2. Організаційний процес і методика проведення інвентаризації
Дієвість інвентаризацій знаходиться в прямій залежності від якості їх планування. Планування інвентаризацій повинно проводитись з урахуванням багатьох чинників. Важливе місце серед цих чинників займає забезпечення раптовості інвентаризацій. В зв'язку з цим процес планування інвентаризації відіграє досить важливу роль. Планування інвентаризацій пов'язане з великою підготовчою роботою, проведення якої повинно бути покладене на посадову особу, призначену власником (керівником) підприємства.
Планування інвентаризації
Голова ревізійної комісії, бухгалтер, власник, керівник, залежно від організаційно-правової форми діяльності розробляє проект перспективного плану проведення інвентаризацій на півріччя, на підставі якого складається щомісячний план. Останній затверджується власником або керівником підприємства.
У плані повинна бути зазначена мінімальна кількість інвентаризацій, що передбачена Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", приймаючи до уваги графіки чергових відпусток матеріально відповідальних осіб.
Проведення інвентаризації є обов'язковим:
> при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
> перед складанням річної бухгалтерської звітності. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;
> при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання -передачі справ);
> при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);
> за наказом (розпорядженням) судово-слідчих органів,
> у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);
> при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів в межах органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;
> у разі ліквідації підприємства.
З метою раптовості в плані проведення інвентаризацій бажано зазначити місяць або квартал, в якому інвентаризація має бути проведена. Відповідальність за організацію інвентаризації згідно із законодавством покладається на керівника підприємства, до обов'язків якого входить: створення необхідних умов для її проведення у стислі терміни, визначення об'єктів, кількості і термінів проведення інвентаризації.
Проведення інвентаризації активів і зобов'язань складається з наступних стадій (рис. 2).
Рис. 12.2. Методика проведення інвентаризації активів і зобов'язань
Методика інвентаризації
Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об'єкти інвентаризації, строки проведення інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії та оформлення необхідної документації.
До складу інвентаризаційної комісії доцільно включати фахівців, добре обізнаних в складській справі (технології зберігання запасів); інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів та бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу (які можуть встановити ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.
Наказ вручається голові інвентаризаційної комісії перед початком інвентаризації або від'їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.
Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію і проводить інструктаж з наступних питань:
ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;
висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об'єктів;
уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації;
забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;
ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;
пояснення порядку прийняття заходів у випадку необхідності проведення повторної інвентаризації;
висвітлення обов'язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.
До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії.
Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації. Складений матеріально відповідальною особою звіт та додані первинні документи детально перевіряють члени комісії.
Інвентаризація повинна проводитись в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності - з обов'язковою участю бригадира.
В приміщення, де проводиться інвентаризація, сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов'язана:
> припинити операції щодо руху майна на складі;
> опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи (склади, підвали, підсобні приміщення);
> отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючими документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу (картки) складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;
> взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;
> організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;
> перевірити правильність ваговимірювальних приладів.
Інвентаризація повинна проводитись так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах та щоб виключалася можливість пред'явлення одних і тих же активів повторно.
При зберіганні однорідного майна в декількох місцях (склади, комори, і т.п.) в період інвентаризації в одному з них доступ до інших повинен бути забороненим. Перед тим, як опломбувати окремі місця зберігання майна, матеріально відповідальна особа повинна зачинити їх на ключ, при цьому ключі залишаються у матеріально відповідальної особи.
Припинення операцій з надходження та відпуску майна не повинно негативно впливати на роботу підприємства. Через це важливо правильно здійснити розрахунок потреб необхідних запасів для виробничих потреб на час інвентаризації та попередньо видати його зі складу. У тих випадках, коли зробити це неможливо, як виняток, допускається здійснення господарських операцій з руху майна в процесі інвентаризації. Відпуск майна здійснюється при обов'язковій участі інвентаризаційної комісії.
Перевірка вагового господарства є обов'язковою процедурою підготовчої стадії. Наявні ваговимірювальні пристрої повинні бути перевірені за терміном клеймування і точністю виміру, а результати такої перевірки оформлені актом.
Під час перерви в роботі комісії ключі від місця зберігання знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка — у голови комісії.
