Рішення стосовно запасів

Виробничі й торгівельні підприємства зазвичай інвестують значні кошти відповідно у виробничі й товарні запаси. Це зумовлено різними причинами, зокрема:

• віддаленістю постачальника і неможливістю доставки необхідних сировини, матеріалів або товару в момент, коли у них виникне потреба;

• нестабільними зв'язками з постачальниками і невпевненістю, що постачальник забезпечить необхідною сировиною чи матеріалами відповідної якості в потрібний момент;

• очікуваним підвищенням цін на сировину, матеріали або товари;

• ризиком нестачі ресурсів у разі раптового зростання попиту тощо.

У зв'язку з цим система планування й контроль придбання, виробництва та реалізації запасів значною мірою визначають успіх підприємства, особливо за умов нестабільної економіки та жорсткої конкуренції.

Виходячи з цього, основною метою управління запасами є своєчасні поставки запасів і мінімізація витрат, пов'язаних із замовленням і зберіганням їх.

Одним з найпоширеніших методів управління запасами є метод економічного розміру замовлення. Економічний розмір замовлення - це кількість замовлених запасів, що забезпечує оптимальну комбінацію витрат на придбання та зберігання їх.

Для визначення оптимального рівня замовлення запасів треба враховувати релевантні витрати на придбання та зберігання їх.

Релевантними є лише ті витрати, що змінюватимуться залежно від рівня запасів. Витрати, на які не будуть впливати зміни рівня запасів, не є релевантними.

Витрати, пов'язані з запасами, включають:

• витрати на закупку;

• витрати на замовлення;

• витрати на зберігання;

• можливі втрати внаслідок браку запасів.

Витрати на закупку запасів, як правило не є релевантними, бо витрати на придбання одиниці запасу не змінюються, за винятком випадків, коли при закупівлі великої кількості матеріалів або товарів покупцеві надаються знижки.

Витрати на замовлення запасів охоплюють витрати на оформлення документів і здійснення розрахунків, пов'язаних із замовленням.

Витрати на виконання замовлення, однакові для всіх варіантів створення запасів, не є релевантними, тому при визначенні оптимального розміру замовлення враховуються тільки додаткові витрати на розміщення замовлення. Релевантними витратами на замовлення запасів, виготовлених самим підприємством, звичайно є витрати на переналагодження обладнання для випуску відповідної партії виробів.

До витрат на зберігання належать витрати, пов'язані зі зберіганням матеріалів, готової продукції або товарів на складі. Частина витрат на зберігання запасів є релевантною. Наприклад, заробітна плата комірника, амортизація обладнання й постійна орендна плата за обладнання і приміщення не належать до релевантних витрат, оскільки на них не впливає зміна обсягу запасів.

Релевантні витрати на зберігання запасів зазвичай включають:

• додаткові витрати на страхування запасів;

• додаткові витрати на утримання складських приміщень;

• додаткові витрати на обробку матеріалів;

• втрати внаслідок знецінення запасів;

• можливу втрату прибутковості інвестицій.

Можливі втрати прибутковості інвестицій — це альтернативні витрати, пов'язані з інвестуванням коштів у запаси. Ці витрати відображають прибуток, втрачений через інвестування коштів у запаси, а не використання їх в інших напрямах. До альтернативних витрат належать лише ті, що змінюються залежно від кількості куплених одиниць запасів. Релевантні витрати на обробку матеріалів, витрати внаслідок морального зносу та погіршення характеристик запасів враховувати дуже важко. Тому такі витрати часто виражають у відсотках до прямих витрат на зберігання одиниці запасів.

Втрати через нестачу запасів — можливі втрати через відсутність достатньої кількості запасів для задоволення виробничих потреб або потреб клієнтів. Такі втрати містять:

• втрачений дохід від продажу;

• штрафні санкції за несвоєчасну поставку продукції замовникам;

• понаднормативні витрати внаслідок заміни матеріалів дорожчими;

• втрати внаслідок простоїв тощо.

