СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ПЕРВИЧНАЯ И ВТОРИЧНАЯ ДОКУМЕНТНАЯ 5

ИНФОРМАЦИЯ 5

1.1 Деление документов на первичные и вторичные 5

1.2 Документы относящиеся к первичной и вторичной 9

информации 9

2 ПЕРВИЧНАЯ И ВТОРИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ 12

2.1 Первичные и вторичные документы на примере «Гаспрома» 12

2.2 Документы под воздействием рыночных факторов 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 21

Введение

В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в архив документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Поэтому тема «Первичная и вторичная документная информация как средство использования документов» имеет особую актуальность.

Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

Объект и предмет исследования:

• Первичная и вторичная документная информация

• Первичная и вторична информация на примере организации

Цель данной курсовой работы:

• Раскрыть понятие первичных и вторичных документов;

• Изучить понятия первичных и вторичных документов на примере данной организации;

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

• Проанализировать понятие первичной и вторичной информации;

• Рассмотреть первичные и вторичные документы, предоставить потребителям первичные и вторичные документы в организации;

• Изучить какие документы относятся к первичным и вторичным;

Первичными считаются те документы и издания, в которых преимущественно содержатся новые сведения или новое осмысление известных идей и фактов, а вторичными те документы и издания, в которых содержатся сведения о первичных документах. Считается, что в первичных документах отражаются непосредственные результаты познания, а во вторичных - результаты аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в первичных документах. Однако исторически сложившаяся система научных документов такова, что многие из них содержат одновременно и результаты научных исследований и переработку прежних сведений, содержавшихся в ранее опубликованных документах. Примером могут служить и статьи в научных журналах, и монографии, и учебники, и особенно - справочная литература. Тем не менее, деление это удобно, так как позволяет характеризовать различные потоки документов в информационной деятельности.

Для того чтобы первичную документную информацию легко было отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-симатической переработки первичной документной информации с целью. ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

1 Первичная и вторичная документная информация

1. Деление документов на первичные и вторичные

Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Так, считающиеся безусловно первичными видами документов - отчеты по НИР, проектные документы, монографии и т.д., могут содержать наряду с оригинальными сведения или данные ранее включенные в другие первичные или даже вторичные документы.

Вторичные документы [secondary document] - Документы, полученные в результате аналитико-синтетической и логической переработки сведений или данных, содержащихся в первичных документах. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты и реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры (за исключением т.н. аналитических обзоров) и т.п.

По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и т.п. деятельности (официальный, научный, производственный, нормативный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.п.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непо­средственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. Например, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определен­ных документах, и с этой точки зрения оно является вторич­ным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в ко­торых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю ин­формации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информа­ции, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использован­ных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

В информатике даются еще и другие разъяснения относительно отличий между первичными и вторичными документа­ми. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого по­знания и используемые на практике как источники информа­ции о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом "непосредственность отражения" заключается в том, что пер­вичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные документы — это те, которые создаются путем "свертывания первичных документов" для информирования об их содержании.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исход­ную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, ко­торые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных докумен­тов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокра­щенное изложение их основного содержания.

С учетом сделанных оговорок к первичным документам и изданиям можно отнести большинство книг (за исключением справочников), журналы, газеты и сериальные издания, описания изобретений, стандарты, отчеты, диссертации, переводы, а ко вторичным - справочники и энциклопедии, обзоры, реферативные журналы, библиотечные каталоги, библиографические указатели и картотеки. 

Первичные учетные документы служат основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивают точность и достоверность учетных данных, а также возможность их контроля. Они дают возможность уже на стадии сбора информации оперативно управлять технологическим процессом производства (в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов), устанавливать законность и целесообразность тех или иных операций.

Итак, под названиями "информационная литература" или"информационные документы", "информационные из­дания" понимают такие источники, которые содержат инфор­мацию о первичных документах. Среди них различают "библи­ографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде рефера­та, и "обзорные" — дающие обзор нескольких первичных доку­ментов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте². Однако он не соответствует теоре­тическим воззрениям специалистов относительно библиогра­фии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других доку­ментах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть "библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографи­ческими.

Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной— информацию, создавае­мую человеком на основании изучения и обобщения докумен­тов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной на­учной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную, справочную и научно-по­пулярную литературу"¹. С.Г. Кулешов подчеркивал, что деле­ние на источники первичной и вторичной научной информа­ции не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Де­ление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает пер­вичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными.

Однако сама "информационная система" может быть либо "библиографической", то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской", направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информа­ции (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа че­ловеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные докумен­ты как диссертация или научная монография. Они действи­тельно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач ин­формационной системы, обрабатывающей документы.