2. Етапи процесу розробки управлінських рішень

Процес рішення включає три основні фази: підготовку, прийняття й організацію виконання.

Фаза підготовки управлінського рішення підрозділяється на наступні етапи:

• з'ясування проблеми – тут необхідно чітко собі представити бажану ситуацію і труднощі, що зв'язані з її досягненням. При цьому важливо чітко визначити, що можна зробити для вирішення проблеми у самій системі і що й у якому ступені залежить від навколишнього середовища. Приміром, проблеми: підвищення якості продукції й обслуговування, упровадження нових технологій, розширення асортименту продукції, розвиток матеріально-технічної бази і т.д.;

• аналіз вихідної ситуації – на цьому етапі аналізують потенціал організації і стан навколишнього середовища на момент ухвалення рішення з погляду можливості досягнення поставленої мети чи одержання бажаного результату;

• постановка задачі – це етап, у ході якого кінцеву мету підрозділяють на етапи її досягнення, а на кожнім етапі намічають конкретні задачі, ув'язані з кінцевою метою. При цьому особливо важливо, щоб задачі мали кількісну визначеність і послідовність рішення;

• розробка варіантів рішення – заключний етап фази підготовки управлінського рішення. Основний зміст цього етапу полягає в тому, що для поставлених задач передбачаються різні варіанти рішення. До розробки варіантів рішення залучають фахівців. Кількість пропонованих варіантів може бути різною, але кожний повинний містити чітке формулювання задачі, основні етапи її рішення за часом і дані про необхідні ресурси (матеріальні, трудові, фінансові), а також можливі наслідки здійснення даного варіанта.

Фаза ухвалення рішення включає аналіз пропонованих варіантів і вибір оптимального варіанта.

Аналіз пропонованих варіантів рішення здійснюється керівником спільно з фахівцями і припускає: по-перше, вибір критеріїв для порівняння варіантів і розрахунок ефекту від реалізації кожного варіанта, і, по-друге, зіставлення прийнятих критеріїв з аналогічними показниками по кожному варіанту.

Вибір оптимального варіанта здійснюється також керівником за результатами аналізу запропонованих варіантів. Оптимальний варіант – це найкращий варіант у даних умовах за заданим критерієм. Вибір оптимального варіанта рішення затверджує керівник. Рішення формулюється і документально оформляється, фіксується (тобто підписується) керівником, після чого завдання доводяться до безпосередніх виконавців, тобто здійснюється організація виконання.

Заключна фаза ухвалення управлінського рішення: організація виконання. Ця фаза включає:

• доведення завдань до виконавців - припускає, що зміст прийнятого рішення повинний бути роз'яснений усім виконавцям і перед кожним з них повинні бути поставлені конкретні задачі і визначені їхні права, обов'язки і функції у виконанні рішення;

• етап формування організаційного плану передбачає чітке визначення обсягу робіт з кожної задачі і визначення пріоритетів, ресурсів і термінів виконання завдань кожним виконавцем;

• організація контролю за виконанням рішення – заключний етап виконання рішення, що включає поточний і заключний контроль. Поточний контроль здійснюється протягом усієї роботи з виконання рішення, а заключний проводиться за результатами виконання і дозволяє, з одного боку, порівнювати цілі і результати, а з іншого боку - здійснювати винагороди за результатами роботи.

Процес підготовки, прийняття й організації виконання управлінських рішень підрозділяється на ряд операцій і процедур. Операція – це закінчена дія, а процедура – набір операцій, спрямованих на рішення яких-небудь управлінських задач.

Процедура управлінського рішення може бути представлена наступним образом:

Послідовність і характер операцій	Виконавець
Постановка задачі	Вищестоящий керівник, трудовий колектив
З'ясування задачі	Нижчестоящий керівник
Збір і обробка необхідної інформації, оцінка ситуації	Керівник (із залученням фахівців у необхідних випадках)
Вироблення варіантів рішення	Фахівці
Аналіз, обговорення й оцінка варіанта рішення	Керівник і фахівці
Вибір остаточного варіанта рішення	Керівник
Формулювання рішення	Керівник (за участю фахівців)
Документальне оформлення рішення	Технічні виконавці
Фіксація рішення (підпис документа)	Керівник чи особа , ним уповноважена
Доведення завдань до виконавців	Керівник чи особа, ним уповноважена
Формування і реалізація організаційного плану	Усі працівники апарату управління
Організація контролю	Керівник чи уповноважені їм особи

У процесі підготовки, ухвалення рішення й організації виконання беруть участь усі категорії працівників апарату управління: керівники, фахівці і технічні виконавці. Однак ступінь участі їх у цьому процесі різна. На долю керівника випадають складні творчі операції і процедури, виконання яких вимагає спеціальних знань і досвіду. Керівник аналізує вихідну ситуацію, розглядає варіанти рішення, вибирає оптимальний варіант, тобто приймає остаточне рішення, контролює виконання рішення і несе відповідальність за прийняті рішення і виконані дії. Фахівці виконують, в основному, логічні операції процедури. Вони розробляють варіанти рішень, беруть участь в аналізі цих варіантів, а також, у необхідних випадках, беруть участь у формуванні організаційного плану і контролю.

Технічні виконавці виконують, в основному, технічні операції і процедури при оформленні рішень і організаційного плану, а також беруть участь у процесі організації контролю.