Втрати через нестачу запасів не враховують при визначенні економічного розміру замовлення, але беруть до уваги при обчисленні моменту розміщення замовлення.

Отже, оптимальний розмір замовлення визначається тими витратами, на які справляє вплив або кількість запасів, що зберігаються, або кількість зроблених замовлень. Чим більша кількість одиниць замовляється одночасно, тим менше замовлень необхідно зробити за рік, тобто зменшуються витрати на виконання замовлень. Однак коли робиться менше замовлень, необхідно мати більший середній запас, що веде до збільшення витрат на зберігання запасів. Проблема полягає в тому, щоб знизити витрати на зберігання великих запасів порівняно з витратами на розміщення великої кількості замовлень.

Оптимальним розміром замовлення буде така замовлена кількість, за якої загальні витрати на замовлення і зберігання запасів будуть мінімальними. Оптимальний економічний розмір замовлення можна визначити:

• табличним методом;

• графічним методом;

• за допомогою формули.

На практиці економічний розмір замовлення найчастіше обчислюють за формулою:

де EOQ — економічний розмір замовлення;

D — загальні потреби (одиниць) упродовж певного періоду;

Р — витрати на розміщення одного замовлення;

Н — витрати на зберігання одиниці запасу впродовж певного періоду.

Формулу економічного розміру замовлення можна використати для визначення оптимальної тривалості виробничого циклу, коли витрати на налагодження обладнання здійснюють тільки один раз для кожної партії, що випускається. Витрати на налагодження обладнання містять додаткові трудові й матеріальні витрати, витрати на використання приладдя, час простою несправного обладнання. З метою визначення оптимальної кількості одиниць продукції, що має бути випущена в кожному виробничому циклі, необхідно збалансувати витрати на налагодження обладнання й витрати на зберігання запасів.

Щоб використати формулу економічного розміру замовлення при визначенні тривалості виробничого циклу, у формулу замість витрат на виконання замовлення треба підставити величину витрат на налагодження обладнання.

Припустімо, що річний попит на продукцію 32 000 одиниць. Підготовка до виробничого циклу потребує витрат на налагодження обладнання в розмірі 25 грн., а витрати на зберігання кожної одиниці продукції 1 грн. Модель оптимального розміру використовують, щоб визначати, який випуск в одиницях слід запланувати для кожного виробничого циклу з метою мінімізації витрат. Підставивши значення у формулу, отримаємо:

Отже, при річному попиті 32 000 одиниць та оптимальному випуску за виробничий цикл 4 000 одиниць потрібно 8 виробничих циклів упродовж року. Якщо припустити, що в році 250 робочих днів, то виробничий цикл у цьому випадку не може перевищувати 31 день.

Використовуючи модель економічного розміру замовлення, слід враховувати, що ця модель базується на певних припущеннях, зокрема:

• потреба у запасах є сталою і відомою;

• витрати на замовлення є сталими і відомими;

• витрати на зберігання запасів є сталими і відомими;

• виробничі потужності й потужності для зберігання запасів необмежені.

Оскільки на практиці ці припущення не завжди існують, модель економічного розміру замовлення часто застосовують у модифікованому вигляді, тобто з урахуванням конкретних умов поставок, зокрема у випадках, коли:

• замовлення на продукцію чи матеріали можна робити тільки певними партіями (1 тонна, 1 000 шт. тощо);

• надаються знижки при закупівлі великими партіями;

• можливості підприємства щодо розміщення економічного розміру замовлення обмежені.

Ситуація, коли підприємства приймають або розміщують замовлення тільки певними партіями, часто зумовлена об'єктивними обставинами, зокрема особливостями виробничого процесу або пакування (наприклад, в одному ящику вміщується 24 пляшки). Таким чином, коли є певні обмеження щодо розміру замовлення, обчислення розміру замовлення може відрізнятися від моделі економічного замовлення. В цьому разі необхідно визначити річну сукупну вартість замовлення на рівнях, вищому та нижчому за оптимальний розмір замовлення.