Записи фактичних залишків майна, виявленого при інвентаризації, комісія здійснює в інвентаризаційні описи, що складає в процесі так і після закінчення інвентаризації (застосовуючи робочі зошити). Бланки інвентаризаційних описів видає бухгалтерія.
Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів, в яких відображена наявність активів за даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризаційні описи складають тільки на дату початку інвентаризації з подальшим коригуванням на цю ж дату фактичної наявності того майна, по якому відбувся рух в період інвентаризації.
Початком інвентаризації вважається час пред'явлення матеріально відповідальною особою комісії всіх виправдовуючих документів, складання звіту, опечатування і отримання розписки про повноту пред'явлення документів.
Інвентаризаційні описи складають окремо:
> по кожній матеріально відповідальній особі;
> кожному місцю зберігання майна;
> окремо на майно, що надійшло в ході інвентаризації;
> окремо на майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні;
> окремо на майно, зіпсоване і не придатне для використання в процесі
Господарюючі суб'єкти інколи допускають помилки при оформленні результатів інвентаризації, особливо якщо вони не користуються при цьому типовими формами первинної документації, спеціально створеними для обліку таких результатів (табл.1), застосування яких суттєво полегшує суто механічну роботу і дозволяє приділити більше уваги спеціальним питанням виявлення та оформлення змістовних елементів за результатами будь-якої інвентаризації.
Таблиця 1.
Перелік форм первинних документів по інвентаризації
№ форми |
Назва форми |
162 |
Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці і бджолосімей |
162 |
Інвентаризаційний опис багаторічних насаджень |
164 |
Інвентаризаційний опис розсадників |
165 |
Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва |
Інв.-1 |
Інвентаризаційний опис основних засобів |
Інв.-3 |
Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей |
Інв.-4 |
Акт інвентаризації товарів відвантажених |
Інв.-5 |
Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (взятих) на відповідальне зберігання |
Інв.-6 |
Акт інвентаризації матеріалів і товарів |
Інв.-10 |
Акт інвентаризації некінчених капітальних ремонтів основних засобів |
Інв.-11 |
Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів |
Інв.-15 |
Акт інвентаризації наявності грошових коштів |
Інв.-16 |
Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності |
Інв.-І 7 |
Акт інвентаризації розрахунків з постачальниками, покупцями та ін. |
Додаток до ф. Інв.-17 |
Довідка по акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та ін. |
Інв.-18 |
Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів |
Інв.-19 |
Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей |
Описи повинні складатися акуратно, без помарок і підчисток, текст і цифри слід писати чітко і розбірливо.
В процесі заповнення інвентаризаційних описів здійснюють взаємну звірку кожної сторінки опису і у випадку виявлення розбіжностей по окремих позиціях негайно здійснюють перерахунок порівняння тих запасів, по яких виявилися розбіжності з фактом.
Допущені помилки при заповненні описів і неточності виправляють у всіх екземплярах (обов'язкова наявність підтверджуючих підписів). Якщо помилки були виявлені працівниками бухгалтерії, то про їх виправлення повідомляють осіб, які допустили помилки. Працівники бухгалтерії також підписуються при виправленні.
В інвентаризаційних описах не дозволяється залишати незаповнені рядки. В останніх листах (сторінках) вони прокреслюються. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна.
При оформленні інвентаризаційного опису кожна його сторінка нумерується. В кінці сторінки цифрами і прописом виводиться підсумок натуральних одиниць, записаних на сторінці. Після закінчення записів вказується кількість заповнених рядків. Кожна сторінка та опис в цілому підписуються всіма учасниками інвентаризації.
Кількість примірників інвентаризаційних описів повинна бути достатньою, щоб не виникало необхідності їх додаткового складання (розмноження).
Оформлені згідно з вимогами інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою, яка також дає розписку про те, що інвентаризація проведена правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має. Інвентаризаційна комісія, що підписує описи, несе відповідальність за дотримання порядку, способів та строків проведення інвентаризації, за правильність підрахунку та занесення записів до опису.
Інвентаризаційні описи та інші документи передають в бухгалтерію тільки через членів інвентаризаційної комісії за переліком під розписку, де зазначається кількість зданих документів.
Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями.
Особливості проведення інвентаризації за об'єктами наведено нижче.
Інвентаризація основних засобів
В процесі інвентаризації необхідно перевірити:
> наявність і стан інвентарних карток;
> правильність визначення інвентарних об'єктів;
> наявність і стан технічних паспортів або іншої технічної документації;
> наявність документів на основні засоби, які здані або прийняті колгоспом в оренду, на зберігання і у тимчасове використання. При відсутності документів необхідно забезпечити їх отримання або оформлення.
При інвентаризації основних засобів комісія в обов'язковому порядку проводить огляд об'єктів в натурі та вносить до інвентаризаційних описів повне їх найменування, призначення, інвентарні номери, основні технічні експлуатаційні показники.
При виявленні об'єктів, не прийнятих на облік, а також об'єктів по яких в інвентарних картках відсутні або неправильно вказані дані, які характеризують їх, комісія повинна включити до інвентаризаційного опису відомості, яких не вистачає, або правильні відомості та технічні показники по цих об'єктах.
Об'єкти основних засобів, які в момент інвентаризації будуть поза селянсько-фермерських господарств (що знаходяться в дальніх рейсах; відправлені на капітальний ремонт машини та обладнання тощо), повинні бути проінвентаризовані робочою комісією, після їх прибуття до СФГ або на підставі відповідних документів, що підтверджують їх вибуття.
При інвентаризації тракторів, комбайнів, автомашин, сільськогосподарських машин, обладнання та інвентарю звертається увага на забезпечення їх збереженості і на перевірку правильності зберігання та використання.
За фактами безгосподарного та недбалого зберігання або розукомплектування машин повинні бути негайно вжиті заходи щодо організації належних умов зберігання, а у відношенні винних осіб, заходи щодо притягнення їх до відповідальності.
Комісія з'ясовує, чи не знаходяться деякі предмети (холодильники, телевізори, мотоцикли, автомашини тощо) в особистому користуванні працівників СФГ, виявляє можливі факти надлишків у придбанні дорогих меблів, телевізорів та інших непотрібних для службових цілей предметів по їх підміні більш дешевими.
Інвентаризаційна комісія звертає увагу на наявність на предметах інвентаризаційних номерів, які присвоюються кожному інвентарному об'єкту основних засобів, незалежно від того, знаходиться він в експлуатації чи в запасі.
Якщо при інвентаризації виявляться в наявності однойменні предмети, але з різним ступенем зносу, то їх записують окремо. Основні засоби, непридатні для експлуатації та відновленню, заносяться в окремі описи. В описах інвентаризації орендованих основних засобів крім даних, що наводяться по власних основних засобах, зазначають найменування орендатора і термін договору оренди.
Інвентаризація нематеріальних активів
При проведенні інвентаризації нематеріальних активів необхідно перевірити наявність документів, що підтверджують права на їх використання, а також правильність і своєчасність відображення нематеріальних активів на балансі підприємства.
Інвентаризаційній комісії слід враховувати наступне:
> перевірка нематеріальних активів здійснюється тільки в грошовому (вартісному) вираженні на підставі первинних документів. До останніх відносяться акти приймання-передачі, платіжні документи, ліцензійні угоди, патенти та інші свідоцтва, що підтверджують факт придбання або створення нематеріальних активів;
> перевіряється відповідність нематеріальних активів вимогам, викладеним в П(С)БО 8;
> визначається можливість отримання в майбутньому економічних вигод від використання нематеріальних активів.
Проведення інвентаризації нематеріальних активів починається з визначення правильності віднесення сум, що обліковуються на рахунку 12 "Нематеріальні активи", саме до складу нематеріальних активів, після чого проводиться перевірка обґрунтованості їх оприбуткування, тобто наявності документів, на підставі яких оформлені придбані майнові права.
По всіх нематеріальних активах інвентаризаційна комісія перевіряє наявність розпорядчого документа підприємства про затвердження корисного терміну їх використання. Також інвентаризаційною комісією повинна бути встановлена наявність на підприємстві документів з детальним описом кожного нематеріального активу та порядку його використання.
Програмні продукти перевіряються за їх наявністю на відповідних носіях та експлуатаційною пробою.
