счетах учета косвенных расходов на производство и реализацию, то относящиеся к ним суммы НДС, предъявленные поставщиками, записываются в регистр «НДС по косвенным расходам»;
если такие ценности относятся к прямым расходам на производство определенной номенклатурной группы продукции, для которой в системе ведется сложный учет «входного» НДС, то производятся записи регистр «НДС по незавершенному производству»;
если принимаются к учету МПЗ, то делаются записи в регистр «НДС по партиям запасов».
Кроме того, если принимаются к учету строительно-монтажные работы, относимые в дебет счета 08.03 «Строительство объектов основных средств», то делаются записи в регистр «НДС по строительству (монтажу) ОС».
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ О ЗАКУПКЕ ТОВАРОВ
Рассмотрим более подробно формирование авансов отчета о закупке товаров.
Для ввода нового документа в списке «Авансовые отчеты» (меню «Касса» (или «Банк и касса») → «Авансовый отчет») надо щелкнуть по кнопке «Добавить».
При создании нового авансового отчета программа автоматически вносит дату документа, которая при необходимости может быть изменена. Заполняются автоматически также поля «Организация» и «Склад».
В поле «Физическое лицо» выбираем подотчетное лицо одноименного справочника. В поле «Назначение» приводим назначение аванса. На закладке «Авансы» указываем по какому расходному кассовому ордеру выданы денежные средства под отчет (рис. 187).
Рис. 187
Переходим к закладке «Товары» (рис. 188).
Рис.188
Кнопка «Цены и валюта» в верхней части окна предназначена для выбора и настройки типов цен, валюты, порядка учета НДС (рис. 189).
При необходимости вносим изменения (например, выберем Тип цен — основная цена закупки) и щелкаем по кнопке «ОК».
Теперь щелкаем по кнопке «Добавить» в закладке «Товары» и заполняем строку (рис. 190).
Щелкаем по кнопке «Записать», распечатываем документ, закрываем печатную форму. Затем щелкаем по кнопке «ОК».
Рис. 189
Рис. 191
В списке авансовых отчетов можно просмотреть бухгалтерские проводки, щелкнув по кнопке Дт Кт (рис. 191).
УЧЕТ БАНКОВСКИХ И РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
УЧЕТ РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ (БАНКОВСКИХ ОПЕРАЦИЙ) В СИСТЕМЕ «1 С:ПРЕДПРИЯТИЕ»
Бухгалтерский учет денежных средств на банковских счетах ведется на балансовом счете 51 «Расчетные та». Прежде чем приступать к вводу операций по банку следует предварительно ознакомиться с существующей настройкой Плана счетов бухгалтерского учета и аналитикой для данного счета, подготовить необходимую справочную информацию.
В Плане счетов бухгалтерского учета (меню «Предприятие» — «Планы счетов» — «План счетов бухгалтерского учета») обратимся к строке, содержащей описание пара метров счета 51 (рис. 192).
Рис. 192
Настройка счета 51 свидетельствует, что данный счет:
не имеет субсчетов;
объявлен активным;
а также что на счете ведется аналитический учет в разрезе субконто вида «Банковские счета» и «Статьи движения денежных средств».
Первому виду субконто соответствует справочник «Банковские счета», содержащий реквизиты банков и расчетных счетов организации. Данный аналитический разрез позволяет вести учет наличия и движения денежных средств предприятия по каждому расчетному счету.
ЗАПОЛНЕНИЕ СПРАВОЧНИКА «БАНКОВСКИЕ СЧЕТА»
Чтобы хранить информацию о банковских счетах в типовой конфигурации, в принятой организации аналитического учета требуется заполнить справочник «Банковские счета», который предназначен для хранения банковских реквизитов организации и контрагентов.
Данный справочник может быть заполнен разными способами.
При первом запуске программа предлагает ввести основные сведения об организации. Среди этих сведений есть и банковские реквизиты. Если эти реквизиты были введены, то они попадают в качестве первого элемента (первого банковского счета) в справочник банковских счетов.
К справочнику «Банковские счета» можно обратиться также через меню «Операции — Справочники — Банковские счета» и ввести информацию обо всех банковских счетах, используемых организацией.
