4. Інформаційне забезпечення менеджменту

Для розробки і прийняття управлінських рішень, а також для організації їх виконання необхідна інформація. Інформація – це сукупність різних повідомлень про зміни в системі управління і навколишнього її середовища. Управління як інформаційний процес складається в обміні інформацією між суб'єктом управління, керованим об'єктом і зовнішнім середовищем. Інформаційне забезпечення являє собою сукупність зведень про стан об'єкта, динаміці об'єкта управління, необхідних для прийняття і реалізації управлінських рішень.

Інформація, використовувана в процесі управління може бути класифікована по різних ознаках.

По змісту розрізняють торгово-оперативну, бюджетно-статистичну, нормативну, соціальну і науково-технічну.

Торгово-оперативна – характеризує виконання основних господарських функцій підприємства (закупівлю сировини, стану запасів, обсяг продажів і т.п.). Бюджетно-статистична – відбиває зведення про споживання визначених товарів окремими групами населення. Така інформація становить інтерес для прогнозування й оцінки діяльності галузі на макрорівні. Нормативна – включає науково-обґрунтовані норми і нормативи, що відбивають різні процеси, що мають місце в торгівлі і ресторанному господарстві. Організаційна – це інформація, необхідна для організації управління товаропостачанням, для організації торгового і виробничо-технологічного процесу. До цієї інформації можна віднести графіки завезення сировини і представлення заявок, графіки ремонту приміщень, плани проведення нарад і т.п. Соціальна – утворюється в процесі соціологічних досліджень, а також в оперативній кадровій роботі. Вона включає дані, що містять соціальну характеристику трудового колективу, торгової організації. Науково-технічна – являє собою сукупність даних, необхідних для здійснення технічного керівництва. Це схеми, креслення, технічні характеристики торгового устаткування, планування торгових залів, виробничих і складських приміщень.

По місцеві утворення: вхідна – охоплює інформацію, що надходить на фірму, наприклад, документи, супровідники вантажів, інструкції і накази, законодавчі акти; вихідна – що надходить від фірми - реклама, заявки на постачання товарів; внутрішня – утворюється в даній фірмі і використовується, в основному, безпосередньо у даній системі управління. Це журнали реєстрації, картки обліку товарів і ін.

По ступені перетворення розрізняють первинну і похідну. Первинна інформація використовується в тім виді, у якому була отримана, похідна - отримана шляхом переробки первинної інформації.

За часом збереження – на ту, що зберігається певний термін і ту, що зберігається постійно.

По ступені використання – однократно і багатократно.

Основним носієм інформації є документ, тобто матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому виді, оформлений у встановленому порядку і має у відповідності з чинним законодавством правове значення.

Потік документів, що послідовно проходять в організації з моменту створення або одержання до виконання чи відправлення, називається документообігом. Документи, що беруть участь у документообігу можуть бути класифіковані по різних ознаках.

У залежності від авторства – службові й особисті. Службові складаються від імені різних підприємств, організацій, органів управління – приміром, заявки і листи промисловим підприємствам. Авторами особистих документів (це заяви, розписки, доручення) є окремі громадяни.

По складності розрізняють прості – які торкаються, як правило, одного питання і складні – які містять питання, що стосуються різних служб, посадових осіб і підрозділів.

По ступені типізації документи можуть бути типовими й індивідуальними. Типові – складають за визначеною схемою (договори, статути, протоколи). Індивідуальні – за довільною формою.

У залежності від оригінальності – справжні і копії.

Усі види робіт з оформлення, написання й обробки документів охоплюють діловодство – спеціальний розділ управління. Документообіг здійснюється, як правило, за визначеною схемою. Документацію, що надходить, реєструють у спеціальних журналах чи на картках. Найбільш важливі документи представляють для ознайомлення керівнику організації чи заступникам, яким делеговані повноваження рішення відповідних питань. Результати розгляду документів відображаються в резолюціях, що повинні містити чіткі вказівки про порядок виконання документів. При цьому відповідальним за виконання вважається особа, зазначена в резолюції першою. Для особливо важливих документів за вказівкою керівника вводиться особливий облік і контроль.

5. Технічне забезпечення процесу управління

Технічне забезпечення процесу управління охоплює технічні засоби, застосовувані для обробки інформації в сфері управління. У загальному виді засоби праці в управлінні можна підрозділити на два основних класи: засоби оргтехніки й обчислювальні машини.