В інвентаризаційному описі комісія обов'язково повинна зазначити:
> інвентаризаційний номер об'єкта нематеріального активу;
> його назву та стислу характеристику,
> місце знаходження (експлуатації), тобто назву структурної одиниці підприємства, де використовується даний інвентарний об'єкт;
> первісну вартість і суму нарахованого зносу;
> строк корисного використання.
Інвентаризація незавершеного капітального будівництва, незавершеного капітального ремонту
Наявність та обсяг незавершеного капітального будівництва та ремонту встановлюються при інвентаризації шляхом перевірки їх в натурі контрольним вимірюванням та оглядом.
Контрольний обмір проводиться шляхом інструментального вимірювання (рулеткою, метром, геодезичним інструментом тощо) за тими видами робіт, вимірювання яких не викликає необхідності або труднощів, воно проводиться за робочими кресленнями, а за прихованими роботами згідно з актами на них. При огляді об'єкту комісія відповідно до його фактичного стану встановлює можливість проведення вказаних в обліку видів робіт та ступінь його придатності. Інвентаризаційна комісія повинна також перевірити:
> чи не обліковується в складі незавершеного капітального будівництва обладнання, передане в монтаж, монтаж якого фактично не розпочатий;
> стан законсервованих об'єктів та об'єктів будівництва, будівництво яких тимчасово перервано.
На незавершений капітальний ремонт складаються описи, в яких вказується назва об'єкту, що ремонтується, найменування та відсоток виконання робіт, кошторисна та фактична вартість виконаних робіт і виводяться результати інвентаризації (економія або перевитрачання).
Вартість виконаного ремонту по кошторису розраховують шляхом множення фактично виконаного обсягу робіт на кошторисну вартість їх одиниці, а фактичну вартість визначають на підставі аналітичних даних по обліку витрат на капітальний ремонт.
Результат інвентаризації розраховують як різницю між кошторисною та фактичною вартістю виконаного капітального ремонту.
Інвентаризація запасів
Інвентаризація запасів проводиться в порядку розташування їх у місцях зберігання. Для цього однойменні цінності вкладають в окремі місця та готують місце, куди повинні бути покладені цінності після їх інвентаризації. До цінностей, які зберігаються в штабелях, забезпечують вільний доступ. Не можна допускати під час інвентаризації хаотичного переходу від одного виду товарно-матеріальних цінностей до іншого.
При зберіганні майна в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить для роботи в наступне приміщення.
Маса грубих та соковитих кормів (коренеплодів, силосу, сінажу тощо) визначається за даними об'ємного вимірювання скирт (стогів), буртів (кагатів), траншей та силосних, сінажних споруд і фактичної маси одного кубометру певного виду продукції.
Зерно та концентровані корми підлягають обов'язковому зважуванню з перевіркою якісних показників (вологості, сорту).
Нафтопродукти, які зберігаються в резервуарах, перевіряють шляхом вимірювання та переведення в літри за допомогою калібрувальних таблиць. Кількість нафтопродуктів в одиницях маси (кілограми, центнери, тонни) визначається за середньозваженою щільністю їх залишку на час інвентаризації. За відсутності калібрувальних таблиць об'єм нафтопродукту в резервуарі визначається розрахунковим шляхом. Кількість нафтопродуктів в бочках, каністрах та іншій дрібній тарі визначається шляхом зважування, доливання до повної місткості, зливання у вимірювальні ємності або по калібрувальних таблицях.
В обов'язковому порядку здійснюється контроль засобів заправки нафтопродуктами, похибка яких визначається шляхом контрольного відбору нафтопродукту в вимірювальну ємність. Для перевірки правильності списання нафтопродуктів, виявлення їх економії та перевитрачання, одночасно з інвентаризацією їх на складі та у заправників, необхідно провести інвентаризацію наявності нафтопродуктів в паливних баках. Інвентаризацію проводять шляхом вимірювання нафтопродукту вимірювальною лінійкою або шляхом доливання до повного об'єму паливного баку.
Матеріальні цінності, що зберігаються розсипом (мінеральні добрива вугілля тощо) та навалом перевіряють шляхом обмірювання та зважування взятих проб, а в необхідних випадках при значних розходженнях фактичної наявності з даними по обліку - повним переважуванням.