Кроме того, при введении информации о контрагентах также заполняется справочник банковских счетов.
При вводе документов или операций, использующих балансовый счет 51, программа предложит выбрать аналитический объект из справочника «Банковские счета». Если в справочнике нет информации об интересующем счете или вообще отсутствует информация, можно ввести новый элемент справочника, не выходя из данного режима работы. И только после завершения ввода нового элемента выбрать его из справочника.
На рис. 193 показана экранная форма для ввода элемента справочника «Банковские счета».
Рис. 193
Рассмотрим порядок заполнения этой формы.
В поле «Наименование» автоматически вводится наименование банковского счета, служащее для идентификации банковского счета в справочнике. Именно это наименование будет использоваться в проводках, операциях, документах, отчетах. В связи с этим важно определить единый порядок присвоения наименований банковским счетам. Наименования могут быть такими: «Расчетный в ...», «Основной», «Валютный счет». Также в качестве наименований расчетных счетов можно рекомендовать использовать наименования банков, в которых они открыты, например «Мирный», «Столичный».
В поле «Вид счета» выбирается соответствующий вид: расчетный, депозитный, ссудный, иной.
В поле «Банк» выбирается нужный банк из соответствующего справочника.
В поле «Номер счета» вводится 20-значный номер расчетного счета.
Затем указывается дата открытия и валюта счета.
Далее следует поле «Банк» для непрямых расчетов (банк— корреспондент).
Кроме того, при необходимости можно включить дополнительные опции в нижней части окна (рис. 193).
СДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ
Сдача вклада на расчетный счет производится по приказу руководителя предприятия. В бухгалтерии предприятия на основании приказа выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.
При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняются объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные на расчетный счет, в подтверждение получения данной суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прилагается ордер как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.
В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовой книге, включающая содержание операции по ордеру с указанием корреспондирующего счета — 51 «Расчетные счета» и суммы расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации.
Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой: дебет счета 51 «Расчетный счет» — кредит счета 50 «Касса».
Рассмотрим порядок отражения в компьютерной бухгалтерии операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке.
Например, необходимо сдать на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы.
Выписку расходного кассового ордера лучше всего заполнить с использованием документа «Расходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроем окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить». Появится форма выбора вида операции документа (рис. 194). Выбираем операцию «Взнос наличными в банк».
Рис. 194
Диалоговая форма документа показана на рис. 195.
Операцию можно изменить и после (с помощью кнопки «Операция» в верхней части экрана) (рис. 196).
Тогда форма ввода принимает вид (см. рис. 195).
Первое поле предназначено для номера документа. Автоматически документу присваивается номер при записи. Во втором поле указывается дата документа, которая должна соответствовать дате сдачи наличных на расчетный счет. Автоматически указывается организация и учета — 50.01.
При оформлении операции «Взнос наличными в банк» в документе указывается сумма, которая сдается на расчетный счет, и банковский счет организации, на который они поступают. Выбирается счет учета — 51 (рис. 197).
Рис. 195
Рис. 196
Рис. 197
В закладку «Печать» в графе «Выдать» вводится ФИО лица, получившего наличные, или (в случае сдачи наличных в банк) указывается «На расчетный счет».
Поле «По:» заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, тогда в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.
В поле «Основание» вводится содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы, например «сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы».
В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к кассовому ордеру.
После заполнения всех полей документа и записи его нажатием экранной кнопки «Расходный кассовый ордер» на экран выводится окно, содержащее печатную форму документа «Расходный кассовый ордер» (рис. 198).
Рис. 198
Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, то данный документ можно распечатать на принтере.
После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа нажатием кнопки «ОК» в диалоговой форме ввода документа.
Замечание.
Выписка расходного кассового ордера может не сопровождаться формированием проводок, поскольку они вводятся на основании банковской выписки. В связи с этим при сохранении документа можно отказаться от его проведения, тогда проводки сформированы не будут. Для этого документ надо записать и закрыть, не щелкая по кнопке «ОК». После получения банковской выписки можно повторно обратиться к документу по тем записям, которые зафиксированы в журналах компьютерной бухгалтерии, и провести его, открыв этот документ и щелкнув по кнопке «ОК».
Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам.
Сформирован расходный кассовый ордер, который распечатан и сохранен в компьютерной базе данных.
В журнале «Кассовых документов» (меню «Касса» или «Банк и касса») зарегистрирована запись о документе, в которой указаны наиболее важные его реквизиты (рис. 199).
Рис. 199
В журнале операций (меню «Операции» или «Проводки») зарегистрирована запись о документе (рис. 200).
В нашем примере мы сформировали проводки сразу.
Но если бы мы отложили этот процесс до прихода банковской выписки, то по записям, зарегистрированным в журналах, можно было бы повторно обратиться к документу (открыть документ двойным щелчком мыши), а затем щелкнуть по кнопке «ОК».
Рис. 200
Проведение документа вызовет автоматическое формирование проводки, которая сохраняется в журналах операций и проводок.
Форма ввода первичного документа сохранена в компьютере и остается доступной для просмотра и корректировки. Она может быть вызвана из журнала операций или из журнала документов «Кассовые документы» двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка «Печать» в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное количество копий данного документа.
Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в компьютер документ «Расходный кассовый ордер» путем заполнения его экранной формы. Все остальные действия по формированию печатного документа, разноске регистрационных записей о документе и операциях по журналам, формирование и регистрацию проводок компьютер выполнил автоматически. Таким образом, режим ввода документов обеспечивает большое удобство и высокий уровень автоматизации выполнения учетных процедур.
ВИДЫ ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ В КОНФИГУРАЦИИ «1 С:БУХГАЛТЕРИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ»
В конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» разработано два документа «Платежное поручение исходящее» и «Платежное поручение входящее». Первый документ предназначен для печати платежных поручений и учета списания безналичных денежных средств, второй — для учета поступления безналичных денежных средств. Эти документы формируются одинаково, но в форме второго документа нет возможности его распечатать.
ФОРМИРОВАНИЕ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ ИСХОДЯЩЕГО
Рассмотрим документ «Платежное поручение исходящее». Для его формирования выбираем в меню «Банк» или «Банк и касса» пункт «Платежное поручение исходящее» и щелкаем по кнопке «Добавить». Откроется форма выбора вида операции (рис. 201).
Рис. 201
Выбираем операцию «Оплата поставщику», после чего откроется форма ввода документа (рис. 202).
Рис. 202
Вид операции можно изменить и в форме ввода документа, щелкнув по кнопке «Операция» в верхней части экрана и выбрав нужную операцию (рис. 203).
Номер документа заполняется автоматически при записи.
Проверка на уникальность номеров установлена в пределах года, так что с начала нового года можно опять начинать нумерацию с номера 1.
Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но может быть изменена. Автоматически заполняются поля: «Счет учета», «Организация» и «Банковский счет».
Рис. 203
Поле «Получатель» (организация — получатель средств) выбирается из предложенного программой справочника «Контрагенты» (например, Молкомбинат). Если организация в справочнике отсутствует, ее можно ввести в справочник в процессе выписки платежного поручения. Банковские реквизиты получателя выбираются в поле «Счет получателя» (или «Банковский счет») из списка банковских счетов получателя (например, Расчетный в Донинвест). Справочник «Расчетные счета» подчинен справочнику «Контрагенты», поэтому в открывающемся окне выбора показываются только те расчетные счета, которые относятся к конкретному получателю. В поле «Сумма» указывается сумма к перечислению (например, 485 руб.).
В поле «Очередность платежа» следует указать номер группы очередности платежа в соответствии со статьей Гражданского кодекса Российской Федерации (например, 6). Обычно это поле заполнено по умолчанию.
В поле «Вид платежа» надо выбрать вид платежа: почтой, телеграфом, электронной почтой при осуществлении расчетов соответствующими способами (например, электронно). Обычно это поле тоже заполнено по умолчанию.
Затем заполняется поле «Договор с контрагентом» выбором из списка договоров (например, Основной договор).
Если производится оплата за товарно-материальные ценности, работы или услуги, которые подлежат обложению налогом на добавленную стоимость, то необходимо либо указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»), либо ввести сумму налога (реквизит «НДС»). Для платежей НДС (налоги, взносы, проценты за кредит, возврат ссуды и займа и т. д.) эти реквизиты должны быть равны нулю.
