Протокол

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні.

Реквізити:

1. назва виду документа (протокол);

2. порядковий номер протоколу;

3. назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4. назва підприємства, організації;

5. дата, місце проведення зібрання;

6. кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7. посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8. порядок денний. Питання має бути сформульовано в називному відмінку;

9. текст;

10. перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов’язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Протокол № 16

виробничої наради працівників бухгалтерії

12.12.11.

Голова : С. В. Марченко

Секретар : А. М. Токарчук

Присутні: 5 осіб

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2011р.

СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С. П. Дмитрієв вказав на проблему якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і поповнення таблиць.

Г. С. Яковенко запропонувала організувати роботу в такий спосіб, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2007 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити власну підготовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірм за 2011 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2012 р.

Голова підпис С. В. Марченко

Секретар підпис А. М. Токарчук