Інвентаризація лісоматеріалів проводиться шляхом поштучного обміру в щільній тарі або в складочних метрах залежно від одиниць вимірювання їх в обліку.
Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії і оприбутковуються після інвентаризації. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка "після інвентаризації".
Залишки незавершеного виробництва у рослинництві інвентаризують за об'єктами - культурами, видами посівів, робіт, а посіви багаторічних трав - і за роками посіву. В інвентаризаційних описах при цьому вказується: назва культури, перелік виконаних робіт; кількісні вимірники (га, м тощо); сума фактичних затрат по виконаних роботах, що підтвердженні даними первинних документів; стан посівів.
Малоцінні та швидкозношувані предмети, які знаходяться в експлуатації, інвентаризуються за місцем їх знаходження та особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться.
Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмету. В інвентаризаційні описи малоцінні та швидкозношувані предмети вносяться за найменуваннями відповідно до номенклатури, прийнятої в бухгалтерському обліку.
При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням в них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з розпискою їх в описі. В описах вказується первісна вартість предметів.
Тара вноситься до опису за видами, цільовим призначенням та якісним станом (нова; що була у використанні; що потребує ремонту тощо).
Інвентаризація поголів'я молодняку тварин, птиці та бджолиних сімей
До інвентаризації необхідно на кожній ділянці, фермі, в цеху ознайомитися зі станом облікової та зоотехнічної документації, оглянути територію, де розташовані тварини. Огляд проводиться з метою створення умов, що попереджують викрадення або додавання тварин через додаткові канали сполучення в процесі інвентаризації.
Інвентаризація повинна проводитися у всіх місцях утримання тварин та птиці суцільним порядком. Порядок перерахунку тварин встановлюється залежно від того, як розташовані тварини і де: в полі або приміщенні, в клітках, боксах, на вигульних майданчиках, в кошарах, тирловищах тощо.
Перерахунок великої рогатої худоби проводиться шляхом перегону з одного місця розташування до іншого. Прохід для перегону повинен бути таким, щоб через нього проходила одна тварина.
Перерахунок свиней, якщо тварини знаходяться в спокійному стані, особливо коли вони лежать, потрібно виконувати, не порушуючи їх спокою. В інших випадках роблять або перегін, або ставлять пересувний щит для перекриття половини станка і при спокійному переміщенні тварин перераховують їх.
Перерахунок овець виконують за допомогою розколу. Цей ставок збитий з дощок висотою 1 м і шириною до 0,5 м, для проходу однієї вівці. Проганяючи через станок овець перераховують.
Перерахунок птиці, що міститься в клітках, проводять прямим перерахунком без переміщення її з однієї клітки в іншу. При утриманні птиці груповим методом перерахунок проводять шляхом пропуску її через вузьку щілину або відловлюванням та переносом (кошиком, ящиком) в іншу частину приміщення.
Інвентаризацію потрібно приурочити до таких годин дня, коли дана група худоби може бути зібрана або переміщена з місця на місце та перерахована без шкоди для режиму дня тварин. Наприклад корів інвентаризують під час доїння, молодняк, який знаходиться на пасовищі — після повернення його до таборів або телятників тощо.
Інвентаризацію молодняку худоби та птиці, переданих господарствам громадян на вирощування проводять на підставі актів з розпискою в описі осіб, які отримали тварин.
Одночасно з перерахунком тварин та птиці перевіряються умови її утримання та годівлі. При перерахунку худоби члени інвентаризаційної комісії слідкують за тим, щоб на кожній тварині було тавро, вушний номер або інше позначення його належності підприємству.
При інвентаризації тварин повинні також виявити факти умисного обліку тварин основного стада в групах молодняку.
Інвентаризацію бджолиних сімей навесні проводять при температурі повітря не нижче +І5°С (в тіні). Восени інвентаризація здійснюється після закінчення останнього продуктивного взятка, коли бджолина сім'я стане збирати менше одного кілограма нектару в день. При огляді бджолиних сімей встановлюють номер вулика, кількість рамок меду, силу сім'ї тощо.
