2. Субд Access

У СУБД MS Access підтримується реляційна модель даних, орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, макросами, модулями.

Система управління базами даних Microsoft Access є 32-розрядною СУБД нового покоління, що входить до складу Microsoft Office і працює в середовищі Windows 98. Її запуск проводиться з ОС Windows вибором і запуском програми MS Access. Після запуску на екрані монітора з'являється вікно Microsoft Access.

Структура вікна відповідає прийнятим в ОС Windows правилам оформлення і складається з таких основних елементів:

• рядка заголовка, що містить кнопку виклику системного меню заголовка з ім'ям додатка, кнопки мінімізації («Свернуть»), максимізації («Развернуть») і закриття («Закрыть») вікна;

• рядка меню, що містить команди для виконання різних операцій;

• стандартної панелі інструментів, панелі інструментів для виконання робіт у кожному з режимів бази даних;

• робочого поля MS Access;

• рядка станів, в якому в разі готовності Access може прийняти команду користувача, про що видається повідомлення «Готово».

Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня від меню Файл до меню Окно та ? (рис. 10.6). Розглянемо команди меню, їхню структуру і призначення у порядку проходження.

3. Структура бази даних

У СУБД MS Access структура бази даних є такою: об’єкти бази - таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі; різні інструменти для аналізу структури та перетворення бази даних – майстри. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. д.

Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.

Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць. За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.

4. Створення і корегування таблиць.

При першому відкритті вікна бази даних Access завжди активізує вкладку Таблиці і виводить на екран список режимів створення таблиць:

• Створення таблиці в режимі конструктора;

• Створення таблиці за допомогою майстра;

• Створення таблиці шляхом введення даних.

Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Майстер таблиць для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Створення таблиці шляхом введення даних використовується, як правило, для редагування і введення даних у вже існуючі таблиці.

Нагадаємо, що таблицею Access є сукупність даних об’єднаних загальною темою. Для кожної суті призначається окрема таблиця, щоб не було повторень у збережених даних. Таблиці складаються із записів і полів. Кількість полів у записі визначається на стадії проектування таблиці, тому перш ніж створювати таблицю за допомогою Access, необхідно чітко уявляти її структуру.

Величина і тип полів визначається користувачем. Необхідно вибирати розміри полів не дуже великими, оскільки при завищених розмірах полів марно витрачається пам’ять БД. Для створення зв’язків між таблицями вони повинні мати ключове поле, тому необхідно призначити ключове поле кожній таблиці.

Щоб задати первинний ключ у режимі Конструктора, необхідно виділити потрібне поле, а потім клацнути на піктограмі «Ключове поле», розташованій на панелі інструментів. Для призначення Зовнішнього (Вторинного) ключа в режимі Конструктора, необхідно виділити поле і в області властивостей цього поля в рядку Індексоване поле із списку вибрати значення Так (Збіги допускаються).

Для вибору необхідного режиму створення таблиць можна двічі клацнути на один із них у списку режимів, відкриється необхідний режим. Крім того, можна клацнути на піктограмі «Створити» у вікні БД, відкриється вікно діалогу «Нова таблиця», і в ньому вибрати необхідний режим створення таблиці.

При виборі режиму Майстер таблиць відкриється вікно «Створення таблиць», у якому за допомогою зразків таблиць і полів легко сформувати поля нової таблиці.

Але якщо у вікні «Створення таблиць» немає необхідного зразка таблиці, то необхідно вибрати режим Конструктора, відкриється вікно Конструктора таблиць

Склад (структура) таблиці визначається в області проекту таблиці, яка складається з трьох колонок: Ім’я поля; Тип даних; Опис.