Часом підприємства, щоб уникнути зайвих витрат і мінімізувати запаси, розміщують замовлення у розмірі, нижчому за оптимальний. Для прийняття рішення в цій ситуації доцільно застосувати диференціальний аналіз.

Для визначення оптимального розміру замовлення в цьому випадку слід розрахувати релевантні витрати на замовлення та зберігання запасів для кожного з мінімальних обсягів, які дають змогу отримати знижку. При цьому також слід враховувати, що при отриманні знижки вартість капіталу в грошовому вимірнику зменшується мірою збільшення знижки.

Проте на практиці потреба підприємства в певних видах запасів часто коливається від одного операційного періоду до іншого. Тож якщо запаси використовувалися швидше, ніж очікувалось, може виникнути брак запасів. Це може статися у разі зростання темпу споживання запасів або несвоєчасної поставки їх на підприємство. Наслідком браку запасів є втрата доходу від продажу й незадоволення споживачів.

Для мінімізації ризику браку запасів підприємство може мати резервний запас. Резервний запас — буферний запас, що створюється на випадок збільшення попиту або часу виконання замовлення.

Створення резервних запасів призводить до додаткових витрат на зберігання запасів, які можуть бути досить значними. Тому резервні запаси є економічно вигідними лише тоді, коли витрати на їх зберігання не перевищують очікуваних втрат від нестачі запасів. Очікувані втрати від нестачі запасів є добутком втрат від нестачі запасів та ймовірності виникнення такої нестачі. На практиці ймовірність нестачі запасів може бути різною для різних періодів і обсягів діяльності.

Модель економічного розміру замовлення дає замовлення відповідає на запитання: скільки слід замовляти, але не забезпечує інформацією щодо моменту розміщення замовлення. Момент розміщення замовлення— момент, коли необхідно зробити замовлення для поповнення запасів.

Момент розміщення визначають такі чинники: економічний розмір замовлення; час виконання замовлення.

Момент	Час	Витрачання
розміщення =	виконання х	запасів за
замовлення	замовлення	одиницю часу

Час виконання замовлення— проміжок часу з моменту розміщення замовлення до моменту надходження запасів.

У разі наявності резервного запасу моментом розміщення замовлення є момент, коли обсяг запасів підприємства сягнув рівня, якого вистачить лише на час виконання замовлення плюс резервні запаси, які утримуються на сталому рівні як на кінець, так і на початок періоду. Якщо замовлення розміщується саме за такого рівня запасів, то коли це замовлення буде виконано, рівень запасів (не враховуючи резервні) дорівнюватиме нулю. Для матеріалів моментом розміщення замовлення є момент, коли замовлення на придбання оформлене й надіслане постачальникові.

Оскільки при значній номенклатурі запасів використання моделі економічного розміру замовлення щодо кожного найменування є проблематичним, на практиці часто застосовують метод класифікації запасів за категоріями А, В, С. Сутність цього методу полягає в тому, що, залежно від вартості придбання їх, усі запаси поділяють на три категорії: А, В і С.

Класифікація запасів за категоріями А, В, С

Категорія	Кількість одиниць запасів		Загальна вартість
	одиниць	%	грн	%
А	200 000	10	730 000	73
В	400 000	20	190 000	19
С	1 400 000	70	80 000	8
Разом	2 000 000	100	1 000 000	100

З таблиці видно, що 10% усіх статей запасів (категорія А) становлять 73% усієї вартості, 20% статей (категорія В) — 19% і 70% статей (категорія С) — 8%. Це означає, що найсуворіший контроль має здійснюватися стосовно категорії А.

Тому для запасів категорії А надто ретельно визначають розміри й моменти замовлень. Витрати на замовлення і зберігання запасів переглядають кожного разу при розміщенні чергового замовлення.