Введем ставку НДС - 18%.
В реквизите «НДС» автоматически формируется рассчитанная по заданному проценту сумма НДС с копейками (рис. 204). Ее можно изменить, например, округлив до полных рублей, и в платежном поручении будет указана эта сумма.
Рис. 204
Переходим к закладке «ИНН/КПП» (или «Печать») (рис. 205).
Рис. 205
Проверяем, заполнены ли автоматически поля «ИНН:» и «КПП:» как для плательщика, так и для получателя, Если поля для получателя оказались незаполненными, то это можно сделать вручную, а потом проверить эти реквизиты в справочнике контрагентов у данного поставщика.
В поле «Назначения платежа» строкой текста вводятся назначение платежа, наименование товара, выполненных работ, оказанных услуг, номера и даты товарных документов, договоров, также может быть указана другая необходимая информация, в том числе срок уплаты налога или сбора, срок оплаты по договору. По умолчанию в это поле выводятся договор, сумма и НДС.
Рис. 206
После заполнения всех реквизитов следует сформировать платежное поручение для вывода на печать (щелчком по кнопкам «Записать» и «Платежное поручение»). Откроется печатная форма документа (рис. 206).
При формировании платежного поручения реквизит плательщика и получателя выбираются соответственно из справочников. Для правильного отражения этих реквизитов в платежном поручении важно правильно заполнит их в соответствующих справочниках.
Поля «Сумма прописью» и «Сумма» заполняются автоматически.
В поле «Сумма прописью» указывается с начала строки с заглавной буквы сумма платежа прописью в рублях, при этом слово «рубль» (рублей, рубля) не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» (копейки, копеек) также не сокращается.
В поле «Сумма» указывается сумма платежа цифрами, рубли отделяются от копеек знаком тире.
Для распечатки документа на бумагу надо в меню «Файл» выбрать пункт «Печать». Теперь закрываем печатную форму документа, щелкнув по кнопкам «Записать» и «Закрыть».
УЧЕТ ФАКТИЧЕСКОГО РАСХОДА ПО ИНФОРМАЦИИ, ПОЛУЧЕННОЙ ИЗ БАНКА
Следующий этап заполнения платежного поручения исходящего заключается в учете фактического расхода денежных средств по информации, полученной из банка организации. При этом открывается нужное платежное поручение и заполняются следующие реквизиты: флаг «Платежное поручение оплачено» (или «Оплачено») и дата (рис. 207).
Теперь документ можно провести с помощью кнопки «ОК».
На этом этапе изменяется состояние остатка денежных средств на расчетном счете организации; сумма платежа списывается из регистра «Денежные средства к получению» (рис. 208).
Рис. 207
Рис. 208
ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТА «ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЕ»
Варианты использования документа «Платежное поручение исходящее» следующие:
оплата поставщику;
возврат денежных средств покупателю;
перечисление налога;
перечисление заработной платы;
расчеты по кредитам и займам с контрагентами;
прочее списание безналичных денежных средств;
перевод на другой счет организации.
Выбор варианта использования производится из меню, открывающегося после щелчка по кнопке «Операция».
ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА «ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЕ» НА ОСНОВАНИИ ДРУГОГО ДОКУМЕНТА
Документ «Платежное поручение исходящее» также может быть введен на основании документов «Поступление товаров и услуг», «Поступление доп. расходов», «Отчет комитенту о продажах». Для этого открываем соответствующий журнал (например «Поступление товаров и услуг» в меню «Покупка»), выделяем нужный документ, в верхней части окна журнала щелкаем по кнопке «Действия» и выбираем пункт «На основании». В открывшемся списке выбираем документ «Платежное поручение исходящее». Откроется уже заполненное платежное поручение. Далее действуем, как указано выше.
ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА «ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ ВХОДЯЩЕЕ»
Данный документ предназначен для учета поступления безналичных денежных средств.
Чтобы его сформировать, выбираем в меню «Банк» (или «Банк и касса») пункт «Платежное поручение входящее» и щелкаем по кнопке «Добавить». Открывается форма выбора вида операции (рис. 209).
