Тема 12. Кадри управління

Ключові слова і терміни : керівники, фахівці, технічні виконавці, комплексний підхід, тестування, випробовуючий термін.

1. Основні категорії працівників апарату управління і

характер їх праці

Працівники, що професійно беруть участь у менеджменті і створюють апарат управління, іменуються кадрами управління. Вони підрозділяються на 3 основні групи: керівники, фахівці і технічні виконавці. Усі ці категорії працівників виконують різні управлінські операції і процедури і мають різну професійну підготовку

Л огічні і технічні операції можуть бути на 60-80 % механізовані.

Керівники – це менеджери, що очолюють підприємства, організації (чи структурні підрозділи). Вони мають, як правило, вищу фахову освіту і значний практичний досвід роботи. Керівники направляють роботу підприємства, приймають управлінські рішення і несуть цілком відповідальність за виконання прийнятих рішень і результати роботи. У бюджеті робочого часу керівників питома вага творчих операцій і процедур складає близько 60 %.

Фахівці – це співробітники апарату управління, які володіють спеціальними знаннями, що мають, як правило, закінчену вищу чи середню освіту. Вони залучаються до розробки варіантів управлінських рішень і відповідальні за якість виконуваної роботи. До фахівців відносяться інженери, економісти, бухгалтери, юристи, соціологи, маркетологи, товарознавці. У бюджеті їхнього часу більш 50 % займають логічні операції і процедури, а на частку творчих приходиться 25 %.

Технічні виконавці – обслуговуючі процес управління (секретарі-друкарки, кур'єри, лаборанти, обліковці і т.д.). Як правило, вони не мають вищої освіти, але мають спеціальну професійно-технічну підготовку. Вони виконують допоміжні функції. Однак без їхньої праці процес управління навряд чи був би можливий.

Усі ці категорії працівників тісно взаємодіють, а їх дії узгоджуються і координуються для забезпечення оптимального досягнення цілей організації. Потрібно відзначити, що труд в сфері управління представляє специфічний вид діяльності; для яких характерні визначені задачі і принципи організації.

2. Організація праці в апараті управління

Організація управлінської праці являє собою удосконалення трудових процесів в апараті управління з метою підвищення ефективності його функціонування. Стосовно організації праці в апараті управління можна виділити ряд загальних задач, основними з яких є:

- зниження витрат живої праці в сфері управління, скорочення трудомісткості управлінських операцій і процедур (шляхи рішення цієї задачі: скорочення втрат робочого часу, раціоналізація робочих місць, оптимізація структур управління, впровадження ЕОМ);

- інтенсифікація трудових процесів (шляхи рішення задачі: удосконалення нормування праці, зміцнення трудової дисципліни, поліпшення умов праці);

- підвищення ефективності і якості трудових процесів в апараті управління (шляхом підвищення кваліфікації керівників і фахівців, культури ділових взаємин, мобілізації соціально-психологічних резервів колективу).

Удосконалення роботи апарату управління припускає послідовне здійснення ряду наукових принципів організації праці менеджерів. До числа таких принципів можуть бути віднесені принципи:

- спеціалізації - припускає поглиблений поділ праці в апараті управління з метою концентрації окремих однорідних робіт у визначені функціональні підрозділи;

- пропорційності – передбачає дотримання визначених співвідношень (у чисельності персоналу, кваліфікації працівників) між різними частинами апарату управління для того, щоб усі функції процедури виконувалися вчасно і кваліфіковано і сполучалися між собою гармонійно без вузьких місць і штурмівщини;

- прямоточності - вимагає при організації трудових процесів в апараті управління встановлення найкоротшого шляху руху інформації і документації від місця виникнення до місця використання;

- безперервності - передбачає зведення до мінімуму всякого роду технологічних перерв у процесах управління. Реалізація цього принципу означає насамперед скорочення втрат робочого часу співробітників (типові причини технологічних перерв – недостаток необхідної інформації, її перекручування, неповнота);

- ритмічності - означає вимогу рівномірної роботи всіх ланок, підпорядкування всього трудового процесу визначеному планомірному режиму, установленому плановими і технологічними документами;

- комплексного підходу до дослідження трудової діяльності працівників апарату управління - вимагає залучення до дослідження проблем організації праці фахівців різного профілю (економістів, юристів, психологів і ін.).

Подальше удосконалення управління зв'язане з поліпшенням організації праці робітників, зайнятих в апараті управління. При цьому можна виділити наступні основні напрямки:

• поділ і кооперація праці, здійснювані в 2 етапи:

перший включає науково-обгрунтований поділ праці по функціях і визначення раціональної структури апарату управління; другий охоплює чітке розмежування посадових обов'язків і особистої відповідальності працівників усередині підрозділів апарату управління, забезпечення відповідності кваліфікації фахівців і технічних виконавців складності виконуваних ними операцій і процедур.

До найважливіших елементів поділу і кооперації відносяться:

- оптимальний рівень централізації функцій управління;

- самостійне і кваліфіковане рішення питань на кожнім рівні управління відповідно до компетенції даної організаційної одиниці;

- функціональна спеціалізація, що припускає строге розмежування виконання функцій між підрозділами;

- кваліфікаційна спеціалізація, що не допускає виконання працівниками високої кваліфікації операцій і процедур технічного характеру;

- рівномірне завантаження всіх працівників протягом робочого дня (місяця, року) при нормальній напруженості праці;

- забезпечення відповідності обов'язків, покладених на працівника і прав, наданих йому, для ефективного виконання цих обов'язків;

- організація обслуговування робочих місць: внутрішнє планування адміністративних приміщень повинно забезпечувати доцільне розміщення різних структурних підрозділів апарату управління. Раціональне обслуговування робочих місць включає розробку систем забезпечення інформацією, матеріалами, видачу завдань, приймання робіт і ін.

Удосконалення умов праці працівників апарату управління: умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, які впливають на працездатність і здоров'я людини. До цих факторів відносяться: освітлення, мікроклімат (температура повітря, вентиляція), звукоізоляція, інтер'єр адміністративних приміщень і т.д. Удосконалення умов праці припускає поліпшення режиму їхньої праці і відпочинку, удосконалення охорони праці, розвиток технічної естетики.

Удосконалення системи і методів праці управлінського апарату: головними об'єктами раціоналізації праці є: планування діяльності органів апарату управління, підготовка і проходження документів, раціоналізація форм документів, порядок підготовки і прийняття управлінських рішень, розробка системи контролю виконання.

Нормування праці працівників апарату управління: норми витрат можуть установлюватися шляхом розрахунку по нормативах чи за допомогою безпосереднього вивчення витрат робочого часу на робочих місцях. Відповідно до цього розрізняють 2 основних методи нормування витрат праці: розрахунковий і дослідницький, що мають різновиди.

Розрахунковий диференційований застосовується для нормування простих робіт, що носять стабільний, повторюваний характер (робота друкарки, обліковця). Розрахунковий укрупнений – для визначення штатної чисельності. Дослідницький диференційований припускає вивчення витрат часу за допомогою кінозйомки і хронометражних спостережень. Він як правило використовується при нормуванні нескладних операцій при відсутності нормативів на ці роботи. Дослідницький укрупнений передбачає застосування моментних спостережень, фотографії і самофотографії робочого дня. Він застосовується для розрахунків штатної чисельності управлінського персоналу або норм обслуговування по окремих функціях управління (чи посадах) у випадках відсутності нормативів управляємості чи норм обслуговування.

Удосконалення організації праці в апараті управління припускає оптимальний підбор і розстановку кадрів у кожній організації.