53. Деловое совещание.

Деловое совещание – это процесс выработки коллективных управленческих решений при участии нескольких лиц. Совещание отличается от собрания лишь количеством участников.

Классификация деловых совещаний:

- по тематике (административные, технические, кадровые, финансовые и др.);

- по основной задаче совещаний (проблемные, рабочие, информационные, разъяснительные, учебные, инструктивные, оперативные);

- по форме (диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные).

Основные правила подготовки и проведения совещаний:

- повестка дня заседания сообщается заранее и предоставляется доступ к нужным материалам;

- выясняется мнение всех по обсуждаемым вопросам;

- относительно людей, чьи мнения противоречат, не делают оргвыводов;

- руководитель не обязательно председательствует на совещании сам;

- не должно быть многословия, повторения уже высказанных мыслей;

- затягивание заседаний для того, чтобы люди, устав спорить, приняли нужное решение, является запрещенным приемом;

- совещание – это не способ коллективной защиты от персональной ответственности;

- выступление, не законченная предложением, – пустая трата времени;

- на совещание приглашается минимальное число людей;

- на совещании не обязательно присутствие руководитель подразделения, его может заменить заместитель;

- совещание – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности;

- регламент – закон совещания.

54. Прием посетителей.

Организация приема посетителей обычно возлагается на помощников руководителей или секретарей. Они информируют сотрудников о времени приема по текущим делам и по личным вопросам, они осведомлены о круге лиц, имеющих свободный доступ к руководителю.

У целеустремленных и настойчивых руководителей с деловым и конструктивным стилем управления в затратах времени на работу с посетителями преобладают приемы по собственной инициативе. Приемы по инициативе руководителя проводятся, как правило, в первой половине дня, а во второй – по инициативе подчиненных.

Время приема по личным вопросам планируется так, чтобы оно, по возможности, не совпадало с рабочим временем сотрудников. Обычно на такие приемы отводится 2 – 4 часа в неделю. Определяется круг вопросов, по которым принимает руководитель организации и его заместители.

Некоторые правила приема посетителей:

- посетитель может входить в кабинет руководителя только после разрешения секретаря;

- о представителях вышестоящих организаций и почетных гостях секретарь докладывает руководителю лично;

- в случае, когда посетитель пришел на прием без предварительной записи и просит принять его, секретарю предоставлено право самому решать, доложить ли о нем руководителю немедленно или записать на прием в удобное для обеих сторон время;

- время на отдельные приемы должно регламентироваться;

- о подчиненных, желающих срочно попасть на прием, секретарь докладывает руководителю, используя селекторную, телефонную или другие средства связи;

- если работник пришел с серьезными предложениями или жалобами, требующими разбирательства, и излагает их в устной форме, то следует рекомендовать ему написать докладную записку или заявление.