Рис. 209
Выбираем операцию «Оплата от покупателя», после чего откроется форма ввода документа (рис. 210).
Рис. 210
Вид операции можно изменить и в форме ввода документа, щелкнув по кнопке «Операция» в верхней част экрана и выбрав нужную операцию (рис. 211).
Рис. 211
Регистрационный номер документа появляется автоматически при записи. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но может быть изменена. Также автоматически появляются счет учета, организация и банковский счет организации.
Необходимо ввести входящий номер и дату выписки платежного поручения контрагентом-плательщиком, если они известны (из платежного поручения покупателя).
Поле «Плательщик» (организация-покупатель) выбирается из предложенного программой справочника «Контрагенты» (например Универсам). Если такая организация в справочнике отсутствует, ее можно ввести в справочник в процессе выписки платёжного поручения.
Банковские реквизиты плательщика выбираются в поле «Счет плательщика» (или «Банковский счет») из списка банковских счетов плательщика (например Расчетный в Донинвест). Справочник «Расчетные счета» подчинен справочнику «Контрагенты», поэтому в открывающемся окне выбора показываются только те расчетные счета, которые относятся к конкретному плательщику.
В поле «Сумма» указывается сумма к перечислению (например 20 000 руб.).
Затем заполняется поле «Договор» выбором из списка договоров (например Основной договор).
Если производится оплата за товарно-материальные ценности, работы или услуги, которые подлежат обложению налогом на добавленную стоимость, то необходимо либо указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»), либо ввести сумму налога (реквизит «Сумма НДС»). Для платежей без НДС (налоги, взносы, проценты за кредит, возврат ссуды и займа и т. д.) эти реквизиты должны быть равны нулю. Введем ставку НДС — 18% (рис. 111).
Рис. 212
В реквизите «НДС» автоматически формируется рассчитанная по заданному проценту сумма НДС с копейками. Вы можете ее изменить, например, округлив до полных рублей, и в платежном поручении появится указанная вами сумма.
Теперь документ можно провести с помощью кнопки «ОК».
На этом этапе изменяется состояние остатка денежных средств на расчетном счете организации, т.е. формируется соответствующая проводка (рис. 213).
Возможен акцепт группы входящих платежных поручений с помощью обработки «Выписка банка», находящейся в меню «Банк» (или «Банк и касса»).
Рис. 213
ПОСТУПЛЕНИЕ ИЛИ СПИСАНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО ИНЫМ РАСЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Рассмотрим пример операций безналичного перевода на расчетный счет или списания с расчетного счета предприятия в банке денежных средств.
Основанием для ввода операций по расчетному счету служит банковская выписка с расчетного счета. Это многострочный документ, каждая строка которого отражает один факт прихода (расхода) денежных средств. К банковской выписке прилагаются копии документов, на основании которых произведено зачисление на счет или списание со счета обозначенной суммы.
В программе зачисление денежных средств на основании других расчетных документов на счет несложно сделать с помощью пункта «Платежный ордер на поступление денежных средств» в меню «Банк» (или «Банк и касса»). После щелчка по кнопке «Добавить» откроется форма ввода, в которой выбираем операцию (оплата от покупателя, возврат денежных средств поставщиком, расчеты по кредитам и займам, прочее поступление безналичных денежных средств, инкассация денежных средств) и заполняем необходимые поля.
Списать денежные средства со счетов организации в банках по иным расчетным документам (мемориальный ордер банка, инкассовое поручение и т.п.) несложно с помощью пункта «Платежный ордер на списание денежных средств» в меню «Банк» (или «Банк и касса»). После щелчка по кнопке «Добавить» откроется форма ввода, в которой выбираем операцию (оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, перечисление налога, расчеты по кредитам и займам, прочее списание безналичных денежных средств, перевод на другой счет организации) и заполняем необходимые поля.
Когда документ полностью сформирован, надо щелкнуть по кнопке «ОК».
В журнале операций можно просмотреть, какие проводки были сформированы автоматически.
ПОЛУЧЕНИЕ НАЛИЧНЫХ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА
Рассмотрим пример ввода операции по оприходованию наличных средств, полученных в банке.