Для запасів категорії В визначають економічні розміри замовлень і момент видачі повторного замовлення. Змінні величини переглядають раз на квартал або раз на півроку. Передбачається встановлення звичайного контролю й одержання якісної інформації про запаси, що вможливить своєчасне визначення основних змін у використанні матеріальних запасів.

Щодо запасів категорії С жодних формальних розрахунків не роблять. Розмір повторного замовлення зазвичай розраховують таким чином, щоб поставки здійснювалися впродовж 1—2 років. Перевірку наявних запасів проводять періодично раз на рік.

Отже, для цієї категорії характерні великі замовлення й резервні запаси, тобто момент розміщення замовлення на такі запаси визначають, виходячи з конкретних умов без застосування кількісних методів.

Однією з найскладніших систем управління запасами є модель планування потреб у матеріалах (ППМ). За допомогою комп'ютера ця модель дає змогу пов'язати графіки закупки та виробництва, безпосередньо створюючи при цьому систему формування собівартості.

ППМ — це система управління безперервним процесом шляхом замовлень лише тих компонентів, які необхідні для забезпечення безперервності виробничого процесу. Це можуть бути замовлення як на компоненти, що закуповуються, так і на компоненти, що виробляються. У системі ППМ спочатку визначають кількість готової продукції та її розподіл за термінами виробництва (графік основного виробничого процесу), а потім визначають потребу в сировині й компонентах на кожній стадії виробництва. Схематично це можна зобразити так.

Система планування потреб у матеріалах (ППМ)

Наведена схема свідчить, що для виготовлення готової продукції (ГП 1, ГП 2...) необхідні компоненти (К 1, К 2...), для яких, своєю чергою, потрібні певні матеріали (М 1, М 2...). Важливою передумовою практичного впровадження системи ППМ є наявність необхідної інформації, а саме:

1. Графік основного виробничого процесу, що визначає кількість і час виготовлення готової продукції.

2. Граничні норми використання матеріалів, які визначають кількість і склад сировини та компонентів, необхідних для кожного конкретного виду продукції.

3. Дані щодо запасів для кожного субкомпонента, агрегату і деталі, зокрема інформації про наявну кількість їх, очікувані надходження та кількість запасів, що вже розподілена для виконання замовлень, але ще не списана з рахунку запасів.

4. Інформація щодо основних компонентів, що містить заплановані цикли запасів усіх видів матеріалів, які необхідно буде закупити, а також усіх субагрегатів і компонентів, які потрібно буде виробити самій компанії.

Модель економічного розміру замовлення можна застосувати в системі ППМ для визначення оптимальної кількості компонентів, що виробляються або закуповуються, і які необхідні для запланованого виробництва. Проте у цій ситуації слід бути конче уважним щодо розглянутих обмежень моделі економічного розміру замовлення. Зокрема, ця модель не спрацює, якщо більшість компонентів залежні, тобто використовуються у виробництві кількох продуктів чи агрегатів, попит на які впродовж певного періоду коливається.

З огляду на це бухгалтер-аналітик при створенні й упровадженні моделі ППМ виконує дві важливі функції. Перша полягає у збиранні детальнішої інформації стосовно запасів незавершеного виробництва і готової продукції, а друга — в оцінюванні витрат на зберігання запасів, налагодження устаткування та вартості простоїв.

Практика свідчить, що запорукою успішного застосування ППМ є поєднання зусиль менеджерів і бухгалтерів на ранніх стадіях упровадження цієї системи.

Розглянуті моделі управління запасами передбачають витрати на їх зберігання, облік, інвентаризацію тощо, які можуть бути доволі значними. Тому зростає кількість компаній, які застосовують систему "якраз вчасно" (just-in-time), що передбачає відсутність стадії зберігання запасів шляхом організації своєчасних поставок на всіх стадіях діяльності.