Функція організації
Функція організації може бути визначена як процес створення такої структури підприємства, що дасть можливість людям ефективно працювати разом для досягнення загальних цілей. Ця структура включає визначене сполучення людських, матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для виконання намічених планів. Таким чином, функція організації самим тісним образом зв'язана з плануванням: вона є першим кроком у реалізації стратегічних і поточних планів. А задачі, визначені в планах, стають орієнтирами організаційного процесу у фірмі. Цей процес включає наступні стадії роботи:
визначення цілей і задач підприємства;
визначення видів робіт, які варто виконати, щоб вирішити поставлені задачі;
оцінку наявних людських ресурсів;
угруповання функцій (видів робіт) і людських ресурсів в організаційні структури;
виявлення й оцінку ступеня відповідальності і характеру повноважень управлінського персоналу різних рівнів;
виявлення специфічних видів діяльності на підприємстві;
оформлення і затвердження посадових інструкцій, схем, нормативів.
Організаційна діяльність менеджменту включає 2 істотних аспекти:
поділ робіт, функцій, підрозділів по виконуваним цілям;
поділ робіт по ступеню їх інтелектуальної значимості.
Перший поділ найбільш очевидний. Це функціональний поділ по видах виконуваних робіт (спеціалізація). Так, на малому підприємстві головні функції виконує одна людина (сам підприємець). В міру росту об’єму робіт підприємець змушений наймати ще людей для їх виконання. Залучення додаткових працівників – початок функціоналізації цього підприємства. Такий функціональний поділ відбувається спочатку по вертикалі і припускає наявність не менш 2-х рівнів менеджменту: керівників і виконавців (підлеглих).
Однак поділ праці по вертикалі підпорядкованості не може продовжуватися нескінченно. Якщо підприємство продовжує рости, то виникає новий вид поділу функцій – по горизонталі. Це процес внутрішнього поділу праці на частини, виконання яких більш вузькими фахівцями дає кращі результати. Горизонтальний поділ виникає тоді, коли потрібно збільшити персонал відділу, наприклад, через збільшення об’єму робіт. Горизонтальний поділ не вимагає такого високого ступеня підпорядкованості, як вертикальне.
Ф ункція координації
Задачею функції координації є забезпечення злагодженої роботи усього виробничого колективу, зокрема, налагодження взаємодії різних підрозділів у системі виробництва. До функцій координації відносяться також регулювання і маневрування матеріальними і фінансовими ресурсами.
Координація – це пріоритет діяльності керівника звичайно вищої чи середньої ланки управління. Ця функція займає поряд з організаційною функцією істотне місце в роботі керівника. Справа в тім, що розподіл задач, обов'язків і видів діяльності між співробітниками потребує від керівника попередньо продуманої координації усіх видів робіт, а потім підтримки цієї координації протягом всього управлінського процесу. У рамках діяльності компанії координацію діяльності за рішенням стратегічних задач виконують вищі керівники – директорський корпус, спираючись на відповідний штат фахівців.
Заставою успішного координування є інформація і служби, зв'язані з її одержанням і обробкою: менеджер-керівник повинен мати велику ерудицію й аналітичний розум, щоб на основі зведень, що надійшли до нього, координувати поточну і планувати майбутню діяльність своїх підлеглих. Частиною поточного координування є регулювання, спрямоване на підтримку необхідної відповідності між різними елементами системи, на ліквідацію можливих відхилень від завдань, графіків. Центральною ланкою регулювання є також інформаційна служба.