Кассир по чеку получает в кассе банка наличные, которые он помещает в сейф кассы организации.
Выписывается приходный кассовый ордер, который погашается штампом «ПОЛУЧЕНО». Квитанция к приходному кассовому ордеру хранится с выпиской банка о списании средств со счета.
На листе кассовой книги делается запись, содержащая номер документа, содержание операции, корреспондирующий счет — 51 и сумму прихода.
В журнале регистрации регистрируется приходный кассовый ордер.
Данная операция изменяет состояние счетов, так как дебетуется счет 50.1 «Рублевая касса» и кредитуется счет 51 «Расчетные счета».
Исходя из требований учетной процедуры, определим порядок действий бухгалтера в условиях применения программы «1С:Бухгалтерия предприятия». Конечно, программа не поможет кассиру выписать чек и получить деньги в банке, однако она позволит значительно облегчить выписку приходного кассового ордера и на его основе автоматически отразит рассматриваемый факт на счетах бухгалтерского учета.
Приходный кассовый ордер заполняется с использованием режима документов. Порядок действий тот же, что и по операции поступления в кассу денежных средств.
Итак, сформирован приходный кассовый ордер (с квитанцией), который распечатан и сохранен в компьютерной базе данных.
В журнале «Кассовые документы» зарегистрирована запись о документе, в которой указаны наиболее важные его реквизиты.
На основании документа (операции) сформированы проводки, зарегистрированные в журнале операций и проводок.
В компьютере сохранены формы ввода первичных документов, доступные для просмотра и корректировки.
ОБРАБОТКА «ВЫПИСКА БАНКА »
Проверить, все ли операции по движению денежных средств на расчетном счете должным образом отражены в информационной базе, можно с помощью обработки «Выписка банка» (меню «Банк» или «Банк и касса»).
Обработка «Выписка банка» предназначена для автоматической или ручной регистрации операций движения денежных средств по расчетному счету организации при получении из банка выписки за определенный период (день) и для просмотра ранее проведенных операций по банковским счетам (рис. 214).
Рис. 214
В форме списка выписок («Банковские выписки») показывается список всех созданных пользователем выписок банка для конкретной организации, расчетного счета (или для всех организаций и расчетных счетов) и периода времени. Для добавления новой выписки необходимо нажать кнопку «Добавить» в командной панели формы обработки, для открытия ранее введенной выписки — нажать кнопку «Открыть». Для каждой выписки указываются организация, расчетный счет и дата выписки.
После открытия выписки за конкретную дату можно просмотреть список платежных поручений, входящих и исходящих за конкретную дату (рис. 215).
Кнопка «Дт/Кт» в командной панели формы «Выписка банка» (см. рис. 215) позволяет просмотреть проводки по бухгалтерскому и налоговому учету и движения по другим регистрам, сформированные конкретным документом, входящим в выписку (рис. 216).
Рис. 215
Рис. 216
В окно «Выписка банка» (рис. 215) можно также ввести новые документы «Платежное поручение входящее», «Платежный ордер, поступление денежных средств» и другие банковские расчетные документы для отражения операций движения денежных средств по расчетному счету (рис. 217). Во всех платежных документах, вводимых через обработку, автоматически устанавливается флаг «Оплачено», и при проведении документов они формируют проводки.
Рис. 217
С помощью обработки можно также установить признак оплаты ранее введенным в информационную базу платежным документам в соответствии с поступившей выпиской банка. Для этого предназначена кнопка «Подобрать неоплаченные» — в отдельном окне будет отобран список всех банковских расчетных документов, оплата которых не была отражена ранее (рис. 218). В списке документов нужно отметить флажками проведенные банком документы и нажать кнопку «Провести отмеченные». Отмеченным платежным документам автоматически будет установлен признак оплаты, документы сформируют проводки по движению денежных средств.
Рис. 218
Замечание.
Для выписок по валютным счетам отражаются как валютные, так и рублевые суммы остатков и оборотов по счету. Если валютная выписка формируется за последний день месяца, в нее попадает также результат проведенной документом «Закрытие месяца» переоценки остатков валюты на счете.