I.2 структура делового письма

Деловые и коммерческие письма пишутся по установленной форме, чаще на напечатанных типографским способом бланках.

Обратите внимание!

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответствующему делу. В деловых письмах стремятся, по возможности, избегать переноса слов. В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Деловое письмо имеет следующие части:

1. Шапка письма

2. Внутренний адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Основной текст письма

8. Комплементарная концовка

9. Подпись, должность, отдел

10. Посылочные инициалы, вложения, копии

Penguin Books Ltd 27 Wrights Lane, London W8 5TZ, England (1) Sales Department, Co. Knigomir, 30 Korolev Street, Moscow, Russia, 600700 (2) Attention: P. Ivanov (3) 20th September 2006 (4) Dear Sir: (5) Ref: PC Program analyst (6) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxхххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxхххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxx хххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (7) Yours sincerely, (8) B. Peterson  Manager (9) AP/CL Encl. (10) cc: D.Dube

(1) Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и пр. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности. Названия российских фирм и компаний не переводятся на иностранные языки. Они пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.

(2) Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.

(3) Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Или пишется на конверте в нижнем левом углу.

(4) Обычно пишется следующим образом:

в США - September 20, 2006 или

в Англии - 20 th September, 2006 = 20 September 2006 = 20 Sep., 2006.

В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты - 20th September, 2006. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от российских организаций.

Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:

January - Jan., February - Feb.,

April – Apr., August - Aug.,

September - Sept., October — Oct.,

November - Nov., December - Dec.

Обратите внимание!

Следует избегать употребления в датах цифр вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть понято в различных странах по-разному. Так, дата 6.2.2000 будет понята в США как 2 июня 2000 г. ввиду того, что в этой стране принято указывать в датах сначала месяц, а затем число. В Англии, как и в России, такая дата означает 6 февраля 2000 г.

(5) Формы приветствия:

Dear Sir, \Dear Sir: Dear Sirs, \Gentlemen:

Dear Madam, \ Dear Madam:

Dear Mrs. Smith,\ Dear Mrs. Smith:

For the attention of Mr. E. Wilson \Attention: Mr. E.G. Wilson

За приветствием стоит двоеточие или запятая.

(6) Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.

(7) Основной текст делового письма может состоять из одного абзаца. Текст делового письма должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил этикета, быть точным (следует избегать лишних слов и фраз), законченным, грамотным с точки зрения языковых норм.

(8) Обычные концовки:

Искренне Ваш,… Yours sincerely,… / Yours faithfully, …/ Sincerely yours,…

(9) Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:

рр Diana

Price David Bradly

Managing Director, где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

(10) Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал\переводил письмо и/или печатал его (AP/CL: AP - кто диктовал, CL – кто печатал).

Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов (Encl. = Enclosure:)

Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.