Ф ункція контролю, обліку, аналізу

Контроль виконання завдань починається з моменту постановки цілі і доведення задачі до виконавця. Контроль припускає зіставлення намічених цілей і досягнутих результатів, а також проведення необхідних коректувань, якщо намічені результати не досягнуті.

Самі по собі плани і програми відображають бажану ситуацію, але в ході її досягнення в самій системі управління й у навколишнім середовищі відбуваються зміни, яких могло не бути в момент формування планів чи програм, тому що міняються закони, створюються нові технології. Для того, щоб адекватно відреагувати на ці зміни, необхідний механізм оцінки впливу цих змін на об'єкт управління. Такий механізм і є контролем. Існує кілька видів контролю.

Попередній – повинен забезпечувати реалізацію на практиці установлених вимог, правил, процедур і стандартів. Наприклад, попередній контроль у частині сировинних ресурсів спрямований насамперед на забезпечення відповідності товарів, що купуються, установленим стандартам. У частині трудових ресурсів цей контроль передбачає ретельний добір працівників при найманні їх на роботу з урахуванням посадових вимог і їх ділових і особистих якостей. Стосовно до фінансових ресурсів попередній контроль здійснюється, головним чином, за допомогою попередніх бюджетів.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення роботи. Такий контроль звичайно здійснює сам керівник, перевіряючи роботу підлеглих. Поточний контроль у системі управління заснований на зворотних зв'язках.

Заключний контроль звичайно здійснюється, коли робота уже виконана й отримані результати можна зіставити з заданими. Звичайно, заключний контроль здійснюється занадто пізно для того, щоб відреагувати на проблеми, що виникли в ході роботи. Однак він усе-таки дозволяє врахувати ці проблеми в майбутньому і здійснити мотиваційну винагороду працівників за отримані результати.

Зрозуміло, що найдійовішим є поточний контроль. Ефективність його визначається рядом умов:

- це безпосереднє підпорядкування органа контролю керівництву;

- адміністративна незалежність контрольної служби від служб, що перевіряються.

Конкретні способи і форми поточного контролю різноманітні. Вони залежать від факторів об'єктивного і суб'єктивного характеру. До першого відносяться прийняті у фірмі правила і процедури контролю. Друга група факторів визначається особистісними якостями керівника. Менеджери, що дотримують демократичного чи ліберального стилю управління, враховують можливі негативні емоції співробітників, чию роботу вони контролюють. У таких випадках вони намагаються здійснювати контроль ненав'язливо, не викликаючи в людей страху перед можливими неприємностями за помилки в діяльності. У ряді випадків такі керівники на перший план висувають позитивну сторону контролю, заявляючи про свою підтримку успішних дій співробітників, що виявляються в процесі контролю. Є й інша точка зору на використання контролю в управлінській діяльності. Вона в більшому ступені притаманна керівникам більш твердого стилю управління. Менеджери часто навмисно роблять процес контролю видимим, указують співробітникам, по яких параметрах він буде здійснюватися. На їхню думку такий контроль має на меті не зафіксувати помилки чи порушення дисципліни, а запобігти їх. Менеджери цього стилю думають, що співробітники, знаючи про те, що діє постійний контроль за їх діяльністю, будуть прагнути уникнути помилок, не приймати сумнівних рішень, не допускати порушень правил. Ефективність такої форми поточного контролю довгий час вважалася незаперечною навіть при великих витратах – стресах і зривах у поведінці людей. Однак сучасний менеджмент розвинутих країн, визнаючи головною цінністю людські ресурси фірми, особистість людини, відходить у більшості випадків від описаної системи видимого контролю чи сполучить його з іншими, менш стресовими формами.

Найважливішою формою контролю є облік, що забезпечує збір, накопичення і переробку інформації про діяльність організації, підприємства і їх підрозділів.

Аналіз господарської діяльності припускає всебічне вивчення показників роботи в їх взаємозв'язку.

Найважливішою функцією управління є