Тема 13. Управлінські рішення і їх інформаційне забезпечення
Ключові слова і терміни : рішення, проблемна ситуація, єдиноначальність, колегіальність, вірогідність, законність, оптимізація, експертні оцінки, інформаційна система.
Сутність і види управлінських рішень
Прийняття рішень є невід'ємною частиною діяльності людини в будь-якій сфері: політичного, економічного, культурного, особистого життя. Можливі наслідки рішень можуть торкати інтереси не тільки однієї людини чи декількох, але і великих колективів, регіонів і суспільства в цілому. Тому, щоб уникнути моральних і матеріальних витрат, важливо знати теорію і практику прийняття рішень. Зі сказаного видно, що прийняття рішень (ПР) є функцією кожної людини в особистому житті і функцією керівника будь-якого рівня в процесі управління.
Істотною відмітною ознакою управлінського рішення є те, що воно приймається при наявності назрілої проблеми. А оскільки такі проблеми виникають при управлінні будь-яким об'єктом постійно, то функція прийняття рішень полягає в постійному вирішенні в процесі управління тих чи інших задач.
Задача прийняття рішень спрямована на визначення найкращого способу (варіанта) дій для досягнення поставлених цілей. Ціль - це ідеальне представлення бажаного стану об'єкта управління чи результату діяльності. Якщо фактичний стан не відповідає бажаному, то має місце проблема. Вироблення плану дій з вирішення проблеми складає сутність задачі прийняття рішень.
Проблеми можуть виникати у випадку, якщо:
функціонування системи (об'єкта і системи управління ним) у даний момент не забезпечує досягнення поставлених цілей;
функціонування системи в майбутньому не забезпечить досягнення поставлених цілей;
потрібна зміна цілей діяльності системи.
Проблема завжди породжується певними умовами, що узагальнено називають ситуацією. Сукупність проблеми і ситуації формує проблемну ситуацію. Таким чином, проблемою, що вимагає прийняття рішення, призвано називати ситуацію, що характеризується таким розходженням між необхідним (бажаним) і фактичним станом системи, що перешкоджає її розвитку чи нормальному функціонуванню. Проблема може бути гострою чи критичною, якщо проблемна ситуація загрожує самому існуванню об'єкта чи системи управління ним. Таким чином, управлінське рішення служить засобом вирішення проблеми. В узагальненому виді воно являє собою розпорядження до дії, перелік мір, що дозволяють привести систему в належне становище чи змінити само належне становище. Під рішенням розуміють підхід до раціонального вибору як мінімум з 2-х варіантів.
Управлінське рішення в процесі управління займає центральне місце. Зі змістовної точки зору, управління являє собою циклічно повторюваний процес виконання визначених видів діяльності, що одержали назву функцій управління. Їх склад і зміст характеризують функціональну структуру процесу управління. З іншого боку, виконання функцій управління можна представити у виді послідовно змінюючих один одного етапів дій:
збору, обробки й аналізу інформації про стан об'єкта управління і системи управління ним;
визначення мети функціонування і вироблення управлінського рішення;
доведення рішення до виконавця;
реалізація рішень і змін у системі.
Послідовне здійснення суб'єктом управління логічно взаємозалежних етапів являє собою управлінський цикл, що характеризує організаційно-технологічну структуру процесу управління.
Збір,
обробка і аналіз інформації про об’єкт
управління
Визначення
цілі і вироблення рішень
Доведення
рішень до виконавців
Реаліза-ція
рішень
Рис. 14 – Структура управлінського циклу
Всі етапи управлінського циклу безпосередньо спрямовані або на підготовку рішення, або на його реалізацію. Таким чином, управлінське рішення пронизує весь управлінський цикл. Отже, процес вироблення й ухвалення управлінського рішення є найважливішою характеристикою організаційно-технологічної структури процесу управління.
Рішення, прийняті в процесі управління, можуть бути класифіковані по різних ознаках.
За рівнем управління розрізняють рішення, прийняті на рівні: зав. виробництвом, начальника цеху, директора, міністра.
