СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ПЕРВИЧНАЯ И ВТОРИЧНАЯ ДОКУМЕНТНАЯ 5

ИНФОРМАЦИЯ 5

1.1 Классификация и систематизация документов 5

1.2 Документы относящиеся к первичной и вторичной 9

информации 9

2 ПЕРВИЧНАЯ И ВТОРИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ 12

2.1 Первичные и вторичные документы на примере «Гаспрома» 12

2.2 Документы под воздействием рыночных факторов 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 21

Введение

В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в архив документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Поэтому тема «Первичная и вторичная документная информация как средство использования документов» имеет особую актуальность.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы— это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. 

А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский дают определение научного

документа, а также первичного и вторичного документов.

Под научным документам авторы понимают и материальный объект , содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике. По форме различают документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

Первичным научными документами называют документы, отражающие непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляющие собой

результаты аналитико–синтетической и логической переработки научной

информации, содержащиеся в первичных документах.

В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно-технические журналы, брошюры, книги, отчеты научно-исследовательских работ.

В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий.

Подобное понимание первичных и вторичных документов используется библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам.

Объект и предмет исследования:

• Первичная и вторичная документная информация

• Первичная и вторична информация на примере организации

Цель данной курсовой работы:

• Раскрыть понятие первичных и вторичных документов;

• Изучить понятия первичных и вторичных документов на примере данной организации;

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

• Проанализировать понятие первичной и вторичной информации;

• Рассмотреть первичные и вторичные документы, предоставить потребителям первичные и вторичные документы в организации;

• Изучить какие документы относятся к первичным и вторичным;

1 Первичная и вторичная документная информация

1. Классификация и систематизация документов

В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первые исторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения , содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах), -вторичных документов или вторичной информации.

Вторичные документа создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемые единицы хранения и установление, строят системы их классификации.

Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части; отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.

Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Вторичные документы – это документы, полученные в результате аналитико-синтетической и логической переработки сведений или данных, содержащихся в первичных документах. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты и реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры (за исключением т.н. аналитических обзоров) и т.п.

Первичный документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой деятельности. Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Деление документов связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. Например, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокра­щенное изложение их основного содержания.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исход­ную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, ко­торые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных докумен­тов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокра­щенное изложение их основного содержания.

С учетом сделанных оговорок к первичным документам и изданиям можно отнести большинство книг (за исключением справочников), журналы, газеты и сериальные издания, описания изобретений, стандарты, отчеты, диссертации, переводы, а ко вторичным - справочники и энциклопедии, обзоры, реферативные журналы, библиотечные каталоги, библиографические указатели и картотеки. 

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа че­ловеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.

Первичными считаются те документы и издания, в которых преимущественно содержатся новые сведения или новое осмысление известных идей и фактов, а вторичными те документы и издания, в которых содержатся сведения о первичных документах. Считается, что в первичных документах отражаются непосредственные результаты познания, а во вторичных - результаты аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в первичных документах. Однако исторически сложившаяся система научных документов такова, что многие из них содержат одновременно и результаты научных исследований и переработку прежних сведений, содержавшихся в ранее опубликованных документах. Примером могут служить и статьи в научных журналах, и монографии, и учебники, и особенно - справочная литература. Тем не менее, деление это удобно, так как позволяет характеризовать различные потоки документов в информационной деятельности.

Для того чтобы первичную документную информацию легко было отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-симатической переработки первичной документной информации с целью, ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.