Запаси меду в сім'ях визначають зважуванням стійок або окомірно по зайнятій медом площі стійок. Силу бджолиної сім'ї визначають за кількістю рамок, зайнятих бджолами, в перерахунку на повну рамку. Слабкі бджолині сім'ї та хворі в період осінньої інвентаризації підлягають обов'язковому вибракуванню.
Доросла продуктивна та робоча худоба вноситься до описів, в яких вказується: номер тварини (бирка, тавро), кличка тварини, рік народження, порода, вгодованість, жива маса (вага) тварини (окрім коней, верблюдів, мулів, оленів, по яких маса (вага) не вказується) та початкова вартість. Порода вказується на підставі даних бонітування худоби.
Велика рогата худоба, робоча худоба, свині (матки та кнури) та особливо цінні екземпляри овець та інших тварин (племінне ядро) включаються до описів індивідуально. Інші тварини основного стада, які враховуються груповим порядком, включаються до описів за віковими та статевими групами з вказівкою кількості голів та живої маси (ваги) по кожній групі.
Молодняк великої рогатої худоби, племінних коней та робочої худоби включається до описів індивідуально з вказівкою інвентарних номерів, кличок, статі, масті, породи тощо.
Тварини на відгодовуванні, молодняк свиней, овець та кіз, птиця та інші види тварин, які враховуються в груповому порядку, включаються до описів згідно з номенклатурою, що прийнята в облікових реєстрах, і вказівкою кількості голів та живої маси (ваги) по кожній групі.
Описи складаються за видами тварин окремо по фермах, цехах, відділеннях, бригадах у розрізі облікових груп та матеріально відповідальних осіб.
Інвентаризація незавершеного виробництва
Інвентаризація незавершеною виробництва має за мету визначити обсяги та фактичну собівартість його в галузях рослинництва, тваринництва та промислових виробництв, правильно встановити витрати, які припадають на продукцію, що калькулюється, виконані роботи та надані послуги поточного року.
До незавершеного виробництва відносяться:
> у рослинництві - зяб, озимі посіви, багаторічні трави (в частині, яка переходить до використання у наступні роки), підготовка парників під врожай майбутнього року, посіви під зиму (в теплицях, розсадниках), снігозатримання та ін.;
> у тваринництві - цьоголітки, що переходять на вирощування в майбутньому році, та запаси меду в вуликах:
> у промислових виробництвах - витримка сировини та готові вироби неповністю укомплектовані і не здані на склад готової продукції.
По незавершеному виробництву, що представляє собою неоднорідну масу або суміш (у відповідних промислових виробництвах) в інвентаризаційних описах, а також в порівняльних відомостях наводиться два кількісних показники: кількість маси або суміші і кількість сировини або матеріалів (за окремими найменуваннями), які входять до її складу. Кількість сировини або матеріалів визначається технічними розрахунками.
Незавершене виробництво рослинництва інвентаризують за об'єктами - культурами, видами просівів, робіт і т.д., причому площі багаторічних трав, окрім того, інвентаризують за роками посівів.
Вартість незавершеного виробництва по бджільництву визначають виходячи з кількості залишеного жормового меду в сім'ях, нуклеусах і в запасі (страховий фонд поза вуликів) та фактичної собівартості меду, розрахованої за даними звітної калькуляції.
Вартість незавершеного виробництва в рибальстві визначається шляхом множення собівартості 1 ц риби на кількість центнерів цьоголіток, яких виростили, плюс витрати на вирощування цьоголіток після облову ставків. Середня розрахункова масз однієї цьоголітки дорівнює 30 г.
Інвентаризація готівки в касі
Інвентаризація касової готівки проводиться в терміни, встановлені керівником. Під час проведення інвентаризації залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Інвентаризаційна комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахунку всіх готівкових коштів, наявних у касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається лишком готівки в касі. При застосуванні підприємством у розрахунках РГО наявна на місці проведення розрахунку готівка звіряється касиром із сумою, зазначеною в денному звіті РРО. В умовах автоматизованого ведення касової книга спід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів щодо обробки касових документів.