По масштабу впливу підрозділяють на загальні і частні. Загальні торкаються системи в цілому, наприклад, рішення про приватизацію підприємств ресторанного господарства. Частні (локальні) рішення стосуються окремих поточних питань роботи фірми.
По змісту виділяють науково-технічні, економічні й організаційні (установити нове обладнання, преміювати працівника, створити додаткову роздачу і т.п.).
По характеру:
оперативно-розпорядницькі, котрі приймають на рівні цеху, виробництва;
господарсько-керівні – на рівні директора чи міністра. Вони охоплюють різні сторони діяльності підприємства або галузі;
нормативні, котрі приймають центральні органи управління (ВР України, КМ України).
За формою підготовки і прийняття – одноособові, колегіальні, колективні. Одноособові приймає керівник підприємства, підрозділу. Колегіальні підготовляє і приймає група фахівців, що дозволяє використовувати сукупні знання і досвід, а також враховувати різні думки при обґрунтуванні рішень. Колективні рішення приймає весь колектив (найчастіше на зборах), і вони торкаються найбільш загальних проблем розвитку колективу (рішення про розподіл прибутку, що залишається в розпорядженні і т.п.).
По частоті повторюваності ситуації можуть бути виділені стандартні і творчі рішення. Стандартні рішення приймають у повторюваних ситуаціях, коли змінюються лише кількісні параметри (наприклад, рішення про приймання товарів). Необхідність прийняття стандартних рішень виникає часто, тому доцільно розробляти типові прийоми їх підготовки і реалізації. Причому значна частина таких рішень може бути формалізована, а отже, механізована й автоматизована. Творчі рішення виникають у неординарних ситуаціях і вимагають творчого підходу. Прийняттю творчих рішень передує аналіз ситуації, залучення матеріалів спеціальних досліджень, виконання складних розрахунків і т.п. При прийнятті таких рішень виявляються спеціальні знання, досвід і навіть інтуїція менеджера (рішення про розширення асортименту продукції, вибір нових постачальників).
У залежності від ступеню повноти і вірогідності інформації розрізняють детерміновані і вірогідностні рішення. Детерміновані приймають при наявності повної і достовірної інформації. Вони звичайно легко формалізуються і можуть бути прийняті за допомогою економіко-математичних методів і ЕОМ. Вірогідностні – доводиться приймати в умовах недостатньої і неповної інформації. Такі рішення часто доводиться приймати в торгівлі і ресторанному господарстві, що обумовлено коливаннями попиту, пропозиції і цін. Для обґрунтування таких рішень широко застосовуються методи експертних оцінок, мозковий штурм, думка журі, теорія ігор і ін.
Класифікація управлінських рішень носить багато в чому умовний характер. Однак набір вимог, пропонованих до якості управлінських рішень, як правило, постійний.
Існує ряд вимог, яким повинні відповідати рішення, прийняті в процесі управління. До числа таких вимог можна віднести наступні:
мінімальне число коректувань;
збалансованість прав і обов'язків менеджера, що приймає рішення (відповідальність повинна дорівнювати його повноваженням);
єдність розпорядництва, тобто рішення (чи розпорядження) повинне виходити від безпосереднього керівника. На практиці це означає, що вищестоящий керівник не повинний віддавати розпорядження "через голову" нижчестоящого керівника;
сувора погодженість, тобто управлінські рішення не повинні суперечити один одному;
обґрунтованість – це означає, що управлінське рішення повинне бути прийняте на основі достовірної інформації про стан об'єкта з урахуванням тенденцій його розвитку;
конкретність;
повноважність – управлінське рішення повинне бути повноважним, тобто повинно бути прийняте органом чи особою, що має право прийняти його;
своєчасність – управлінське рішення повинне бути своєчасним, тому що затримка рішення різко знижує ефективність управління.
Такі основні вимоги, пропоновані до якості управлінських рішень. Ці вимоги необхідно повною мірою враховувати в процесі підготовки, прийняття і організації виконання управлінських рішень.