До засобів оргтехніки відноситься значна кількість пристроїв і пристосувань:

• прості знаряддя і пристосування (олівці, рахівниця, ручки);

• управлінські машини для одержання і фіксації даних, їх копіювання і розмноження (друкарські машинки, копіювальні машини і т.п.);

• засоби зв'язку (телефон, телеграф, радіозв'язок і т.п.).

Засоби зв'язку відіграють вирішальну роль у системі управління ресторанним господарством, тому що від їхнього технічного рівня багато в чому залежать витрати часу на одержання й обробку інформації, а фактор часу особливо важливий у комерційній діяльності. Так, селектор дозволяє керівнику підприємства оперативно підтримувати зв'язок із усіма підрозділами, телетайп може автоматично записувати телеграфні повідомлення, телекс дає можливість включитися в мережу міжнародного абонементного телеграфного обслуговування, обладнану автоматичними телеграфними станціями й об'єднуючу більш 150 національних мереж; факсимільний (фототелеграфний) зв'язок являє собою спосіб передачі графічної інформації, тексту, таблиць, креслень, схем, графіків, фотографій засобами зв'язку.

Засоби зв'язку постійно удосконалюються. Наприклад, у даний час у Франції широко поширена електронна приставка до телефону, що дозволяє одержувати необхідну комерційну інформацію і вводити її в комп'ютер. Широке поширення одержали пейджеровий зв'язок, мобільний зв'язок.

Обчислювальна техніка. Використовуються різні обчислювальні машини від мікрокалькулятора до персонального комп'ютера. Зрозуміло, застосування тих чи інших машин залежить від обсягу інформації, масштабу організації і т.д. Однак підвищення продуктивності і якості управлінської праці, можливості менеджерів переробляти великий обсяг інформації в одиницю часу і приймати рішення значною мірою залежать від автоматизації управлінських процесів. Технічні засоби в даний час є невід'ємною частиною системи управління будь-якого рівня. Усяка система управління фактично вирішує три основні задачі:

• збір і передача інформації;

• переробка й аналіз інформації;

• видача управлінських впливів на об'єкт управління.

Усі види інформації, необхідні для управління, складають інформаційну систему. У залежності від рівня механізації праці і ступеня участі в підготовці управлінських рішень розрізняють наступні інформаційні системи:

• прості, де весь цикл збору і передачі інформації виробляється вручну;

• змішані, де людина збирає й обробляє інформацію за допомогою механізмів і автоматизованих пристроїв;

• інформаційно-довідкові, що видають інформацію про стан управлінського об'єкта ;

• інформаційно-радницькі, що дозволяють не тільки видавати інформацію про стан управлінського об'єкта, але й аналізувати ситуацію, пропонуючи варіанти рішень;

• самонастроювальні, що відрізняються здатністю при зміні зовнішніх ситуацій автоматично змінювати алгоритм прийняття рішень у визначених межах;

• самонавчальні - це здатність аналізувати результати своєї діяльності з метою пристосування алгоритму вироблення рішень до наявних умов;

• інформаційно-керуючі, що здійснюють вплив, спрямований на оптимізацію діяльності об'єкта управління.

Перевірте себе.

1. До структури управлінського циклу не входить:

• збір, обробка та аналіз інформації;

• визначення цілі та виробітку рішення;

• експертиза рішень функціональними органами управління;

• доведення управлінських рішень до виконавців.

2. Фаза підготовки управлінських рішень:

• уяснення проблеми;

• вибір оптимального варіанту;

• аналіз вихідної ситуації;

• постановка задачі.

3. До методів оптимізації управлінських рішень не належить:

• адміністративні;

• метод мозкового штурму;

• метод експертних оцінок;

• теорія ігор.

Питання для самоконтролю:

1. Сутність і види управлінських рішень.

2. Чому в умовах ринку збільшується відповідальність за прийняття рішень ?

3. В чому полягає своєчасність управлінських рішень ?

4. Правомочність і законність управлінських рішень.

5. Які етапи припускає процес розробки управлінських рішень?

6. Чому при розробці альтернативних рішень недостатньо тільки економічних критеріїв?

7. Як прийняте рішення доводиться до виконання ?

8. Які види контролю використовуються в процесі прийняття і реалізації управлінських рішень ?