Інвентаризація рахунків в банку
Здійснюється шляхом звірки залишків, які обліковуються на рахунках бухгалтерського обліку, із залишками по банківських виписках. Суть інвентаризації полягає у встановленні реальності залишків шляхом перевірки відповідності сальдо по всіх банківських виписках і облікових регістрах на кінець інвентаризаційного періоду, встановлення можливих розбіжностей і претензій до обслуговуючого банку, якщо останні мали місце.
Інвентаризація забезпечення майбутніх витрат і платежів
Інвентаризація забезпечення майбутніх витрат і платежів полягає в перевірці обґрунтованості відповідності залишку зазначених сум на дату інвентаризації до переліку створюваних забезпечень, затвердженого розпорядчим документом керівника підприємства. При інвентаризації забезпечень на виплату передбаченої законодавством винагороди за вислугу років уточнюється розмір забезпечень, який не повинен перевищувати суми нарахованої винагороди. Залишок забезпечення на оплату відпусток, включаючи відрахування на державне соціальне страхування з цих сум, станом на кінець звітного року визначається за розрахунком, який базується на кількості днів, невикористаної працівниками підприємства щорічної відпустки і середньоденної оплати праці працівників.
Інвентаризація статутного капіталу
Інвентаризація статутного капіталу полягає в підтвердженні сальдо по аналітичному обліку по кожному учаснику. Тобто інвентаризацією виявляють по відповідних документах залишки, реально вивчається обґрунтованість сум, що обліковуються на таких рахунках, встановлюються терміни виникнення зобов'язань підприємства перед засновниками, реальність їх часток у статутному капіталі.
Інвентаризацію статутного капіталу доцільно проводити в перший рік функціонування підприємства з метою контролю своєчасності і повноти сплати часток (акцій) засновниками. При інвентаризації перевіряється відповідність записів на рахунках 40 "Статутний капітал" та 46 "Неоплачений капітал", а також підтвердження цих записів первинними документами (прибутковими касовими ордерами, виписками банку, накладними, актами приймання-передачі тощо). На кінець кожного звітного року необхідно перевіряти відповідність вартості чистих активів величині статутного капіталу, а також розмір статутного капіталу, з метою контролю правильності оцінки і відображення в обліку операцій зі зменшення або збільшення статутного капіталу.
Крім того, в акціонерних товариствах необхідно перевірити організацію аналітичного обліку на рахунку 40 "Статутний капітал". При цьому встановлюється відповідність даних аналітичного обліку в розрізі видів (типів) розміщених акцій (з урахуванням реквізитів кожного випуску) даним статутних документів, змін і доповнень до них, звітів про випуск акцій.
Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості
При інвентаризації отриманих позик і кредитів перевіряється наявність і зміст договорів банківського кредиту і позики, їх використання відповідно до цільового призначення, своєчасність відображення в обліку отримання і погашення позикових сум, правильність відображення відсотків за користування позиковими коштами.
На суми заборгованості постачальників за невідфактурованими поставками після їх перевірки бухгалтерія повинна вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. На рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядниками, розрахунків з установами банків, фінансовими і податковими органами, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися виключно узгоджені суми (відображення в обліку неврегульованих сум не допускається). Реальність даних бухгалтерського обліку про стан розрахунків підтверджується актами звірки.
При інвентаризації стану розрахунків з працівниками підприємства перевіряються: звіти підзвітних осіб за виданими авансами із врахуванням їх цільового призначення; виявляються невиплачені суми по заробітній платі, які підлягають депонуванню, а також суми і причини виникнення переплат працівникам; обґрунтованість відображеної в бухгалтерському обліку заборгованості за недостачами і крадіжками.
Перед початком інвентаризації усім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки про їх заборгованість, що пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів від дня отримання виписок підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.
Особливу увагу інвентаризаційна комісія приділяє: перевірці дат виникнення і строків погашення дебіторської заборгованості, зобов'язань, а також простроченої заборгованості; оцінці дебіторської заборгованості і зобов'язань.
Інвентаризація бланків суворого обліку
Під час проведення інвентаризації бланків суворого обліку інвентаризаційній комісії необхідно перевірити фактичну наявність бланків суворої звітності, підрахувати їх вартість (за номінальною або фактичною собівартістю), встановити правильність оформлення бланків (наявність на них необхідних реквізитів).