Тема 1. Структура организаций: сущность и критерии эффективности

1.1. Понятие организации и структуры организации

Каждый человек в течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Организация — сложный организм. Не понимая сущности организаций и закономерностей их разви­тия, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельно­сти.

В услови­ях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимо­стей в управлении принципиальную важность приобретает стрем­ление к организационным переменам и инновациям как к возмож­ности препятствовать застою и обеспечивать эффективное исполь­зование всех имеющихся ресурсов. Главным источником всех этих возможностей становятся управление, деятельность, компетент­ность и предприимчивость руководителей. Создавать условия для этого должна рационально построенная современная организация.

Организация как явление носит универ­сальный характер и наблюдается во всех процессах и явлениях окружающего нас мира. Без понятия «организация» нет понятия системы.

Организация (организованность, по А. Богданову) - это внут­ренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обу­словленные внутренними законами его строения. Организация - это совокупность процессов или действий, ведущих, к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Под организацией понимается объединение людей и материально-вещественных элементов, предназначенное для реа­лизации некоторой программы и функционирующее на основе оп­ределенных правил и процедур.

Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность. Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Стандартизация не только не способствует альтернативному поведению работников, но и устраняет всякую необходимость каких-либо альтернатив.

Многие виды взаимодействий между работниками не вписываются в схему формальной организации. Существует сеть неформальных организаций, в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием различных факторов, таких, как общий интерес группы работников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность.

Структура организации – это совокупность существенных устойчивых связей между элементами системы, обеспечивающая ее целостность и тожде­ственность самой себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях называется структурой. Иными словами, структура - это тип, форма внут­ренней организации системы. Любая система имеет свою структу­ру, обладающую иерархическим характером.

Любую систему М можно расчленить на ряд множеств ее элементов. Структура системы М остается инвариантной (неизменяющей­ся) до тех пор, пока остаются неизменными отношения (связи) ме­жду элементами множества, причем они могут оставаться неиз­менными и при замене элементов (например, частей машины или членов коллектива).

Существуют два основных типа ограничения разнообразия: фиксированные и вероятностные. Фиксированные ограничения  – это некоторые специфические связи элементов систем, опреде­ляющие возможность одних изменений и невозможность других. Например, в технологической цепочке в производстве можно из­менить некоторые элементы технологии, осуществить перестанов­ку рабочих, но нельзя изменить логику технологии (переставить технологические звенья). Вероят­ностные ограничения определяются средними значениями.

О рганизации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охват контролем, децентрализацию и департаментализацию.

Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов. На эффективность деятельности организации влияют:

1. реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;

2. политика руководства и методы, воздействующие на пове­дение персонала;

3. полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

Основными факторами, определяющими тип, сложность и иерархичность (число уровней управления) организационной структуры предприятия, являются:

• масштаб производства и объем продаж;

• номенклатура выпускаемой продукции;

• сложность и уровень унификации продукции;

• уровень специализации, концентрации, комбинирования и оперирования производства;

• степень развития инфраструктуры региона;

• международная интегрированность предприятия (фирмы, организации) и др.

Структура организации в зависимости от рассмотренных факторов может быть линейной, функциональной, линейно-функциональной, линейно-штабной, матричной, бригадной, дивизиональной, проблемно-целевой. Каждый из перечисленных типов структур имеет свои недостатки и преимущества. Для выбора (проектирования) конкретной структуры конкретного предприятия (организации) необходимо выполнить анализ основных факторов, влияющих на формирование структуры. К факторам развития структуры предприятия относятся следующие:

1. развитие специализации и кооперирования производства;

2. автоматизация управления;

3. применение совокупности научных подходов к проектированию структуры и функционированию системы менеджмента;

4. соблюдение принципов рациональной организации производственных процессов (пропорциональность, прямоточность и др.);

5. перевод существующих структур управления на проблемно-целевую структуру.

Формирование структуры – это создание, сохранение или раз­витие целесообразных организационных форм, вертикальное и горизонтальное разделение элементов, образующих установление пространственно-временных отношений между ними. Структура организации представ­ляет собой диалектическое единство производственной и органи­зационной структур (единство состояния и процесса).

Производственная структура – совокупность технологических связей и отношений между структурными подразделениями, выделяемых по признаку выполнения производственных процессов.

Организационная структура – совокупность взаимосвязей и отношений между структурными подразделениями, выделяемых по признаку выполнения управленческих процессов (функций). Организационная структура – это организационно-техническая составляющая системы управления, представляющая собой подсистему рационального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в её состав структурными подразделениями.

Формирование структуры организации происходит под влиянием различных факторов, среди которых выделяют как внешние, так и внутренние. Внешняя среда состоит из:

• макросреды: национальная экономика, технология, природная среда, общественность, демографическая среда, правительство;

• рыночной среды: поставщики, потребители, конкуренты, посредники.

К важнейшим характеристикам внешней среды относятся: взаимосвязанность факторов, сложность, подвижность, неопределённость внешней среды

В нутренняя среда организации состоит из элементов структурного и процессного характера. Элемен­ты структурного характера закрепляются в ее структуре, а процессные - это элементы каждодневной деятельности.

Процессные элементы. Процессы в деятельности организации можно классифицировать по объекту: на подсферы (субсистемы) марке­тингового, финансового, кадрового, производственного, матери­ального и транспортного хозяйства.

Структурные элементы. К структурным элементам, которые обладают определенной стойкостью и обусловливают строение предприятия, в первую очередь относятся высшие цели, а именно цели, обещающие успех, к которому стремится организация (в частности, производственно-хозяйственные, корпоративные или общехозяй­ственные цели), а также социальные цели.

Факторы изменения структуры организации: изменение целей, изменение объекта деятельности, смена местоположения, изменение правовой формы, объединение, разделение, деконцентрация, изменение потенциала, изменение владельцев, реорганизация